專案管理流程的各個階段是什麼？

---

專案管理是一種系統的方法，用於計劃和控制專案以確保其成功。專案的成功取決於各種因素，包括明確定義的目標、現實的計劃、良好的溝通和有效的資源管理。

在大多數情況下，專案管理流程被組織成五個階段：啟動、計劃、執行、監控和控制以及收尾。

每個階段都有自己的一套交付成果和結果，它們是專案進展的關鍵指標。本文將概述專案管理流程，並重點介紹每個階段的主要交付成果和結果。

專案管理流程概述

專案管理流程中有多個步驟，它們共同努力以確保專案的成功。現在讓我們詳細瞭解一下。

• 啟動 - 管理專案的第一個階段稱為“啟動”，它涉及定義專案的內容。在此階段建立專案的目標、範圍和目的。

• 計劃 - 在計劃階段，制定一個策略，詳細說明如何實現專案目標。必須確定任務、截止日期、成本估算和所需的材料。

• 執行 - 在此階段，專案策略付諸實施。這包括管理和協調這些資源。

• 監控和控制 - 在這個階段，稱為“監控和控制”，您將檢查專案的統計資料以檢視它是否按計劃進行，並在必要時進行調整。

• 收尾 - 在專案管理中，此階段稱為“收尾”，標誌著專案生命週期的結束。此時，專案結束，並評估結果以檢視目標是否已實現。

根據專案管理協會進行的研究，標準化的專案管理流程使專案按時和按預算完成的可能性提高了 28%。

階段 1：啟動

任何專案的第一個階段都是啟動階段。在此階段，專案的範圍縮小，並制定其目標。此步驟至關重要，因為它為專案的其餘部分奠定了基礎，並確保所有相關人員都知道他們所面臨的情況。

請記住，根據專案管理協會的資料，只有 64% 的專案真正實現了預期的結果。

這突出了在啟動階段花時間正確定義專案並設定明確目標的重要性，這可以提高專案成功的可能性。

階段 2：計劃

專案管理的第二階段是計劃階段。團隊在此階段為專案制定了一個綜合計劃，概述了所有活動、截止日期、資源和潛在風險。該計劃作為專案的指南，並確保所有各方都達成一致。

Wrike 發現，77% 的成功專案在計劃階段使用了專案管理軟體，因此請記住這一點。因此，很明顯，團隊可以從使用技術工具來幫助專案計劃和管理中獲益匪淺，使他們能夠更好地協作並使專案保持正軌。

階段 3：執行

專案管理流程的第三個階段是執行，此時計劃付諸實施。專案團隊在此階段努力完成專案計劃中概述的任務和活動，同時監控進度並進行必要的調整。

在此階段需要記住的一個重要統計資料是，根據 Standish Group 的一項研究，只有 52.7% 的專案能夠按時、按預算並以預期的功能和功能完成。這突出了有效專案執行的重要性，這可能會對專案的成功產生重大影響。

為了增加成功的可能性，密切監控進度、定期與利益相關者溝通並在必要時及時進行調整至關重要。

階段 4：監控和控制

監控和控制是專案管理流程中的重要步驟。專案經理和團隊在此階段監控專案的進度和績效，以確保專案正朝著在啟動階段設定的目標前進。

在此階段需要記住的一個關鍵統計資料是，根據 PMI 的一項研究，由於專案績效不佳，組織平均每投資 10 億美元就會浪費 9700 萬美元。這突出了專案監控和控制的重要性，以避免延誤、預算超支以及可能導致專案失敗的其他問題。

專案經理可以在此階段使用各種工具和技術來監控和控制專案，例如定期狀態會議、進度報告和績效指標。透過密切監控專案，團隊將能夠快速識別和解決出現的任何問題，使專案保持正軌直至完成。

階段 5：收尾

專案管理流程的最後一步是收尾。在此階段完成專案，並將最終交付成果移交給客戶或利益相關者。此階段至關重要，因為它確保專案的目標已實現，並且所有遺留問題都已解決。

在此階段需要記住的一個重要統計資料是，根據 Standish Group 的資料，只有 29% 的專案被認為是成功的。這突出了收尾階段的重要性，因為它允許對專案的成功進行徹底的評估，並允許將經驗教訓記錄下來並應用於未來的專案。正確地結束專案可以提高未來專案成功的可能性。

每個階段的關鍵交付成果和結果

在專案管理流程的每個階段，都期望獲得特定的關鍵交付成果和結果。這些交付成果和結果是專案進展的重要里程碑和指標。

以下是專案管理流程每個階段的一些關鍵交付成果和結果示例 -

• 啟動階段 - 專案章程、利益相關者分析和專案範圍說明。

• 計劃階段 - 專案進度表、風險管理計劃和專案預算都是計劃階段的一部分。

• 執行階段 - 已完成的專案交付成果、進度報告和問題日誌

• 監控和控制階段 - 績效報告、變更請求和質量控制措施

• 收尾階段 - 最終專案報告、經驗教訓文件和專案評估指標

專案經理可以透過關注這些關鍵交付成果和結果來確保專案按計劃進行。

每個階段成功專案管理的工具和技術

以下是一些在專案管理流程的每個階段常用的工具和技術 -

• 啟動階段 - 在此階段，使用專案章程或可行性研究等工具來定義專案的範圍、目標和利益相關者。SWOT 分析和利益相關者分析等技術可以幫助識別潛在的風險和機遇。

• 計劃階段 - 使用專案進度表和工作分解結構等工具來計劃專案任務和時間表。關鍵路徑分析和風險管理技術可以幫助確保專案按時並在預算範圍內完成。

• 執行階段 - 在執行階段，使用專案管理軟體和溝通工具來管理專案任務並讓所有團隊成員瞭解情況。專案狀態會議和績效報告等技術可以幫助跟蹤進度並識別必須解決的任何問題。

• 監控和控制階段 - 使用專案儀表盤和差異分析等工具來跟蹤專案相對於計劃的進度。變更管理和質量控制技術可以幫助確保專案保持正軌並實現其目標。

• 收尾階段 - 使用最終專案報告和經驗教訓文件等工具來結束專案並確定改進領域。專案總結和利益相關者反饋是兩種可以幫助確保專案成功完成並讓所有利益相關者滿意的技術。