專案管理中的工作分解結構

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工作分解結構 (WBS) 是一種完成複雜跨專案的方法。它是一種將大型任務分解和征服的策略，以便更快地完成它們。它用於簡化複雜的過程。透過檢查工作的不同領域，多個團隊可以緊密聯絡起來，從而提高工作效率並簡化專案計劃。

工作分解結構：需要注意的事項

首先將主要規範分解成較小的規範，相對地將其分解。從最頂端開始，然後開始向下分解。確定主要成果後，開始將其分解成小塊，直到達到企業所需的詳細程度。

保持簡單：它不應過於複雜，以至於令人困惑或難以應用。目標是設計一個有助於專案實施的工具，而不是編寫過於複雜以至於毫無用處的文件。

保持一致性：一旦您為工作分解結構確定了基礎，在整個專案中都要堅持使用它。這將有助於確保所有執行工作的人都以相同的方式進行溝通，並以相同的方式理解工作。

使其通用：它應該足夠靈活，以適應專案生命週期中出現的變化。隨著專案的進展和新資料的可用，它可以進行修改以反映任務的有用技能。

透過諮詢所有客戶和員工，在設計專案時分析整個專案至關重要。

作為經理，您必須確保所有關鍵資訊和目標都公開收集並確定優先順序。甘特圖、活動圖、表格或清單可用於說明專案活動之間優先順序和關聯的程度。

在按完成順序概述目標和功能後，您可以將每個任務分配給利益相關者。在團隊成員之間分配責任，以便沒有團隊領導承擔整個運營的全部成本。

特徵

WBS 採用分層方式。每個“人員”層級在相對於父級方面都非常重要。無限規則規定每個分解必須佔父級的 100%。它必須包含至少三個子元件。

相互排斥：特定級別 WBS 中的所有專案都必須是唯一的。它們的目標或任務之間不應存在衝突。旨在防止混淆和重複工作。

它主要關注任務的最終輸出，即成果，而不是實現它的任務。對於 WBS 新手來說，這是一個主要的誤解來源。

示例

• 您可以透過在多行中列出各個階段、任務或輸出，輕鬆地在電子表格中格式化您的 WBS。

• 要進行管理，請使用圖形工作流。這些概念和設計使用流程圖。

• 它可能包含一個簡單的說明、輸出和子專案的列表。這是建立工作分解結構最基本的方式。

• 您的工作分解系統可以使用甘特圖表示，甘特圖既是模板又是時間軸。您可以使用甘特圖工作分解結構連結任務並顯示截止日期。

工作分解結構的型別

讓我們深入瞭解一些最成功的工作分解結構方法。

自上而下

自上而下的方法從全域性視角（專案成果）開始，一直向下細化到里程碑，這些里程碑通常按問題或任務類別組織。然後將其進一步分類為更小的輸出，稱為合同檔案以及工作或事件的責任。

自上而下的策略是一種實用的技術，它從最細緻的目標開始，一直向下細化到較小的可交付成果和活動。上邊緣策略通常需要具備廣泛理解更大範圍需求的稱職人員，以將專案引入完成。

自下而上

自下而上的方法是一個頭腦風暴會議，其中來自多個參與團隊的員工貢獻必須執行的任務。與其說是對工作分解時間的組織性檢查，不如說是更像是一系列連續的任務列表。

要使用自下而上的方法，開發人員可能需要在邀請他們參加研討會或透過電子郵件請求清單之前考慮所有參與者。

混合型

雖然有些人更喜歡第一種方法，但兩種方法的混合可能會產生更現實的 WBS。從自上而下的方法開始，然後對於混合策略，根據主題專家、專案管理知識、物理資源和先前專案資料和部分以及辦公人員進行簡單直接的分解。使用此資訊建立 WBS 外殼。

工具

Asana

Asana 是一款數字軟體工具，使團隊能夠處理專案和任務。它有免費版和付費版。Asana 上有許多功能可用。即任務列表、拖放分配、桌面共享、專案佈局、日程檢視等。

Basecamp

Basecamp 是一種基於 Web 的專案解決方案，專注於協作。它具有一些有益的功能，例如待辦事項列表、檔案共享、留言板和真正的聊天選項。Basecamp 有免費版和付費版。

Trello

Trello 是一種基於 Web 的解決方案，它使用看板方法。任務面板、卡片檢視、時間範圍以及其他功能都可用。Trello 提供廉價版和付費版。

Wrike

Wrike 是一種基於雲的工具，專注於真正的協作。有任務列表、甘特圖、檔案共享以及更多功能可用。Wrike 提供免費版和付費版。