專案管理中的專案控制

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每個專案都涉及一些檢查，以確定專案是否按照預定方式執行。此外，還對與專案相關的流程的單個細節進行監控和控制。所有用於分析和密切關注任何提及的益處的指標和實踐都結合在一起。整個專案的細節必須在其整個生命週期分配中獲得批准。此外，涉及統計和政策等方面的專案活動旨在直接評估專案的所有資料和資訊。

控制在專案中的意義

流程和專案中的控制具有不同的特徵，遵循專案的業務模型。這是一項企業職責，並非主要被認為是全面的專業責任的組成部分。

就成本、效能和可靠性而言，這是一個重要的功能，用於瞭解和傳播專案成果和優勢。因此，PC 旨在解釋和跟蹤專案，然後使用特定資料做出明智的決策。

開發階段

專案管理的構建或開發階段僅僅關注如何啟動專案。在此，團隊組建完畢後，將舉行會議討論工作量。再次強調，高效的專案控制至關重要。您的時間和成本預測將成為預算和時間表，而控制則負責四個關鍵因素：

計劃和排程包括制定專案計劃和時間表，準確跟蹤和報告已完成的工作，以及快速識別和解決任何“偏差”以確保您的時間表按計劃進行。

成本控制包括密切關注成本和績效，控制資金支出，並採取措施降低成本。分析專案成本因素和時間表的風險將節省資金和時間。識別過程考慮了近似的交付日期、滿足嚴格時間表的可能性以及所有專案成本風險的確定。

實施階段

開始執行您的計劃！這一步雖然麻煩，但卻非常有利可圖。為確保沒有人分心，您需要透過清晰的議程讓您的員工專注於任務。很大程度上取決於您的團隊有效評估其活動和發展的能力。

投資於團隊管理解決方案，使您能夠輕鬆地看到時間浪費、質量問題和團隊分配問題。特別是，確保它向您顯示：

• 員工的綜合和個人能力

• 按員工細分的活動

• 員工在每個活動上花費的時間長度

• 每位員工的小時數

• 每位員工的預算支出

專案控制的步驟

時間表

透過引入建築專案的工具，您可以明確地跟蹤您的訂單，並在合同期限內推進。為實現這一點，請確保您在一個地方（例如專案開發軟體）執行所有分配的任務。使用此方法，您可以輕鬆地分析您的活動、交付日期和依賴關係。還可以將高階監控作為指標納入，以量化您的進度。

使用進度狀態文件來維護您的利益相關者對專案科學進度的滿意度。這些每週或每月的報告是確定您的專案是否按預期執行的有效方法。如果發展沒有按預期穩定進展，您可以快速發現問題並啟動相應的糾正措施。

資源

每個專案都需要資源，例如時間、資金或專案團隊成員的可用性。由於它為您的團隊提供了一種經濟高效地降低依賴性並密切關注他們準備好的物資數量的選項，因此資源管理是專案控制過程中的重要步驟。在關係開始時進行預算和能力規劃還可以改進支出計劃的企業治理。

在流程和專案推進時，您需要對成本、工具和各種資源進行時間不變的跟蹤，此外還需要在專案開始時很好地掌握可用的資源。預防性專案控制可以幫助您快速發現更新，如果任務的某個組成部分達到其最大稅單或同事在您承諾的時間內無法輕鬆訪問。

風險處理

專案的風險處理元件利用全面分類和組合，存在重大可能導致任務失敗的風險。最佳方法是透過風險登記冊，您可以在其中優先考慮潛在風險並確定最佳行動方案。

變更

最有效的方法是透過變更控制來防止重大的專案蔓延，這可能導致削減、生產延誤和開發不一致。一旦您實施了批准流程，您就會知道任何專案變更意味著什麼。

這是因為變更控制功能可以確保您調查哪些請求的變更可以獲得，而不會影響專案的路線圖或範圍。透過遵循此過程，您可以確保您的團隊以使他們感到有啟發性、聯絡緊密和有記錄的方式來處理變更。

績效

通常透過績效管理來確定專案的成功與否。首選方法是建立戰略重點（KPI）來檢查流程績效。訪問預算與基線、重要的長期資料、報告的小時數和投資回報率是一些指標。

無論您決定什麼目標，請確保它們是定量、可驗證且明確的。如果您感到焦慮，請使用 SMART 目標方法。SMART 首字母縮寫詞中的所有字母都是具體的、可衡量的、可實現的、現實的和有時限的。

專案控制- 關鍵要點

由於大型專案包含無數相互關聯的集合，因此繼續按照當前計劃的時間表進行可能會很麻煩。如果必須密切監控、分類和承諾指令，則專案管理可能會很有益。

由於以下列出的特徵，專案控制是專案中的一個重要因素。

• 包含專案所有階段每月付款的精確和準確圖片。

• 幫助人們更容易地檢測結果延遲。

• 卓越中心利潤率。

• 確保提高管理聲譽和成果保證。

• 增強員工滿意度。

• 提供競爭優勢。