專案範圍管理及其重要性

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當專案成功完成時，您可能會在經理的最後講話中聽到“範圍管理”或“專案範圍”這個詞。例如，如果您是行業新手，剛開始參與大型或小型專案，那麼您必須理解專案範圍及其重要性。而如果您是一位經驗豐富的經理，您就會知道行業如何關注範圍管理及其行動方案。

無論您是新手還是管理技能專家，專案範圍管理都是不可預測的，每個專案都會教會您一些新的、意想不到的東西。因此，做好準備，敞開心扉，在專案執行過程中學習。

什麼是專案範圍？

專案範圍的定義包括專案的全部計劃，包括它如何向目標客戶提供其全部功能。換句話說，範圍是指建立所需材料文件、完成專案所涉及的資源以及完成專案所需的預算的計劃步驟。專案範圍設計專案的目標以及如何在設定的時間範圍內實現它。

什麼是專案範圍管理？

範圍管理是為了管理專案並確保其順利進行，以便在規定的時間內完成。在範圍管理中，主要關注的是應該包含什麼和不應該包含什麼，這表明了主管、協調員和其他團隊成員的參與，並簡化了整個過程。專案範圍管理分為兩種型別：產品範圍和專案範圍。

產品範圍 - 產品範圍定義了您應該在產品中包含什麼以滿足客戶的需求。如果我們簡化它，假設您的產品是腳踏車；它的範圍將是車輪、車把、滾珠軸承、鈴鐺、座椅等。

專案範圍 - 專案範圍指示您將在什麼時間內以及如何完成一個專案。假設您的專案是家用電器；那麼範圍將是您為客戶準備的裝置的功能和功能的藍圖

因此，專案範圍非常廣泛，涉及許多計劃層級、參與資源以及在規定期限內準備交付成果。在範圍管理中，參與度非常大，包括團隊計劃、協調和任務管理，以根據計劃完成產品範圍和專案範圍。因此，專案範圍管理包括以下流程 -

計劃 - 它涉及如何完成工作。

控制 - 它確保文件記錄、跟蹤專案記錄並批准或拒絕必要的更改。

結束 - 它確保專案的適當審計和計劃的評估價值。

專案範圍管理可以透過範圍說明書很好地理解。這是您的團隊成員應該用來理解專案目標和截止日期的檔案，以便在專案期間成功完成專案並進行備份以應對挑戰。

範圍說明書中應該包含什麼？

範圍說明書可以最大限度地降低專案進行過程中的風險。此外，在提及預算時，報告應提及訂單和中斷。但是，有效的範圍說明書將有利於完成專案及其風險因素和預算分配。報告必須包括以下內容 -

專案目的- 專案的目標是什麼？以及專案預期的好處是什麼？

專案的詳細描述 - 必須包含詳細的專案描述以及最終交付成果。

成功率 - 必須與客戶和利益相關者協商達成預先商定的成功率。

挑戰 - 人力或技術問題可能會出現，並可能導致交付延遲。

假設 - 可能會在任何階段影響專案的預先假設。

備註 - 經理對專案和計劃藍圖的個人意見，以按時完成。

一旦說明書包含了所有這些元件，專案範圍就很容易對映，並且可以快速跟蹤其開發。

專案範圍管理的重要性

如果您處理的是小型產品或相對不太重要的服務，則專案範圍管理在資源有限的情況下是可以管理的。但是，當產品和專案範圍很大且複雜時，在資源有限的情況下管理它需要付出很多努力。因此，對於更大的專案，您需要大量的勞動力和適當的計劃。

經理必須準備好應對專案過程中出現的意外挑戰。此外，成本、質量、資源以及所需材料的可用性對於按時成功交付產品和結束專案至關重要。

您必須積極主動地收集有關利益相關者和資金問題的資訊，以避免最後一刻的匆忙，這會導致整個過程延遲，有時甚至在專案中途停止。這是不幸的，經理必須制定一個設計良好的計劃，其中包含與資金相關的足夠資訊，並在承諾的話語與他們可能面臨的現實之間保持平衡。

範圍管理對於專案經理至關重要：為什麼？

專案經理是負責在預算和時間內完成專案的主要負責人。透過適當的範圍說明書，他可以降低不必要的成本，消除導致專案延誤的原因，並透過備份計劃消除挑戰。

經驗豐富的經理可以感知所有可能破壞流程的即將發生和突然出現的因素，並準備好應對障礙。然而，新手則透過在現實基礎上進行實踐來學習。

專案經理可以做的最好的事情是準備範圍管理文件並澄清所需物品。此外，預算對於避免不必要的壓力並在沒有額外費用的情況下按時完成專案是必要的。

在這裡，我們提供了一些明智的建議來改進您的專案概述，您可以在做出明智決策後進行。

成功專案範圍管理的技巧

您可能需要多走幾步才能成功完成人生中的第一個專案。技巧包括 -

• 出色的計劃 - 萬無一失的計劃可以隨時為您節省時間，當您感覺意外的打擊會損害您的團隊時。

• 展望未來 - 一旦您進入專案，您必須設想整個專案以更好地指導您的協調工作。

• 準備做出改變 - 根據需要進行調整應該是您的口號，因為您不知道未來的情況，並且您必須準備好接受殘酷的事實。與其簡單地放棄，不如做出改變來推出專案。

• 對客戶敏感 - 評估您的客戶和需求的緊迫性。瞭解您的客戶及其需求可以使您的工作輕鬆無壓力，併產生更好的結果。

• 溝通 - 保持開放態度並接受下屬的建議。與每個人溝通，傾聽他們的意見，分享您的知識，併為成功的團隊合作創造一個絕佳的協作環境。

結論

範圍管理涉及許多引數才能成功完成專案，但它也涉及障礙、意想不到的挑戰和巨大的壓力。但是，您可以從一開始就透過與您的下屬、利益相關者和客戶坐在一起，並在與團隊建立良好關係的同時制定下一步行動計劃，以便他們能夠完成各自的工作並忠於自己的責任。範圍管理不是火箭科學；唯一需要的是適當的計劃以及計劃和執行之間智慧的協調。