使用檔案管理程式

有時候，經理可能會針對檔案中的任何事項頒發命令。此時，相關人員有責任在截止日期前執行命令，否則這些資訊的重要性將降低。

但是，如果因為一些不可控的情況而出現延遲，並且相關人員發現自己無法在截止日期前完成任務，則他應該向相關負責人提出延期申請，並給出充分充分的理由。

頁數

有必要在每頁註釋和函件的右上角從下往上用序號標註頁碼。由於我們想要將 P.U.C 與附件區分開來，所以每頁空白頁也應標註頁碼。

一般來說，附件由多種材料組成，這些材料也相應地進行編號。在記錄該檔案時，之前用鉛筆標記的頁碼現在將用墨水書寫。

序號

每一封“函件”都會在第一頁的中央位置用紅色墨水標記一個序號。在函件列表中排在第一位的將被稱為“序號 1”，其餘的依此類推。當涉及確保完成任何檔案或參考任何檔案時，此序號將扮演重要角色。