SharePoint - 列表附加功能

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SharePoint 為列表提供了許多功能。它提供列表資料的儲存、自定義列表架構的能力以及檢視、新增、編輯和刪除列表項等功能。還有更多功能可用，例如在列表資料上建立檢視、在欄位和列表級別進行簡單的驗證、內容審批、專案版本控制等。

檢視

讓我們開始使用列表資料上的檢視。這裡我們回到了“作者”列表，正如您注意到的，我們只添加了四個專案。只有四個專案，從其資料中獲取任何我們需要的資訊並不難。

隨著專案數量的增加，例如從 4 增加到 50 到 100，甚至到 500，僅僅瀏覽列表並快速獲取所需資訊變得越來越困難。為了解決這個問題，SharePoint 使您能夠在列表上建立多個檢視，以便我們可以過濾掉不需要的資訊，例如：

• 我們可以對欄位值進行排序。
• 我們可以對資訊進行分組。
• 我們可以獲取合計值。
• 我們還可以採用不同的方式來呈現資訊。

對於大多數列表，當您建立它們時，預設情況下會獲得一個檢視。它稱為所有專案檢視，這就是我們在上面給出的示例中看到的檢視。

現在讓我們看看如何建立自定義檢視。與建立列表架構一樣，SharePoint 為我們提供了兩種不同的方法來建立檢視。一種方法是從現有檢視開始，並更改不同列的排序和篩選。我們可以按照您希望的方式獲取資料，然後將其另存為新檢視。

您會注意到，如果我們轉到其他列標題，大多數列標題都會提供一個小的下拉選單，我們可以訪問它，如下所示，例如“薪資/費率”標題。

轉到另一個列標題 - “個人簡介”。它沒有下拉列表，因為它包含多行文字。其他列具有此選項。它使我們能夠對資訊進行排序或篩選。

讓我們在這裡建立一個篩選器，僅顯示“員工”。

新增該篩選器後，請注意列標題中有一個小圖示，指示這些欄位值已被篩選。讓我們按降序對其進行排序。

所以現在我們有了資料的新檢視，即降序檢視。

現在篩選和排序沒有保留。因此，我們需要儲存降序檢視以供將來使用。

如果我們只是導航回“作者”列表，那麼我們將看到“所有專案”。如果我們想要一個僅包含“員工”的檢視，並按“薪資/費率”降序排序，請點選“儲存此檢視”選項。

我們將此檢視稱為“員工”檢視。從給定的選項中選擇此檢視是否應提供給所有使用者或僅提供給我。點選“儲存”。

所以現在我們有兩個不同的檢視，“所有專案”檢視和“員工”檢視，我們可以使用列表檢視頂部的連結在這兩個檢視之間切換，如下面的螢幕截圖所示。

驗證

我們將向 SharePoint 列表中的欄位和專案新增簡單的驗證規則。現在，當我們建立“作者”列表時，我們使用不同欄位型別的屬性添加了一些驗證規則。

從“作者”列表中點選“新建專案”。現在，點選“儲存”。

當您點選“儲存”時，您將收到兩個錯誤。這是因為我們已指示“姓名”和“薪資/費率”是必填欄位。

分別輸入姓名和薪資/費率為 Aamir Jameel 和 1500。點選“儲存”。

正如您所看到的，我們仍然存在“薪資/費率”的問題，因為當我們建立該欄位時，我們指示其值應在 0 到 1000 之間，而 1500 不滿足該要求。點選“取消”。

轉到功能區上的“列表”選項卡，然後點選“列表設定”。點選“姓名”。正如您在下面給出的螢幕截圖中看到的，它是一個必填欄位。

現在返回，點選“薪資/費率”，然後向下滾動。您將看到它也是一個必填欄位。

在這裡，我們還設定了有效值範圍。因此，如果欄位型別具有這些屬性，那麼一切正常，但如果沒有怎麼辦？好吧，我們可以新增一些簡單的自定義驗證。因此，如果我們向下滾動到底部，您會看到一個用於列驗證的區域。讓我們展開它。在這裡，我們可以指定一個公式，然後在使用者輸入的值不滿足該公式時提供一條訊息。

如果您不熟悉在 SharePoint 中構建公式，則有一個連結可以幫助您瞭解如何執行此操作。

現在我們要新增的驗證是，如果您不是員工，那麼您的“薪資/費率”表示您的時薪，我們想說費率的最大值為 50.00 美元。因此，這裡的驗證取決於“員工”欄位和“薪資/費率”欄位的值。因此，我們不會向這兩個欄位中的任何一個新增驗證，而是將其新增到專案中，然後我們指示專案驗證的方式是轉到“列表設定”。

點選“驗證設定”並設定如下所示的公式。

因此，條件將非常簡單，首先，您是員工嗎？因此，如果您是員工，那麼我們已經將薪資值的有效範圍設定為 0 到 1000。因此，僅返回 True 值。如果您不是員工，那麼我們將檢查“薪資/費率”是否小於或等於 50。

如果此公式返回 True，則專案被視為有效。如果返回 false，則無效。最後，我們新增錯誤訊息“貢獻者的最大費率為 50 美元”。

這完成了“驗證設定”。點選“儲存”。

現在返回“作者”列表並新增一個新專案。我們將它命名為“測試”，選中“員工”複選框（因為我們正在測試員工），輸入“薪資/費率”為 800，然後點選“儲存”。

資料已儲存。沒有錯誤。現在讓我們輸入不同的條件。轉到“作者”列表。我們將它命名為“測試 2”。

現在不要選中“員工”複選框，因為現在我們假設該人是貢獻者。輸入“薪資/費率”為 800，然後點選“儲存”。

您將看到一條錯誤訊息。因此，讓我們將“薪資/費率”更改為有效值。

在“薪資/費率”欄位中輸入 40。

點選“儲存”。

您將看到資料已正確儲存，並如以下螢幕截圖所示更新到列表中。

查詢欄位

我們將瞭解列表關係和查詢欄位。我們將建立一個新列表來儲存有關課程的資訊。

步驟 1 - 轉到網站內容→“新增應用”→自定義列表。

步驟 2 - 指定列表“課程”，然後點選“建立”。開啟“課程”列表。只有一列稱為“標題”，它將表示課程的標題。

步驟 3 - 建立第二列，它將儲存作者的姓名。轉到功能區上的“列表”。點選“建立列”。

步驟 4 - 將此列命名為作者。我們只需要一行文字，使用者可以在其中輸入作者姓名。但是，我們已經在“作者”列表中有了作者姓名，因此，我們將向用戶提供一個下拉列表，他們可以在其中選擇作者。因此，我們不會建立“單行文字”欄位，而是會建立一個“查詢”欄位。

步驟 5 - 接下來，我們需要指定將向用戶顯示哪個列表中的哪個欄位。SharePoint 預設設定了適當的值，但如果我們想更改列表，我們可以從下拉列表中選擇它。完成後，點選“確定”。

步驟 6 - 此課程是“SharePoint 教程”，您可以看到我們有一個用於“作者”的下拉列表。

列表資料儲存

列表的資料儲存在行和列中。對於每個內容資料庫，都有一個表儲存列表的資料。您可以將列表關聯在一起，強制實施關係完整性和驗證。

人們經常認為關係資料庫的許多功能都存在於列表中，並且一組列表幾乎就像一個關係資料庫，但事實並非如此。

您需要將列表更多地視為一組 Excel 工作表，您可以在其中將一個工作表連結到另一個工作表，並且可以透過某種簡單的表單對列或單元格進行驗證。因此，SharePoint 中的一組列表不像關係資料庫。