檔案快速移動

部門主管傳送的檔案必須在當天送達相應的部門經理。在一些機構中，存在以下規定：如果檔案當天無法送達相關經理，則必須在第二天上午10點前送達。

檔案的優先順序標記

檔案的優先順序可以透過標記“今日辦理”和“緊急”來判斷。“今日辦理”標籤應僅用於緊急情況。在這種情況下，處理和接收時間總是寫在最後批註的頁邊空白處。“緊急”標籤應用於優先順序低於標有“今日辦理”的其他案件但仍需要當天處理的案件。

處理檔案的經理需要檢查內容，核對優先順序標記，並檢視其是否合理。如果優先順序分配不合理，則可以相應地更改等級。除非經高於經理許可權的授權人士明確說明，否則任何此類檔案都不能送交經理住所。

部門的職責包括：

• 檢視所有公開事實是否正確。

• 指出任何錯誤或事實失實之處。

• 必要時，提請注意法定或慣例程式。

• 指出法律和規章及其出處。

• 提供公司中其他相關的資料和資料。

• 提供包含先前政策決定的先例或檔案。

• 說明需要考慮的問題。

• 明確指出需要決策的要點。

• 儘可能提出行動方案。

部門主管的行動

部門經理將檢查批註，因為他們有權將其意見轉達給其部門和下級部門。此類案件通常與以下行動有關：

• 釋出臨時性質的辦公室命令、常規命令和通告。

• 任何其他案件，部門主管有權獨立處理。

• 批准事假和補休。

• 發出提醒和確認。

• 檔案記錄。

在下一章中，我們將討論授權給部門主管的權力以及如何對其進行認證。