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法律研究避免範圍蔓延：控制專案範圍
讓我們來討論一下我們最喜歡的、也是一位優秀的專案經理 K 先生，他正在一家知名的軟體產品公司工作。在過去的七個月裡，他成功地管理著一個專案。所有利益相關者，包括客戶，都對專案的進展非常滿意。此外，他公司的上級管理層也對他管理專案並在過去七個月中創造收入的方式印象深刻。這是一個大客戶，幾個月前，他的公司已經為同一個客戶交付了另外兩個大型專案。
有一天，他收到了一封來自客戶方一位高階人士的郵件，要求他新增一些新的需求，這些需求將作為現有功能的附加功能。新的新增將使產品的價值成倍增加。雖然他最初對新增這些需求猶豫不決，因為這可能會增加工作範圍，並且根據專案管理理念是不道德的，但由於這是一個長期專案，他最終同意了。此外，他不想讓客戶不高興，這可能會影響他們長期的企業關係。
幾個月後，客戶再次要求進行一些額外的更改，這次也是為了維護與客戶的關係，K 先生同意新增這些額外的功能。這個過程持續了一段時間。
專案交付日期越來越近，但專案工作仍未完成。新增功能增加了專案範圍。他們已經錯過了一些重要的里程碑，並且時間已經不多了。K 先生和他的團隊現在正在付出更多努力，加班加點以趕上截止日期。這正在打擊他的團隊士氣，也正在耗盡專案預算。他公司的最高管理層一直在對他施壓，要求他按時完成專案。
K 先生現在承受著巨大的壓力，專案正在失去控制。但他的錯在哪裡？他犯了什麼錯誤？他同意將額外功能新增到範圍中，因為他不想讓客戶不高興，也希望與他們保持良好的關係。在當今競爭激烈的市場中，你無法承受讓客戶失望的後果。與客戶建立良好的關係可以讓你在未來獲得更多專案。
整合的變更控制流程能否幫助他避免陷入這種情況？是的，受控變更流程透過調整專案的時間、成本、資源和預算來幫助擴充套件專案範圍。這是一個範圍蔓延的典型例子。
範圍蔓延為什麼會發生？
即使你嚴格遵循專案管理流程，並堅持你的專案範圍基線，仍然無法避免新增新功能/更改。範圍蔓延的一些原因是
- 有時，複雜的需求會被客戶的業務分析師誤解。此外，客戶有時可能不清楚，這在以後看到產品的初步版本時才會出現。
- 有時，在收集需求時，客戶會給出模糊的想法，並表示他可以再說一些。在這些情況下，你不應該斷定為肯定，你應該遵循需求收集技術，例如頭腦風暴、專家判斷、研討會、調查等，以獲取該需求的更多詳細資訊。有時，原型可以幫助客戶視覺化並更清晰地思考該需求。
- 糟糕的變更控制流程也可能有助於避免範圍蔓延。適當的變更控制流程有助於分析和評估更改對專案範圍、進度、時間和成本的影響。而且，該流程要求每個更改都必須有良好的文件記錄，並得到發起人和客戶的批准，以便為將來參考保留記錄。
- 有時，不是客戶，而是你的利益相關者想要新增一些額外的功能來為產品增加價值並讓客戶滿意。這被稱為鍍金。避免鍍金，因為這些更改可能會增加專案成本和進度，但不能保證客戶滿意。
- 這聽起來可能不太好，但有時範圍蔓延是由於專案經理或發起人能力不足造成的。
如何避免範圍蔓延？
讓我們討論一下如果 K 先生應該從一開始就採取的一些步驟，這些步驟可以使他的專案免受範圍蔓延的影響
- 首先也是最重要的一點是**避免鍍金**。是的，學習拒絕客戶對專案雙方商定的範圍進行任何額外更改的技術。這可能難以當面拒絕客戶，但你可以爭取一些時間來檢視你的計劃、進度和其他專案狀態，然後稍後再回復他。這可以給你一些時間來考慮他的建議。
- 變化是不可避免的，但適當的變更管理流程可以幫助你避免任何範圍蔓延。該流程可以對更改進行分類，確定其對範圍的影響，找出差異的原因，並分析對進度、成本和預算的影響。這些資訊可以幫助專案經理做出關於範圍更改的決策。
- 根據這些資訊，將更改與你的範圍基線進行比較，並預估未來的計劃。不要猶豫，突出顯示與基線的更改及其對成本、時間、資源和預算的影響。根據你的估算與合作伙伴討論，如有必要，爭取更多時間和更多預算。
- 溝通在這個階段至關重要。將進度、預算和其他受影響領域的更改傳達給相關利益相關者。
- 最佳實踐是在更改請求獲得批准並決定繼續進行更改後更新你的計劃。更新所有計劃，並將更新後的計劃與利益相關者共享。
- 不要害怕從相關人員（包括客戶和專案發起人）那裡獲得更改請求文件的書面批准。
- 另一件重要的事情是，更改請求應以書面形式提出，不要接受任何口頭的更改請求。
為了避免範圍蔓延，在考慮更改時，請返回到啟動階段，並使用新的更改再次執行這些流程。將新的需求分解成工作包，並相應地更新你的工作分解結構 (WBS)。根據此估算專案進度，之前定義的主要和次要里程碑日期可能會更改。因此，更新它們，獲得批准，並與你的利益相關者（包括客戶）共享。
正如我們所討論的，在當今競爭激烈的市場中，我們無法避免在專案的任何階段對需求進行更改或新增，無論是在客戶的要求下還是受到利益相關者的影響。但是，透過實踐適當的流程和技術，我們可以管理這些不需要的更改並防止範圍蔓延。
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