RPA操作指南

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我們知道每個企業都有獨特的運營系統，每個商業活動也是如此。但是，如果您的流程涉及重複的計算機相關任務，那麼由RPA機器人提供支援的完整自動化解決方案可能非常適合。RPA使您可以將所有工作和資料保留在內部，從而降低成本並提高產量。

以下是適合自動化的商業領域和辦公職能列表。我們與其他公司最主要的區別在於，我們將與您一起確定最適合使用RPA進行轉型的流程，並幫助您排除現有系統化流程的進一步考慮。

RPA流程

在過去的10年中，該行業嚴重依賴自動化技術。然而，RPA技術最近在確保可用性的同時達到了非凡的複雜程度，並且在Covid-19大流行期間，其益處更為顯著。它已經發展成為不僅僅是幫助自動化常見和簡單的IT活動的工具。隨著RPA的發展並結合機器學習和人工智慧(AI)等其他發展（ML），正在研究新的機遇。

以下是RPA流程在各個階段可能如何處理的一些示例：

• 組織階段 - RPA流程或實施的組織階段要求組織安排和列出每個將由RPA自動化的操作。在準備這些操作時，務必確保這些操作是例行的、基於規則的等等。此過程的最後階段將涉及安裝RPA，並將有明確的時間表。

• 開發階段 - 此第二階段正在建立自動化流程，該流程先前已在規劃階段達成一致。由於需求本身是在規劃過程中指定的，因此此步驟將大大減少壓力並快速實施。

• 測試階段 - 這是最重要的階段。在此步驟中，我們測試在第一階段和第二階段建立和開發的自動化。測試執行將使我們能夠發現和糾正開發過程中可能發生或可能未發生的任何意外更改或問題。

• 維護和支援階段 - 維護和支援階段是流程的最後一步，它確保軟體定期更新並被其客戶或服務無任何問題地使用。這有時會受到IT團隊或RPA專家的保護。此策略的另一個優點是可以快速修復故障。

RPA需求量大的運營領域

銀行

• 銀行賬戶資訊檢索

• 服務與產品資訊和服務請求

• 標準會計

• 運營會計

• 即時報告

• 預算編制

保險

• 保費和保單資訊

• 索賠處理

• 保單審批

旅遊

• 旅遊諮詢

• 購票

• 獲取乘客資訊

金融

• 接收供應商發票

• 自動分配賬單

物流

• 訂單跟蹤和狀態

• 付款更新

• 庫存狀態

醫療保健

• 處理病歷

• 索賠流程

• 病人協助賬戶管理

• 計費

• 分析和報告

成功使用RPA

有一些混合點，RPA可以成功地用於處理實施過程。RPA可以在各種點成功地用於管理實施過程，包括：

利用流程挖掘和內部訪談獲取洞察

可以透過與當前操作員的訪談來了解流程，但是僅依賴這種方法是不建議的。

• 成本高昂 - 訪談需要時間進行。

• 容易出錯 - 人們容易受到多種認知偏差的影響，並且記憶有缺陷。

一種策略是將訪談資料與任務/流程挖掘分析相結合。為了瞭解真實的流程流程，企業可以使用流程挖掘技術分析其日誌。進行任務挖掘的企業還將員工操作的影片片段新增到日誌資料中。當然，這些服務提供商也會立即從這些影片資產中刪除任何非公開個人資訊 (NPPI)。

簡化和改進現有流程

流程變化受到市場力量和法規的雙重影響。即使自上而下的精益或六西格瑪計劃有時會改進它們，但這些計劃是有限的且成本高昂。因此，大多數流程都有很大的改進空間。

以美國基於傳真的醫療保健系統為例。據包括Vox在內的許多媒體報道稱，由於數字醫療記錄的構建方式不相容多個機構，美國醫院據報道被迫透過傳真或手工遞送紙張來傳輸患者資訊。

因此，建議在繼續進行RPA實施之前尋找流程改進，因為它們可能包括：

• 流程簡化

• 使其更清晰將減少所需的程式設計和審計工作量。

• 更大的客戶群

選擇AI/ML服務提供商以尋求幫助

儘管RPA非常適合自動化基於規則的流程，但使用RPA自動化更難的活動（包括從文件中提取資料）可能會出現問題。雖然RPA提供商可以提出程式設計此功能的策略，但由於這不是他們的核心專業領域，因此他們的建議不一定是最實用的建議。關注您嘗試解決的特定問題的AI/ML服務提供商是有意義的。

AI/ML服務提供商可以加速的幾種常見的RPA用例包括：

• 使用API自動化賬單處理非常簡單，幾乎無需人工干預。

• 文件資料提取是一項流行的RPA任務，並且在該領域擁有專業知識的ML提供商提供了具有競爭力的解決方案。

驗證您的響應

測試的重要性怎麼強調都不為過。我們經歷了三個不同的RPA類別。例如，對於支援的自動化，即使是使用者系統中的微小差異，例如某些使用者使用MacBooks，甚至是不同的螢幕解析度，也可能導致意外錯誤。在試點之前，需要徹底檢查每個關鍵情況。使用歷史資料可以幫助使測試更逼真。

啟動試點

• 定義試點的目標，包括任何與自動化或準確性相關的目標（例如，正確處理的發票比例）（例如，無需人工干預即可完成的案例）。

• 啟動即時試點 - 流程管理團隊每天都會審查機器人輸出的隨機樣本。

• 詳細分析試點研究的結果，同時考慮輸入的複雜性和特性。只有在滿足既定目標時，才能認為試點成功。

上線

利用現有團隊幫助您建立新的、由機器人驅動的流程的治理。例如，提供維護措施，以在流程發生變化時保持機器人的執行。

• 明確職責和職能。

• 設計應急計劃 - 如果實施後必須更改RPA解決方案，則制定應急計劃將很有幫助。即使大多數情況下不需要這樣的策略，做好準備以防萬一也是有益的。

• 與所有相關方共享新流程。

• 分析結果 - 為評估專案的有效性，流程挖掘工具可以跟蹤機器人的效能並衡量整個部署過程中的自動化水平。

• 衡量節省，評估結果併為未來的RPA嘗試提供資訊。

結論

自動化流程 自動化重複性任務，這些任務否則需要人工干預或體力勞動，使它們更容易完成。在部署RPA之前，務必考慮對上述業務的影響。必須根據公司的標準操作程式選擇正確的工具，然後才能進入RPA流程階段。RPA方法包括四個階段：規劃、開發、測試和維護。公司在成功完成這四個階段後將使用RPA。企業必須完成這些少量但至關重要的任務才能取得成功；只有這樣，RPA才能產生預期的結果。