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法學專案管理的兩大重要文件——專案章程和專案範圍說明書
專案章程和專案範圍說明書是構成專案管理的兩份重要檔案。專案啟動之初，專案章程和專案範圍說明書都會被建立。在整個專案過程中，它們被用來判斷專案是否正朝著正確的方向前進。建立專案章程和範圍說明書至關重要。研究表明，糟糕的計劃導致39%的專案失敗。
什麼是專案章程？
專案章程是每個專案最重要的檔案之一。它作為專案的初始檔案，為專案的構建奠定基礎。它對專案進行了全面的闡述，包括專案的方法論和關鍵利益相關者。專案經理負責起草專案章程。專案發起人擁有專案章程，並對其進行審批。每個專案章程都需要專案利益相關者的批准。批准後，該章程將在專案期間繼續有效。
專案章程的組成部分
專案章程的格式和內容沒有標準化，其要求也不盡相同。不同組織的專案章程格式各不相同。以下是一些專案章程通常包含的資訊。
專案名稱 − 提供專案名稱，以便從其他文件中查詢相關文件。
專案描述 − 對專案進行簡要描述。
專案範圍 - 解釋專案的頂層範圍。
專案利益相關者 − 突出專案的利益相關者。
商業案例 − 解釋專案的重要性。
目標 − 解釋專案的價值主張。
專案時間表 − 包含專案從開始日期到結束日期的持續時間。
專案交付物 − 解釋專案的成果。
專案約束 − 解釋專案面臨的制約。
假設 − 提供專案初始階段的假設。
專案範圍說明書
專案範圍說明書是另一個重要的專案檔案。它標誌著專案的邊界。每個專案團隊都必須交付專案範圍說明書中已指定和批准的內容。它建立了專案的框架，在此基礎上制定預算和時間表。當專案的範圍不明確時，大多數專案都會失敗。
對於專案經理來說，明確專案的範圍並獲得利益相關者的同意至關重要。專案的範圍可能會根據客戶的需求、變化的商業環境等而波動。應聯絡變更控制委員會並告知其所需的變更。任何對專案範圍的修改都將影響專案的時間表、成本、質量、風險、溝通、人員等。正確識別變更至關重要，因為它們可能會對專案的成功產生重大影響。
定義專案範圍
專案的首要步驟是定義專案範圍，這定義了專案的範圍。專案範圍的三個基本指定方法是透過交付物、功能和資料以及技術結構。
交付物 − 涵蓋公司內部和外部的交付物。專案的內部交付物是那些在公司內部進行的交付物。外部交付物是根據專案交付給客戶的交付物。
功能 − 它是功能規範，它指的是專案的功功能列表。
技術結構 − 它提供結構圖，在較高層次上識別整個系統。
一個專案是否需要兩者？
很明顯，專案章程和專案範圍說明書在內容和目標受眾方面存在一些相似之處。沒有具體的文件指導方針，因此如果看起來可以同時保留兩者，則可以將它們合併為一個。合併專案章程和專案範圍說明書的唯一問題是專案和團隊所需細節的清晰覆蓋。
結論
對於許多專案來說，定義專案的範圍至關重要，因為即使是微小的錯誤也可能導致災難性的後果。無論專案規模大小，專案章程都奠定了堅實的基礎。它向利益相關者準確傳達他們的任務以及對他們的工作期望。強有力的專案章程對於專案的成功至關重要，因為它在啟動和規劃階段就被使用。
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