CRM系統：如何清理您的資料庫以及原因

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任何一個CRM專家都會強調保持CRM資料庫清潔的必要性。雖然您可能認識到需要這樣做，但重要的是要注意，這個過程可能很困難。根據您組織的運作方式和您的CRM需求，維護一個乾淨的資料庫可能更具挑戰性。

重要的客戶資料儲存在您的CRM（客戶關係管理）程式中。您的CRM資料庫儲存關於潛在客戶和現有客戶的個人資訊。銷售和營銷團隊使用CRM資料來提高轉化率，達成交易，並確保客戶滿意度。

另一方面，如果資料庫混亂，CRM解決方案可能會弊大於利。這可能由於多種原因造成，包括人為錯誤和系統配置不當。缺乏資料完整性的資料庫會增加企業成本，但維護良好的CRM會提高投資回報率。

今天，我們將討論為什麼資料清理很重要以及如何清理您的資料庫，以及一些客戶資料管理最佳實踐。

如何清理您的資料庫

瞭解如何清理您的資料庫將提高您的工作效率，使您能夠接觸更多潛在客戶並更快地滿足客戶的需求。此外，有效的CRM系統透過提高生產力來提高公司的收入。要清理資料，請使用以下客戶資料管理最佳實踐。

只匯入絕對必要的資料

謹慎地將潛在客戶匯入您的CRM。通常，您聯絡人列表上的資訊與銷售或營銷過程無關。根據您的CRM供應商，此類不必要的資料可能會讓您付出代價。因此，切勿匯入無價值的資料。相反，專注於可用於聯絡潛在客戶的有用資料。僅此一項就確保了CRM清理快速且輕鬆。

只輸入乾淨的資料

確保CRM資料庫乾淨的第一步是隻匯入乾淨的資料。這意味著您提供的每條資訊都應格式正確且完整。不完整的資訊經常導致誤解，從而導致績效低下。同樣，錯誤的格式會將不必要的資料引入系統，從而降低系統速度。輸入這些資料的大多數使用者，無論是客戶服務代表還是銷售人員，都可能同時處理多項任務。因此，即使有最好的意圖，也會發生錯誤。因此，努力強調輸入乾淨資料的必要性，但如果有些資料混入也不要感到驚訝。

客戶資料輸入欄位模板應最佳化

正如前面所說，當您井井有條時，保持CRM清潔很容易。透過個性化輸入欄位並確保只提交或收集所需的資料來設定標準。這將透過簡化資料輸入來大大減少人為錯誤。一些CRM系統，例如Freshsales，可以根據公開可訪問的資料自動填充潛在客戶資料。以他們的電子郵件地址為起點，所有資訊，如他們的電話號碼、網站、社交媒體資料等，都可以自動填充。

確定最關鍵的資料欄位

根據您如何使用CRM系統，某些資料檔案可能比其他檔案更有價值。因此，最好將員工的注意力集中在這些領域。是的，您可以爭辯說，應該優先考慮員工對所有學科的關注。但是，這與優先考慮一切的目標相矛盾，因為優先考慮一切實際上與不優先考慮任何事情相同。因此，選擇最關鍵或最容易出現員工錯誤的欄位。透過強調它們，您可以確保您的員工專注於解決常見錯誤，從而顯著提高資料的清潔度。

驗證資料

在您的網站或其他資產上，自動垃圾郵件機器人甚至某些個人可能會輸入虛假資料。這通常是為了訪問某些資訊或優惠。更不用說您仍然必須處理因人為錯誤而導致的錯誤資料。由於垃圾郵件在網際網路上非常普遍，企業需要能夠區分垃圾郵件和合法業務查詢或條目的系統。換句話說，您應該在收集CRM資料後立即對其進行過濾。虛假資料會阻塞您的CRM並減慢銷售以及營銷績效。

許多CRM系統，包括上述組織使用的系統，都可以在輸入時自動驗證電子郵件地址。此外，大多數CRM系統允許您為關鍵輸入區域（例如電話號碼和電子郵件地址）定義驗證。

確保沒有重複項

即使極其謹慎和仔細輸入，也可能出現重複項。不存在完美的CRM系統。這就是為什麼隨著時間的推移，大多數系統都會充斥著重複項。定期檢查重複項是解決此問題並保持資料清潔的最佳方法。雖然此過程的某些部分可以自動化，但始終需要人工監督。

您的重複程式發現的結果可能是完全重複的，也可能只是在某些方面相似。另一方面，您可以測試某些使用者被重複輸入但資料略有不同的場景。

這表明您有兩個使用者，而實際上只有一個。無論情況如何，重複項都是CRM效能面臨的具有挑戰性且始終存在的難題。最好儘快處理它們。

制定CRM資料庫維護計劃

制定一個清理CRM中資料的計劃，並使其成為一種傳統。這使得整個清理過程更容易，減少了“拖延”。將其新增到日曆中，以便提醒您和您的團隊何時需要進行清理。

成功得到獎勵

找到一種方法來表彰您的員工維護資料安全的工作。為了讓每個人都參與進來，首先要傳達清理CRM的必要性。重要的是要強調CRM清理減少了重複。使用乾淨的資料庫，將減少排序和調整，從而節省時間。此外，通知您的員工您所做的任何改進資料輸入速度或效率的更改。然後獎勵那些保持其帳戶/個人資料記錄整潔的員工。

刪除沒有響應的聯絡人

應定期從資料庫中刪除無響應的潛在客戶。取消訂閱或在設定時間段（例如六個月）內沒有響應的人員應從CRM中刪除。無論如何，他們都是不感興趣的客戶。

驗證是防止這種情況發生的最佳方法。換句話說，如果您的使用者需要驗證他們的資訊（電子郵件或電話），他們這樣做成功的可能性很小。此簡單步驟可確保您從客戶那裡收到的資訊準確無誤，並且您可以相信它在將來有用。

刪除任何沒有響應的聯絡人

收集乾淨資料的主要目標是在將來將其用於營銷、銷售或客戶管理。畢竟，資料收集、儲存和過濾都是有成本的。您應該盡一切努力使您的公司投資帶來效益。因此，即使您的CRM資料庫包含準確無誤的資訊，您也可能希望檢查一下。

您必須特別刪除無響應的聯絡人。每次不會帶來更多營銷、銷售或客戶管理的互動只會佔用空間。該空間可以提供給另一個聯絡人。或者，它可以保持空置，從而有助於提高CRM效率。總的來說，您應該確保資料庫中不會長期存在無響應的聯絡人，因為它們弊大於利。