RPA工具的優勢

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RPA代表機器人流程自動化 (Robotic Process Automation)。它是一個計算機程式或機器人，模擬人類與數字系統的互動，以執行業務任務。RPA現在是增長最快的技術之一，它具有與人類相同的資料收集和應用程式操作能力。RPA透過理解資料、啟動操作並與其他系統互動，幫助組織自動化耗時且重複的操作。

RPA的優勢如下：

提高所有領域的生產力

RPA自動化的優勢基於一個簡單的理念——讓你的員工專注於他們最擅長的事情，而機器人則負責那些妨礙工作效率的任務。當員工必須將時間花在重複性任務上，例如在企業系統之間複製和貼上資料時，他們用於需要他們技能的工作時間就大大減少了。手動操作非常耗時費力，從而降低了員工的生產力。

RPA改變了這一現狀。軟體機器人如果能針對工作流程進行適當的設定，可以將團隊的生產力提高35%到50%。它們還可以更快地工作，並將資料處理速度提高30%到50%。你可以用相同的時間完成更多的事情。

提高效率以實現節省成本

提高生產力不僅對於防止員工在重複性任務上花費過多時間至關重要。人力資源和RPA工具的結合可以降低成本。想想在應付賬款或應收賬款等部門使用機器人，在這些部門中，員工通常需要將資料從不同的入口網站轉移到您的業務系統中。

當RPA加快處理時間並減少代價高昂的錯誤時，處理成本會降低，每個員工的產量也會提高。這些效率帶來的典型節省範圍為25%到50%。

以可靠的一致性實現準確性目標。

如果人為錯誤不再影響您業務中一些最重要的工作流程，會怎樣？應付賬款錯誤會導致企業產生實際的和計劃外的成本，這並非罕見。您的公司可能正在努力應對由於團隊錯誤地複製發票（由於採購訂單號中的數字錯位）而導致的重複付款。當您實現自動化時，100%的無錯誤資料準確性是可以實現的。

改進企業資料安全

管理人員對RPA工具的潛在使用提出的主要擔憂之一與它們對運營風險的影響有關。資料洩露和資料入侵已經司空見慣，管理層可能擔心此類系統的安全性。但是，如果您的團隊仔細管理並嚴格定義RPA引數，則平臺間資料洩露的風險相對較低。選擇經過良好開發和維護的解決方案將有助於增強對安全的信心。

在個人資料法規嚴格的地區，使用RPA提供了一種有益的方式來減少組織處理個人資料所需的人工干預次數。透過促進這種減少接觸並減少與敏感資料的接觸，您可以實現法規遵從性並更容易實施治理實踐。

創造更好的客戶服務體驗

RPA正在客戶服務領域站穩腳跟，尤其是在與人工智慧驅動的自然語言處理等技術相結合的地方。但是，目前該領域的主要優勢在於減少了員工參與重複性任務的工作量。

客戶服務是一個高維護流程，需要員工投入大量時間和精力。透過減少在例行管理任務上花費的時間，員工可以將注意力重新集中到客戶身上。解決時間將會縮短，糾紛將會減少，客戶對貴公司的整體滿意度將會提高。

資訊科技

IT部門也可以從RPA部署中獲益。IT部門的工作重點通常非常分散——維護現有系統、提供幫助臺支援以及審查未來的改進機會。RPA提供了一種可靠的方式來擺脫IT部門無休止的時間壓力。

機器人可以幫助完成重要的任務，例如執行系統備份和自動化某些幫助臺任務。從幫助員工解決憑據問題到自動批准某些系統請求，機器人會讓您的IT團隊感謝您為減輕他們的工作負擔而提供的機會。

銷售和市場營銷

銷售團隊會產生大量資料。將所有這些資料整合在一起似乎是一項不可能完成的任務，但是配置良好的RPA系統可以幫助統一銷售資料。RPA還可以遵循評分和分配潛在客戶的規則，確保合格的潛在客戶始終可供合適的員工使用。

透過RPA整合更好地瞭解銷售資料後，市場營銷團隊可以建立更完整的客戶資料。這些資料可以促進制定更能吸引目標受眾的營銷計劃。

客戶關懷

當客戶致電您的公司尋求幫助時，客戶服務員工可以使用哪些工具？傳統方法可能需要客戶服務代表花費幾分鐘時間登入到各個系統並手動檢索客戶資訊。查詢呼叫者需要答案的時間可能過長，並且將新資料輸入多個系統可能會延長通話時間。

這些因素都不會為客戶帶來積極的客戶服務體驗。有了RPA，您的員工可以依靠機器人快速（幾乎是瞬間）地為他們提取資料。透過在幾秒鐘內掌握重要資訊，座席可以為呼叫者提供更及時的服務。他們無需再費力地使用過時的軟體，而是可以對每個請求獲得更好的結果。

減少涉及客戶的資料輸入錯誤

根據2021年進行的一項調查，在手動任務自動化之後，錯誤減少是RPA的第二大優勢。

這是因為據估計，人為錯誤和資料質量差每年給組織造成數十億美元的損失。由於機器人不會忽略或重複資料，並且會生成事件日誌以進行額外的分析和審計，因此使用RPA可以產生更高質量的資料。

結論

對於新公司來說，自動化是開展業務的基石之一。對於經過多年發展和演變而發展壯大的老牌公司來說，自動化可能是一項風險更大的提議，因為存在遺留系統。

但是，RPA工具，特別是基於無程式碼平臺的工具，不需要您拆除和替換所有遺留系統。實際上，在現有軟體上訓練大多數機器人更容易，因為這些工具旨在模擬人類使用者的互動，例如點選和擊鍵。藉助RPA，公司可以測試淘汰遺留系統的可能性。