辦公室檔案管理流程 - 簡介

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辦公室檔案管理流程是一套明確定義並在整個組織中遵循的，用於歸檔檔案和重要檔案的實踐。總的來說，這些是針對所有員工的指示，說明在某些可能或不可能出現的情況下應採取哪些行動。辦公室檔案管理流程可以包括員工職位描述、職場禮儀以及某些保密協議。

撰寫辦公室規程並妥善歸檔的責任通常在於辦公室經理或公司所有者。以下章節是為那些在依賴文件的部門（如會計、行政管理和人力資源）工作的專業人士設計的。他們可以學習如何以何種方式歸檔哪些檔案。

根據規程的廣泛適用性，一些規程歸檔可以針對整個辦公室進行，而另一些則可以針對同一個辦公室內的個人或合作部門進行。

正式歸檔的定義

大多數情況下，設計錯誤的文件會在組織的工作部門之間傳播大量的誤解和差異。有時，會發生一些沒有明確說明流程的情況。通常，可能沒有書面指示說明如何處理一位憤怒的客戶走進辦公室並在經理身上發洩怒氣的情況。但是，這些場景應該稍後記錄下來並進行歸檔。

例如，在處理特定客戶後，公司所有者或經理可能會提交一份**協議**，其中包括**通知直接主管、提供申訴表**以及禮貌而堅定地要求客戶保持冷靜，以便解決問題。

許多正式檔案遵循某種檔案歸檔方法，這被認為是資訊歸檔的通用標準。在這種情況下，會使用一些具有特定含義的特殊詞語。下面給出其中一些詞語及其定義：

函件附件

“函件附件”一詞是指檔案中提到的或引用的書面通訊的長篇附件。這部分通常作為通訊部分新增到文件末尾，以免影響文件的流暢閱讀。

筆記附件

“筆記附件”一詞是指對文件中關於問題不同方面的所提供資訊的詳細總結。這些細節可能會使要點變得瑣碎，或使主要資訊不必要地冗長。

部門經理

部門經理（即擔任助理經理或同等職務的人）負責監督部門，並有權行使權力和控制資訊分發和業務流程維護。工作來自他負責的部門。

案件

“案件”指的是目前正在考慮或參考的所有重要檔案的檔案。它還提到所有不同的檔案和書籍，可以用作原始檔案的補充材料，作為補充研究、閱讀或參考。

退回案件

“退回案件”用於定義需要進一步重新審查和起草的文件或報告，因為發現原始文件不完整或有缺陷。它也是當前問題的摘要。

函件

函件是組織傳送和從不同方收到的所有通訊的全面而詳細的集合。函件可以包括所有三種類型的函件，即正式函件、半正式函件和非正式函件。

當前檔案

當前檔案是指當前正在進行詳細記錄或修改的檔案。它與退回案件的不同之處在於，它是一份新起草的檔案，而不是正在修改和重新編寫的檔案。

經辦人

經辦人可以指任何官員，例如初級職員、高階職員、行政助理等，他們可以承擔初步審查和記錄案件的責任。

半正式函件

半正式函件是指在兩個經理之間或組織與公眾之間進行的函件，它不遵循通常的溝通協議，而是為了獲得公眾對產品或服務的意見。

部門經理

部門經理是指在經理不在時可以行使與經理同等職務權力的人，並負責其所負責部門的順利運作。

登入

登入是指在檔案的筆記區域上輸入序列號的操作。這樣做是為了方便以後根據標記或識別號輕鬆識別檔案。

草稿

草稿是指當前正在準備的文件的草稿。在公司中使用“起草”一詞通常意味著撰寫所有經理的筆記或命令的正式通訊。這些草稿通常用於反饋和審查。

檔案

檔案是指關於特定主題的論文集合，透過特定的序列號或檔案編號識別，幷包含許多通訊筆記和函件附件。

歸檔

歸檔是指以可讀且有條理的方式整理一些重要檔案，以便可以在很短的時間內快速查閱和定位，而無需大量搜尋。

新收件

新收件是指新增到當前正在審查的文件中的新資訊，以便提高其價值和全面性。

事項

“事項”一詞表示草稿批准後經歷的各個行動階段。其中一些階段可能是將其歸檔為“機密”或獲得經理簽字授權。

信使簿

信使簿是指用於記錄不同通訊細節並用其收到的回覆標記重要通訊的簿冊。

筆記

筆記用於記錄案件提交給機構以獲得快速反饋後所作的備註。筆記包括一套之前的原始檔案、對其中重要部分提出的問題以及對所需更改的分析和最終透過的命令。

正式函件

正式函件是根據公司規定的結構和溝通方式與任何公共機構或個人分享的資訊。

待審檔案

待審檔案 (P.U.C.) 是當前正在討論的案件的收據，以便可以對其提出適當的更改和修改建議。

收據

收據是公司或公司任何經理在不同級別（例如正式、半正式或非正式）收到的所有通訊記錄。

記錄

檔案的記錄是在完成所有操作並完成修改過程後關閉檔案的過程。記錄包括對原始文件中進行的所有引用、刪除和修訂的包含。

參考

參考是連線其他相關記錄以獲取先例、不同國家和組織的裁決或任何可能與案件有關的其他文件的過程。

部門間函件

部門間函件是指將檔案或案件從組織的一個部門轉發到另一個部門以獲得其意見、建議和備註的函件。