檔案登記流程

登記是指在檔案的“備註”部分為“通訊”中的每個序號（收件或發件）進行記錄，以便識別。類似地，收件將使用紅色墨水橫跨頁面以書面形式登記，內容包括通訊的序號、編號和日期以及發件人的職稱/姓名。

登記“發件”是指記錄序號、發件日期以及收件人的姓名和職稱。

分卷檔案的登記

在登記過程中，主檔案中不得保留任何臨時的鉛筆記錄，所有修改後的記錄都應使用紅色墨水填寫。分卷檔案的登記應用鉛筆按以下方式進行：

• 序號.............................................（收件）
• 序號.............................................（發件）

參考和使用紙條

參考是指選擇和使用相關的記錄、先例、規則、法規等，這些記錄、先例、規則、法規可能與某個案件具有相似性或關聯性。透過使用適當的檔案、檔案編號和引用正確的頁碼，可以獲得此類參考材料。紙條用作臨時安排，以便快速識別頁面。它們不應完全依賴於記錄儲存目的，因此，在討論中引用的頁碼應記錄在案。

通訊的交叉引用

如果同一通訊的副本可用，則無需將正在用作參考的書籍或規則等新增到原始檔案中。最新參考應始終由經理使用，經理在引用來源時也需要說明適用範圍。

對於任何待審檔案，經理無需檢視所有通訊，而應使用鉛筆在所有以前的參考邊緣進行標記。

檔案的關聯

如果存在兩個或多個相互關聯且需要同時採取行動的檔案，則應將印有“請參閱關聯檔案”的紙條附在最頂層檔案的封面，並在紙條上註明關聯檔案的編號。

通常，應透過邏輯和結構化的選擇和安排將檔案整理成一個方便的檔案。檔案的關聯應出於必要，而不是為了用大量相關資訊來給別人留下深刻印象，因此，部門負責人必須在關聯檔案時謹慎行事，並在不可避免的情況下進行關聯。

檔案的釘合

當檔案中的紙張釘在一起時，必須注意確保圖釘的尖端不會突出並刺傷任何想要訪問檔案的人的手指。為了防止圖釘造成傷害，必須將圖釘的尖端保持在紙張表面之下。

檔案的打孔

每張紙張在被標記到通訊或備註之前，都應在左上角打孔到正確的尺寸（距任一側3/4英寸）。

檔案中紙張的標記

如果正在考慮收件，則應附上標有“待審檔案” (P.U.C.) 的標記。如果已經發送了收件，但還有其他更改即將到來，則應從舊收件中移除待審檔案 (P.U.C.) 紙條，並將其附在新收件上。