發出工作錄用通知
發出工作錄用通知是招聘和選拔的最後階段。一旦候選人被選中，將向其發出錄用函，其中描述了職位名稱、工作地點、職位、職責、薪酬、福利以及一些與公司政策相關的條款。
大多數人力資源專業人士都認為發出錄用通知是一個簡單的過程，但在許多情況下並非如此。發出錄用通知是招聘和選拔的關鍵部分，因為在發出錄用通知後，直到候選人加入公司之前，這是一個充滿壓力和要求的過程。在這個階段，人力資源部門在發出錄用通知後的流程中承擔著很大的責任。
如何發出工作錄用通知？
發出工作錄用通知是一個微妙的過程，應該謹慎處理。此過程的結果可能是以下之一 -
- 候選人可能會接受並開始在組織中工作，或者。
- 如果候選人收到其他組織提供的更好的工作機會，他可能會接受。
因此，人力資源團隊應在此階段採取快速行動。在發出工作錄用通知時，應牢記以下幾點 -
不要拖延 - 一旦候選人被選中，就立即發出錄用函，尤其是在資源有限的情況下。
提出工作錄用通知 - 在發出錄用函時，不要等待合適的時間。透過電話聯絡選定的候選人，並口頭確認他/她已被選中填補空缺職位。
設定接受錄用通知的截止日期 - 一旦向候選人發出錄用通知，就設定一個合理的截止日期以接受該錄用通知。確認候選人是否應按照錄用函中提到的入職日期入職。
保持聯絡 - 即使在候選人接受錄用通知後，招聘經理也有責任與選定的候選人保持聯絡，直到他/她加入組織。
在為組織中空缺的職位找到合適的資源後，將準備並向候選人釋出錄用通知。在此階段，遵循正確的流程以完成交易並確保選定的候選人根據錄用函中釋出的條款加入組織至關重要。
準備工作錄用函
一旦薪資談判完成，下一步就是準備和發出工作錄用函。在透過電話或郵件確認工作錄用通知期間，最好先提出初步錄用通知並討論僱傭條款。
正式的工作錄用通知應包括以下內容 -
- 員工姓名
- 職位或職稱
- 提供的薪酬或工資
- 僱傭開始日期
- 職位職責
- 工作條款和條件（合同/臨時/永久）
- 薪酬和福利
- 試用期期間的條件
- 其他條件，包括法律、背景調查等。
一旦錄用函準備就緒併發送給選定的候選人，請要求候選人傳送錄用函的簽字副本，作為接受工作錄用通知的象徵。
招聘和選拔的過程從瞭解需求、來源、安排、篩選、面試、選拔，最後到發出錄用函開始。在候選人入職之前，該流程尚未結束。
發出工作錄用通知後接下來做什麼？
員工在更換工作之前通常需要履行離職通知期。因此，從候選人接受錄用函到入職組織之間存在一個月左右的時間差。在此時間差期間，招聘人員的作用非常重要，因為即使在接受錄用函後，候選人可能仍會加入或不加入！因此，招聘人員應透過郵件/訊息/電話與候選人保持聯絡，直到他/她加入公司。
這種溝通以及招聘人員和候選人之間的關係將有助於流程的完成並降低候選人不加入公司的風險。因此，溝通在招聘和選拔過程中起著至關重要的作用。
候選人接受工作錄用通知後，以下步驟非常重要 -
檔案收集流程 - 此流程包括收集檔案，例如教育證書、身份證明、地址證明、之前公司的錄用函、解除勞動關係證明等。如果候選人積極響應，則表明他/她確實有興趣加入組織。
就業驗證流程 - 收集就業驗證檔案，其中包含之前僱主及其推薦人的詳細資訊。它提供了有關候選人行為和態度的資訊。
聯絡候選人 - 透過電話、郵件或訊息與候選人保持聯絡，這有助於建立招聘人員與潛在員工之間的關係。它還有助於瞭解候選人加入組織的狀況。
從目前僱傭中辭職 - 一旦向候選人發出錄用函，請確保候選人辭去其目前的工作並共享辭職檔案/郵件的副本。稍後，請繼續關注當前僱主對辭職的接受檔案/郵件。
跟進入職日期 - 最後，請繼續跟進候選人的入職日期，因為這將有助於瞭解候選人是否根據錄用函中提到的入職日期加入組織。
所有上述要點都有助於僱主識別候選人加入組織的興趣和認真程度。