辦公室檔案歸檔程式 - 快速指南

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辦公室檔案歸檔程式 - 介紹

辦公室檔案歸檔程式是一套明確定義並在整個組織中遵循的檔案和重要檔案歸檔實踐。一般來說，這些是針對所有員工的指示，說明在某些情況下（無論可能性如何）應該採取哪些行動。辦公室檔案歸檔程式可以包括員工職位描述、工作場所禮儀以及某些保密協議。

撰寫辦公室程式並妥善歸檔的責任通常落在辦公室經理或公司所有者身上。以下章節專為那些開始在依賴文件的部門（如會計、綜合或辦公室行政和人力資源）工作的專業人士而設計。他們可以學習如何以何種方式歸檔哪些檔案。

根據程式的廣泛適用性或應用範圍，一些程式歸檔可以針對整個辦公室進行，而另一些則可以針對同一辦公室內的個人或合作部門進行。

正式歸檔的定義

大多數情況下，設計錯誤的檔案會導致組織中工作部門之間的大量誤解和差異。有時，會出現一些沒有明確提及程式的情況。通常，可能沒有關於如何處理走進辦公室並對經理發洩怒火的憤怒客戶的書面指示。但是，這些場景應該在以後記錄下來並進行歸檔。

例如，在處理特定客戶後，公司所有者或經理可能會提交一份**協議**，其中包括**通知直接主管、提供申訴表**，並禮貌而堅定地要求客戶保持冷靜，以便解決問題。

許多正式檔案遵循某種檔案歸檔方法，這被認為是資訊歸檔的通用標準。在這種情況下，會使用一些具有非常特定含義的特殊詞語。下面給出了一些這樣的詞語及其定義：

附件

術語“附件”是指檔案中提到的或引用的書面通訊的冗長附件。此部分通常作為通訊部分新增到文件末尾，以便它不會妨礙文件的流暢閱讀。

批註附件

術語“批註附件”是指對文件中關於問題不同方面的給定資訊的所有詳細資訊進行的冗長總結。此類詳細資訊可能會使要點變得微不足道或使主要資訊不必要地冗長。

部門經理

部門經理（即擔任助理經理或同等職位的管理人員）負責監督部門，並有權行使權力和控制權，以管理資訊的傳送和業務流程的維護。工作來自他負責的部門。

案件

案件是指包含當前正在考慮或引用的所有重要檔案的檔案。它還提到了所有不同的檔案和書籍，這些檔案和書籍可以用作原始檔案的補充，作為補充研究、閱讀或參考。

退回案件

退回案件用於定義需要進一步重新審查和起草的檔案或報告，因為發現原始檔案不完整或有錯誤。它也是當前問題的總結。

通訊

通訊是指從組織傳送和從不同方收到的所有通訊的全面而詳細的集合。通訊可以用於包括所有三種通訊方式，即正式通訊、半正式通訊和非正式通訊。

現行檔案

現行檔案是指當前正在進行詳細記錄或修改的檔案。它與退回案件的不同之處在於，它是一份新起草的檔案，而不是一份正在修訂和重新修改的檔案。

承辦人

承辦人可以指任何官員，例如初級職員、高階職員、執行助理等，可以賦予他們最初審查和批註案件的責任。

半正式通訊

半正式通訊是指在兩個經理之間或在組織與公眾之間進行的通訊，它不遵循通常的通訊協議，而是為了獲得公眾對產品或服務的意見。

部門主管

部門主管是指在經理不在時可以行使相當於經理職權的人員，並負責其所負責部門的順利運作。

登記

登記是在檔案的批註區域上進行序列號記錄的行為。這樣做是為了以後可以很容易地從標記或識別號識別檔案。

草稿

草稿是指當前正在準備的檔案的粗略副本。在公司中使用“起草”一詞通常意味著撰寫所有管理人員的批註或命令的正式通訊。這些草稿通常用於反饋和審查。

檔案

檔案是指關於特定主題的一組檔案，透過特定的序列號或檔案編號進行識別，幷包含許多通訊批註和附件。

歸檔

歸檔是指以可讀且有組織的方式排列一些重要檔案，以便可以快速參考並在短時間內找到它們，而無需大量搜尋。

新收件

新收件是指新增到當前正在審查的檔案中的新資訊，以便提高其價值和綜合性。

事項

術語“事項”表示草稿在獲得批准後經過的不同處理階段。其中一些階段可能是將其歸檔為“機密”或獲得經理簽字授權。

傳閱簿

傳閱簿是指用於維護不同通訊細節記錄並用其收到的回覆標記重要通訊的簿冊。

批註

批註用於記錄案件在提交給機構進行快速反饋後所做的備註。批註包括一組先前的原始檔案、對其中重要部分提出的問題以及對所需更改的分析和最終釋出的命令。

正式通訊

正式通訊是指根據規定的結構和通訊方式與任何公共機構或個人共享的資訊，符合公司規定的程式。

待審檔案

待審檔案（P.U.C.）是當前正在討論的案件的收件憑證，以便可以對其進行適當的更改和修改建議。

收件

收件是指公司或公司任何經理收到的所有不同級別（例如正式、半正式或非正式）的通訊記錄。

記錄

檔案的記錄是指在對檔案採取所有操作且修改過程完成後關閉檔案的過程。記錄包括原始文件中進行的所有參考、刪除和修訂。

參考

參考是指與其他相關記錄聯絡以獲取先例、不同國家和組織的裁決或與案件有任何關聯的任何其他檔案的過程。

部門間通訊

部門間通訊是指將檔案或案件從組織的一個部門轉發到另一個部門以獲取其意見、建議和意見的通訊。

檔案的組成部分和功能

檔案可以分為兩部分：**批註**和**通訊**。這兩者都放在一個檔案中；但是，它們在位置上有所不同。批註通常放在左側，通訊分別放在右側。

批註包含記錄在**待審檔案**和**新收件**上的記錄。同樣，通訊包含所有傳入和傳出的正式通訊詳細資訊。

部分檔案

部分檔案在以下兩種情況下是必要的。

• 如果在主檔案暫時無法使用的情況下需要處理新的收件或批註。

  （或）

• 如果主檔案變得龐大，並且需要單獨的批註紙張來外包僅用於處理要點的一些必要檔案。

必須儘快將部分檔案與主檔案合併，並刪除重複檔案。如果有多個部分檔案，則每個部分檔案都應單獨編號。處理這些檔案的人員應維護一份清單，列出其開啟的所有檔案。

收集封面

它包含所有其他不被視為主檔案一部分的資訊。其中一些情況包括：

• 次要資訊的批註

• 提醒

• 確認

• 跟進為了從各種來源收集更多資訊而交換的非正式通訊

主檔案包含在收集封面中收集的必要材料。收集封面上的大多數專案具有臨時重要性。

在記錄時，部門經理有責任刪除所有失去價值的檔案。更重要的是，檔案必須保留在其所屬的部門內。

檔案的職能

每個部門/科室/單位都必須有一個**檔案登記簿**。它通常以**附件一**的形式維護，並由總務部門用於列印、庫存、發放等。每個部門的需求可能不盡相同，因此，每個部門的檔案頁數也不同。它們被保留為永久記錄。

檔案登記簿上填寫了檔案在啟用時分配給它的編號和主題。登記簿將列出全年啟用所有檔案的詳細資訊。如果頁面按年份分配，則下一年的條目將記錄在其中，否則將啟用一個單獨的新檔案登記簿。

檔案中的條目只能用藍色墨水填寫。確保所有條目都填寫正確，並儘可能避免刪除或改寫。為避免濫用，檔案由該部門或科室的助理文員保管。

新檔案的啟用和編號

每個新主題都建立一個單獨的檔案。有時檔案變得過於籠統或龐大。在這種情況下，處理不同方面的檔案會被整合到其中，這樣檔案就會變得更短，但這會阻礙工作的順利進行。

在上一章中，我們討論了為每個部門單獨登記新檔案以供一般應用，但它們的分類是根據其主題型別進行的。如果主題是主要的，則稱為**標準標題**，對其進一步分類將導致**子標題**。

在檔案登記過程中，將準備一份內容的字母順序列表。這將指示**標準標題、子標題**以及分配給它們的頁面。這使得在需要時可以輕鬆地找到這些檔案。

每年年初，都會透過適當的檢查更新列表。始終嘗試將主要主題保持相同的標準——年復一年。如果發現有必要，則經部門負責人批准，可以在該列表中新增任何新的標題。

啟用新檔案需要經過一系列流程。初始工作從選擇其下要啟用的標準標題開始。然後，啟用人員將為新主題新增合適的標題並進行編碼編號。此編號只不過是檔案登記簿中找到的序列號。

檔案的標題

檔案的標題提供了檔案主題的概覽，並嘗試用幾個詞的組合來表示。第一個詞表示檔案啟用的主題名稱。其餘的詞描述了標題的描述部分。

例如，如果主要主題名稱為“組織（招聘和服務條件）規則”，則在其下啟用的檔名稱可以命名為“組織（招聘和服務條件）規則——授權處罰”。

登記檔案

正確命名的目的是為了讓讀者對主題有一個正確的瞭解，並使其在其他檔案之間易於查詢。**其啟用前需經部門負責人批准**。主題數量與檔案登記簿中顯示的數量完全相同。

分配給檔案的編號是啟用年份、用於識別部門/科室/單位的初始字母、“標準標題”編號以及在其下存在的檔案的序列號的組合。

如果我們啟用的是政策檔案，則應在“標準標題”後加上字母“(P)”。一個單獨的檔案包含因政策決定而採取的例行行動或處理的事項。

這些檔案的處理和歸檔與該檔案所涉及的年份無關。每個檔案，備忘錄和信函的數量限制為150個。如果數量超過此限，則將啟用一個具有相同編號但具有不同卷號的新檔案。先前檔案目前將重新命名為**卷一**，並且應在為先前和後續參考提供的空間中引用。

如果檔案是屆會的，則在屆會結束後將關閉，委員會也是如此，在委員會任期結束時關閉檔案。在所有上述情況下，無論檔案是否超過150頁，都將終止檔案。

使用檔案管理程式

有時，經理可能會發布與檔案任何事項相關的命令。此時，相關人員有責任在截止日期前執行該命令，否則該資訊的重要性將降低。

但是，如果由於某些不可抗力的情況而導致延遲，並且相關人員發現自己無法在截止日期前完成任務，則應向相關負責人提出延長時間的請求，並提供充分的理由。

頁數

必須在備忘錄和信函的每一頁右上角從下到上按順序編號。由於我們希望將P.U.C與附件區分開來，因此每張空白頁也應編號。

通常，附件包含多個材料，也相應地進行編號。在檔案記錄過程中，之前用鉛筆標記的頁碼現在將用墨水標記。

序列號

每個“信函”的通訊都用紅色墨水在第一頁的中心標記一個序列號。列表中第一個通訊將被稱為“序列號1”，其餘依此類推。在確保任何檔案的完成或參考任何檔案時，此序列號起著重要作用。

資訊登記流程

記錄是在檔案的“備忘錄”部分中為“信函”中的每個**序列號（收件或發件）**進行條目以識別其身份的過程。以類似的方式，將使用紅色墨水在頁面上橫向書寫收件記錄，其中包含通訊的序列號、其編號和日期以及發件人的職位/姓名。

記錄“發件”是透過輸入序列號、發件日期以及收件人的姓名和職位來完成的。

部分檔案的記錄

在記錄過程中，主檔案上不應保留任何臨時的鉛筆條目，所有修改後的條目都應使用紅色墨水填寫。部分檔案的記錄應**用鉛筆**以以下方式進行：

• 序列號.............................................（收件）
• 序列號.............................................（發件）

參考和使用紙條

參考是選擇和使用相關記錄、先例、規則、法規等的方法，這些方法可能與某個案例具有相似性或關聯性。透過使用適當的檔案、檔案編號和引用正確的頁碼，可以獲得此類參考材料。紙條用作臨時安排，以便快速識別頁面。它們不應完全依賴於記錄儲存目的，因此，在討論中引用的頁碼應記錄在案。

信函的交叉參考

如果相同信函的副本可用，則無需將正在用作參考的書籍或規則等新增到原始檔案中。最新參考應始終由經理使用，引用來源的經理也需要在引用來源時提及適用範圍。

對於任何P.U.C.，經理無需檢視整個信函，而應在所有先前的參考上用鉛筆標記頁邊。

檔案的關聯

如果存在兩個或多個關聯的檔案並且需要同時採取行動，則應將印有“另請參閱關聯檔案”的列印紙條附在頂部檔案的封面，並在紙條上給出關聯檔案的編號。

通常，應透過邏輯和結構化的選擇和安排將檔案整理到一個方便的檔案中。檔案的關聯應出於必要，而不是為了用大量相關資訊給別人留下深刻印象，因此，部門負責人必須在關聯檔案時謹慎行事，並在不可避免的情況下進行關聯。

檔案的釘合

當檔案中的檔案釘在一起時，必須注意確保圖釘的尖端不會突出並刺傷任何想要訪問檔案的人的手指。為了防止圖釘造成傷害，圖釘的尖端必須保持在紙張的表面之下。

檔案的打孔

在將每張紙張標記到信函或備忘錄之前，應將其左上角打孔到正確的尺寸（距兩側3/4英寸）。

檔案中的檔案標記

如果正在考慮收件，則應附上印有**正在審閱的檔案**（P.U.C.）的標記。如果收到已經發送的收件，但仍有一些其他更改即將發生，則應從舊收件中移除P.U.C.紙條並將其附在新的收件上。

檔案的快速傳遞

由**部門負責人**傳送的檔案必須在當天送達相應的部門經理。在一些組織中，有一個程式規定：如果檔案不能在當天送達相關經理，則必須在第二天上午10:00前送達他。

檔案的優先順序標記

檔案的優先順序可以透過標記“今日處理”和“緊急”來判斷。“今日處理”標籤僅應在緊急情況下使用。在這種情況下，處理和接收的時間始終在最後一條記錄的頁邊空白處註明。“緊急”標籤應用於優先順序低於標記為“今日處理”的其他案件但仍需在同一天處理的案件。

處理檔案的經理需要檢查內容並核對優先順序標記，檢視其是否合理。如果優先順序分配不公平，則可以相應地更改評級。除非獲得比經理更高的許可權的授權人士明確且具體地說明，否則任何此類檔案均不得傳送到經理的住所。

部門的職責包括：

• 檢視所有公開的事實是否正確。

• 指出任何錯誤或事實誤述。

• 在必要時提請注意法定或慣例程式。

• 指出法律和規則以及發現它們的地方。

• 提供公司可用的其他相關事實和資料。

• 提供先例或包含先前政策決定的檔案。

• 陳述需要考慮的問題。

• 明確指出需要決策的要點。

• 在可能的情況下，建議行動方案。

部門負責人採取的行動

部門經理將檢查記錄，因為他們有權將其意見傳達給其部門和下級部門。此類案件通常與以下行動有關：

• 釋出臨時性質的辦公令、例行命令和通知。

• 任何其他案件，部門負責人均有權獨立處理。

• 批准事假和補休。

• 發出提醒和確認。

• 檔案記錄。

在下一章中，我們將討論關於授權給部門負責人的權力以及如何對其進行認證。

命令的認證

授權給部門負責人的權力使他們能夠在自己的職責範圍內處理儘可能多的案件。通常，這些案件與性質足夠重要的命令或政策事項有關。在案件數量過多的情況下，他們可以將其下發給同一部門的助理經理。

即使在需要提出建議或釋出重要命令的案件中，也必須將記錄限制在需要傳達的實際要點上，而不是重複先前記錄中已有的要點。完成所有建議和意見後，將在原始檔案上簽字，並簽署對該提案的同意。

在經理批准了記錄並將其傳送給另一位經理或部門以供評論或審查的情況下，經理本人應審查該記錄並提出建議。審查經理可以要求傳送部門提供他需要的所有事實資訊。這需要遵循單獨的溝通程式，以便部門經理可以在檔案中記錄此記錄。

部門經理釋出的記錄和命令

部門經理應通常自行負責處理大部分提交給他的案件。對於更重要的案件，無論口頭還是提交檔案，都應酌情徵求聯合秘書/副秘書/秘書/秘書長的指示。

應儘可能採用口頭方式。通常應傳送給秘書長的工作事項已納入題為“提交給秘書長的事項”的小冊子中。

在經理撰寫並批准記錄並將其傳送給另一位經理或部門以供評論或審查提案或出於類似目的的情況下，檔案標記到的經理應始終親自撰寫記錄。接收經理可以要求其部門審查此事或提供事實資訊。

在這種情況下，各部門應提交一份單獨的例行記錄，供部門經理參考，部門經理最終將在檔案中記錄其記錄。部門不應在經理層級處理的檔案上撰寫記錄。

管理層批註的範圍

每個部門都有一個“記錄範圍”，超出該範圍，他們將不被授權做出決定。基於此，各部門在對案件進行記錄時應遵守以下指示：

• 所有記錄都應清晰易懂，並使用簡單的語言撰寫；應簡潔明瞭，切中要害。

• 所有記錄都應以客觀的角度撰寫，並且應該有合理的理由支撐，而不是僅僅表達個人意見。需要以禮貌的態度積極接受來自其他部門的所有意見、批評和反饋。

• 負責處理案件的經理應仔細閱讀所有“正在審議的檔案”和之前的記錄，以便根據需要生成必要的複製和逐字記錄。

• 當原始檔案篇幅過長且複雜，使其難以使用和作為便捷的參考時，通常會對單個檔案進行“摘要”（總結或摘要）。由於這種摘要可能導致斷章取義的錯誤，因此未經經理指示，不會準備此類摘要。

• 如果記錄中包含任何資訊可能會模糊主要問題或使記錄不必要地冗長，則應將包含該資訊的單獨宣告或附錄放在檔案中。

• 當一個案件中有多個要點或命令，這些要點或命令可以更方便地單獨處理，而不是在連續的記錄中處理時，每個要點都應在“部門記錄”中分別進行記錄。部門經理和/或高階經理將分別在其每個“部門記錄”上記錄其命令，然後將這些記錄合併起來，形成檔案中的記錄，以用於釋出命令等目的。

• 記錄的順序通常遵循與信函序列號相同的順序，如果記錄的連續性有任何中斷，則應儘早將檔案與主檔案合併。

• 除非是例行事務，否則不應在收件記錄上撰寫任何記錄。如果任何經理在待處理檔案上做出了任何批註，則必須先在記錄中做出這些批註，然後部門可以使用這些批註作為指示。

• 必須為高階經理的簽名和意見留出足夠的空間。提交給部門經理或高階經理的記錄應放在頁面底部。如果要更正的內容過多，則應始終在記錄中新增一張新的空白紙。

• 無論何時收到部門經理或其他人員在小紙片上的通知或請求，都不要按原樣傳遞。這樣做是為了防止它們在運輸過程中丟失。第一個接收部門將收到的小紙片貼上或夾在白紙上，然後將其放在檔案套中傳遞給經理或相關部門以供處理。

相關部門將提出請求，然後釋出通知。之後，他們將傳送訊息並等待回執。需要儘可能減少在側欄撰寫長記錄的做法。

80/20法則

一個沒有正確歸檔和處理的程式清單的辦公室是一個混亂的巢穴。借鑑“80/20法則”，該法則指出，我們80%的成功來自我們僅20%的行動。簡單來說，重要的是要更多地關注需要採取行動以獲得80%成功的20%。

這就是為什麼計劃、確定優先順序並開始著手20%非常重要的原因。在有史以來最重要的企業決策之一中，**BIM 製造**已停止所有重要的溝通以口頭形式進行，即使要付出將每個口頭詞都記錄在紙上的高昂代價，他們也這樣做是為了讓未來的員工能夠從豐富的討論中受益。如今，其他每家公司都在效仿他們。

通常，設計錯誤的檔案會導致組織中工作部門之間的大量誤解和差異。希望本教程專為那些剛開始在與大量文件相關的部門（如行政、財務、人力資源等）工作的年輕職場人士而設計，讓他們學習如何歸檔包含敏感資訊的重要的檔案。