專案管理的好處有哪些？

---

專案管理並非一個新概念。儘管我們在專案執行方式上看到了許多新的方法和變化，但專案管理的歷史可以追溯到吉薩金字塔的建造時期。施工團隊使用了專案管理技術來建造如此堅固的結構，它現在是世界七大奇蹟之一。

這些技術已經發展進步了，這要感謝技術的進步。但結果和金字塔一樣令人驚歎。在這篇文章中，我們將討論專案管理的一些好處，為什麼它很重要，以及為什麼每個組織都應該遵循這些原則。首先，讓我們討論專案管理，稍後我們將看看它的好處。

什麼是專案管理？

在開始一個新專案時，你需要考慮多個因素。這就是專案管理發揮關鍵作用的地方。管理者的主要目標是確定專案的 objective，規劃執行策略，並制定控制指標以實現最佳結果。

透過部署正確的方法和技術，團隊可以成功完成所有複雜程度的專案，同時遵守截止日期、預算和預定的要求。雖然專案管理主要與建築和工程行業相關，但它已成為所有行業的流行概念，包括技術和非技術行業。

專案管理的好處

改進團隊協作

你有沒有在沒有計劃的情況下開始一個專案？好吧，你必須知道事情會變得多麼混亂，尤其是在你開始工作後。想象一下，在一個沒有人知道自己的職責或不瞭解工作的情況下進行一項任務。你將如何完成這個專案？專案管理始於規劃，你確定專案中要實現的目標，哪些員工應該承擔哪些責任以及完成的截止日期。

透過準備專案待辦事項清單，你將擁有一份員工及其分配的任務以及他們應該完成這些任務的截止日期的清單。這促進了無縫的團隊協作，使你的專案效率更高。

管理預算和時間表

專案失敗的最常見原因是預算不足。如果你預算緊張且資源有限，你需要一種專案管理方法，它可以讓你估算專案的總成本以及執行所需的時間。當你有一個計劃並執行它時，你有很大的機會獲得良好的結果，而不會超過預算或時間表。

通常，管理者會對截止日期視而不見，認為他們的專案只需要幾天時間，團隊可以在截止日期前完成。你最不想看到的是因為你沒有遵守截止日期而失去客戶。有了專案計劃，你的團隊就知道他們應該以什麼速度完成每個任務，以便能夠在截止日期內實現最終目標。

提高生產力

當團隊清楚地瞭解哪些任務必須在何時完成以及可以使用哪些資源時，他們更容易處理專案。爭端的可能性也更小，因為每個人都清楚自己的工作。這提高了工作質量，並鼓勵你的員工提高生產力。

消除混淆

每個專案都需要一個經理在整個專案生命週期中監督團隊。你看，員工很容易錯過截止日期、忘記專案細節，或者在面臨具有挑戰性的情況時不知道該找誰。專案經理清楚地概述了每個人的責任，以便人們知道在需要幫助時應該找誰，以及他們如何參與專案。

這消除了團隊成員之間的混淆。使專案更高效的另一種方法是使用正確的管理工具。這些工具具有允許你為員工分配不同任務、促進員工之間溝通以及允許利益相關者獲取專案當前狀態更新的功能。

明確的目標帶來更好的產出

當團隊不知道他們在為誰工作或最終目標是什麼時，專案永遠不會成功。如果專案目標沒有很好地概述，你的團隊可能會失去對專案的動力。最糟糕的是，他們最終可能會錯誤地併為錯誤的目標執行他們的職責。透過在第一階段定義目標，你不僅會提高團隊的生產力並消除混淆，而且你的團隊更有可能專注於他們的任務。

降低風險

每個專案，無論大小或複雜程度，都存在一定程度的風險。這可以從效能風險到時間表到成本。人們為專案分配專案經理的眾多原因之一是風險管理。

專案經理知道如何處理各種風險，分析它們，並制定一個計劃來減輕這些風險，而不會影響專案的產出。有了專案管理計劃，可以在這些風險造成嚴重損害之前減輕和消除這些風險。

改善與利益相關者的關係

與多個利益相關者合作，包括供應商、客戶、主管、業務夥伴、投資者以及對專案產出感興趣的其他方，可能會變得棘手。你需要根據他們在專案中的參與程度將每個利益相關者分類到不同的類別中。

基於此，你決定在完成每個階段後，哪些利益相關者需要了解專案的狀況。你的利益相關者想知道你的專案是否與組織目標一致。擁有你的整個專案團隊都遵循的專案管理計劃將幫助你與利益相關者建立良好的關係。

這些是專案管理的好處。無論你想獲得比競爭對手更有競爭力的優勢，還是你的目標僅僅是實現客戶滿意度，專案管理都是必須的。