專案範圍管理 – 流程組

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每個專案經理的目標都是專案從始至終順利進行，不會延誤或超支。儘管目標是可以實現的，但在幕後仍需要付出諸多努力。

即使您提前與專案利益相關者討論並規劃所有細節，某些事情也可能在專案執行過程中影響專案的範圍。 Wellingtone 2021 年年度報告顯示：只有 34% 的組織能夠按時完成專案。

透過一流的專案管理策略，您可以完成專案目標並避免範圍蔓延等問題，方法是制定正確的策略並控制專案的範圍。

專案範圍管理

專案範圍管理的實踐有助於在規劃階段識別和記錄專案的所有目標、可交付成果、截止日期和預算清單。在專案管理中，大型專案隨著時間的推移而發生變化是很常見的。

如果從一開始就明確規定專案管理範圍，專案團隊就會更容易進行管理並進行必要的修改。

專案範圍管理的重要性

專案經理的主要職責之一是管理並滿足客戶和利益相關者的期望。透過清晰的專案範圍，經理可以輕鬆地保持正軌並確保在整個專案生命週期中滿足所有截止日期。

制定清晰的專案範圍管理計劃將有助於您避免某些問題。

• 頻繁變更和需求

• 專案啟動後改變專案方向

• 識別專案結果與期望之間的差異

• 超出商定的預算

• 錯過專案的截止日期。有效的專案範圍管理能夠準確理解專案的時間、人力和內容。它有助於確定完成工作所需的內容和不需要的內容。專案管理中的專案範圍還建立專案的控制因素，以解決專案生命週期中可能發生變化的元件。

什麼決定了專案的範圍？

專案規劃過程包括一個名為專案範圍的步驟，該步驟概述了精確的目標、可交付成果、功能和預算。範圍文件中描述了成功執行專案所需的各項任務清單。

瞭解專案需求和客戶期望有助於確定範圍。通常，範圍說明包括專案目標、專案產品、排除項、專案限制和前提宣告。

專案管理範圍定義

專案範圍檔案或工作說明書是範圍說明的另一個名稱。專案的範圍，

• 確定團隊的角色以及專案的所有邊界

• 描述必須採取的所有步驟以驗證和批准已完成的工作

• 為團隊成員提供清晰的專案決策方向。

範圍蔓延是指由於規劃不當或溝通不暢，一些專案元件最終需要比最初預期的更多時間和精力，可以透過詳細說明團隊成員和利益相關者來避免。

團隊可以確保專案按計劃完成，並制定全面的專案溝通計劃。他們還可以透過使用有效的專案管理技術來確保最終產品符合原始規範。

管理專案範圍的流程

規劃中的範圍管理

在專案範圍管理的初始階段，您會生成一個範圍計劃文件，然後可以在後續階段將其用作參考。該文件主要幫助建立、管理、驗證和控制專案的範圍。

其中包括：

• 深入的專案範圍說明

• 每個專案需求的細分列表

• 預期的專案成果

• 專案變更控制流程

該文件只需要適合預期用途即可；不需要過於詳細。此外，您可以將先前專案的範圍管理策略作為此策略的模型。

收集前提條件

確定利益相關者的需求和期望是下一個階段。您將需要使用訪談、調查和焦點小組來記錄專案的所有需求、期望、預算和可交付成果。

這是一個關鍵步驟，因為利益相關者通常會有不合理的要求或期望。專案經理必須介入以找到所有各方都能接受的解決方案，以避免專案延誤。

在需求收集階段之後，您應該擁有以下內容：

• 功能性和非功能性需求

• 利益相關者的期望

• 業務需求

• 支援和培訓需求

• 專案規範

明確主題

您現在必須將您的需求轉換為對您試圖透過專案提供的服務或產品的詳細描述。之後，您將擁有一個專案範圍說明，您可以在整個專案中使用它。

雖然記下專案範圍中包含的內容是必要的，但同樣重要的是要注意專案範圍中排除的內容。為了確保團隊只從事他們應該從事的任務，因此任何對範圍的補充都必須經過完整的變更控制流程。

當範圍明確定義時，您的專案團隊和任何其他相關人員都將有一個參考點。團隊不必完成任何超出其範圍的任務。

構建專案分解結構

專案中需要完成的工作被分解成可管理的小塊，然後將每個任務分配給團隊成員。其中包含必要的交付成果清單以及完成每個交付成果的截止日期。

在此過程階段，可以使用專案管理軟體來分配和優先處理專案活動。這使得更容易監控專案的整體進度並避免任何不必要的瓶頸。

範圍驗證

在此階段，將您已記錄的範圍和可交付成果傳送給專案主管和利益相關者，使您能夠獲得必要的批准。專案開始前必須完成範圍驗證，以確保萬一出現問題，可以快速識別問題。

範圍管理

專案範圍必須始終保持在範圍內，因此專案經理必須在專案工作開始後立即確保這一點。如果需要更改，則應使用適當的變更控制流程。

高效專案範圍管理的建議

• 建立工作分解結構 (WBS)，以便可以將範圍說明分解成更小、更容易管理的部分。

• 避免範圍不明確以節省時間並減少壓力。給出儘可能清晰的定義。

• 使範圍定義過程具有協作性，以避免誤解需求。專案協作工具可以幫助專案團隊更有效地相互溝通。

• 為防止專案範圍超出最初計劃的範圍，請確保在專案執行期間不更改範圍文件。

• 最後，在定義專案範圍和與所有重要利益相關者協商時要花時間，因為一旦確定，就無法更改。

最後的想法

在專案中採用範圍管理絕不是一個費力的過程；然而，它確實需要付出努力、時間和耐心。藉助範圍管理，專案經理只能定義、控制並確保專案交付成果得到滿足，並且在專案生命週期中不會出現問題或風險，並且利益相關者對他們的投資感到滿意。藉助 PMP 認證培訓，您可以瞭解這些動態能力和實踐，並掌握所有專案管理知識領域。