專案範圍管理中的常見錯誤

---

當組織管理專案時，可能會遇到一些不希望發生的錯誤。專案管理的主要目標是降低風險。每個專案負責人必須關注專案對齊方面。這篇博文重點介紹了組織在執行任何專案時可能面臨的常見錯誤。

常見的專案範圍管理錯誤

檢視列出的常見錯誤，並看看您是否可以透過避免這些錯誤來啟動更好的專案範圍管理實踐。

目標不明確

許多專案在開始時目標不明確，導致專案失敗。雖然利益相關者可能心中有某個目標，但這個目標往往不夠清晰。在工作開始之前，討論有用的關鍵績效指標 (KPI) 或確定專案交付成果的外觀，是確定模糊目標的兩種最佳方法。

沒有培訓或先驗經驗就開始工作

許多人，其中許多人進入新角色時幾乎沒有先前的經驗，預設情況下是實踐型學習者，而不是出於選擇。工作場所學習有時可能會取得成功。這不僅包括專案管理的基礎知識，還包括對他們正在使用的管理軟體的所有功能和能力的透徹理解。

對於更復雜的專案，需要那些擅長管理風險和交付專案需求的專案經理。一位稱職的專案經理還必須具備專案中所需任何技術的專業知識。

資源計劃不佳

資源利用不當往往會嚴重影響成功的可能性。在一些企業中，人員招聘是基於需求而不是他們的資格和專業知識。如果選擇的團隊成員不合適，整個專案就會面臨危險。

這就是為什麼與一位能夠勝任的專案負責人合作至關重要的原因，他可以仔細選擇能夠滿足期望並幫助專案順利完成的團隊成員。有時，擁有六名熟練的團隊成員比擁有十二名不熟練的團隊成員更好。

不部署專案管理工具

聰明的 PM（專案經理）總是知道如何最大限度地利用可用的工具和技術。令人難以置信的是，許多成功的企業已經使用了一種或多種管理解決方案來更快地完成任務。

為專案使用管理工具的主要目標是幫助經理規劃、執行和控制專案管理過程的每個部分。如果正確使用這些工具，無論專案是簡單還是複雜，資源效率和跟蹤都將得到改善。

需求收集不佳

許多專案一開始只是有一個標題列表作為標準，後來才發現客戶的需求沒有被很好地理解。如果沒有更多的解釋，這些標準往往存在差距、死衚衕或缺乏連貫性的請求。編寫需求說明書是一種解決此問題的方法。一旦您起草了需求說明書，請確保客戶和其他利益相關者同意並認可您承諾的範圍。

過於自信的截止日期

除了沒有考慮時間安排問題外，專案經理可能會設定過於樂觀的期限。過於緊張的截止日期往往會忽略完成截止日期所需的工作量。隨著截止日期的臨近，它會給員工帶來壓力，這可能導致冷漠的情況，每個人看起來都在工作，但實際上並沒有取得任何進展。為了解決這個問題，專案負責人應設定合理的時間範圍，鼓勵團隊成員發揮最大潛能，同時仍能考慮到時間安排問題或其他延遲。

將任務設定為非常大的專案

另一方面，即使您可能不希望同時開始太多工，也必須注意過於龐大的專案。有時需要將更大的專案分解成更小的專案。當只有一個專案規模過大時，團隊中的每個人都可能會發現整個專案過於龐大和不清楚。可能會錯過一些細節。此外，雖然某些專案元件可能看起來無關緊要，但未能按時完成或忘記它們可能會導致整個專案的失敗。

省略報告必要資料

有效且有見地的報告通常是專案管理成功的先決條件。經理可能將建立專案報告視為例行公事，因此他們並不總是完整地填寫它們。經常跳過專案報告最終會以被忽視的任務或後來出現的未解決的障礙的形式困擾專案經理。

例如，如果一項工作由於分銷商未能及時提供原材料而延遲，利益相關者將不會被告知，從而延遲了已經遇到困難的專案。

忽視團隊錯誤

專案經理可能會因犯下忽視負責專案的團隊所犯錯誤的新手錯誤而失去工作。團隊成員可能會犯錯，因為他們是人。然而，任由錯誤失控可能會導致災難，因為團隊成員會隱瞞他們的錯誤。從長遠來看，如果被忽視的問題蔓延到其他專案領域並導致失敗，專案經理應對此負責。

未能控制範圍蔓延

專案失敗的主要原因之一是範圍蔓延。通常，首先會提出一個小的調整請求，然後是另一個請求。另一個接踵而至，依此類推。作為 PM，您有責任確保交付成果符合預算和時間範圍。

讓贊助商參與範圍規劃過程是一種防止範圍蔓延的策略。也請提供您的見解，並詢問他們的想法和建議。如果專案進行任何新的調整，請讓他們知悉。在執行任何專案時，重要的是要管理時間並採取措施限制干擾。為此，您可以部署計時器併為您的任務設定優先順序。您還可以做的是將任務分解成更小的任務。

結論

通常，在每個專案中，並非每個錯誤都是有意發生的。有時由於任務管理不善，專案中可能會發生錯誤或失誤。因此，有必要就任務流程進行清晰的溝通。如果所有團隊成員或成員都能明智地利用時間，那麼犯錯的可能性就會降低。此外，為了成功執行專案，專案經理應該能夠識別特定團隊成員所犯的錯誤，並及時以建設性和禮貌的方式解決這些錯誤。