專案組合管理概述

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負責處理公司內部重大和次要專案的統一管理被稱為 PPM 或專案組合管理。即使這些專案彼此相關或不相關，它在 PPM 中也具有重要意義。

流程攝入程式，包括識別可能的專案、分配經理和授權經理，也是組合管理的一部分。為了確保組合中的所有專案都符合企業的總體目標和戰略，會實施高階控制和跟蹤機制。

為什麼 PPM 在專案中至關重要？

為了理解 PPM 的目標，我們必須首先考察公司要求 PPM 的動機。通常，企業尋求 PPM 以提前瞭解以下問題，以便專案能夠以較低的風險和較高的利潤執行。

• 專案應在指定時間內完成哪些目標？

• 這些專案是否在推進公司目標？

• 當前的專案相互依賴關係如何，它們帶來了哪些風險？

• 短期和長期專案是否保持健康平衡？

• 為什麼會出現資源爭端？

• 為什麼如此多的專案會延遲並需要推遲投資回報率？

• 是否有必要的工具來啟動新專案？

為什麼組織需要它？

當專案機會的數量和複雜性大幅增加，迫使專案經理做出艱難的權衡決策時，公司通常開始感受到對正式專案組合管理方法的需求。預算、現金流、裝置和資源能力對組織來說本質上都是有限的。將可用的生產手段分配到一些簡單的任務中通常是有意義的。但是，跨多個領域規劃和排序數十個相關工作需要更多的計劃和能力。

如果沒有一個可靠且完善的方法來分類、排序和組織專案想法和需求，企業要麼最終會遇到一個無法管理的專案積壓，要麼會遇到一個錯配、不連貫或重複的混亂專案團隊。

完整流程 - 專案組合管理

建立清單和策略 - PPM 的第一步是確定您管道中的所有專案，包括可能出現的任何專案。收集所有相關的專案基本資訊，然後對專案進行分類。現在是確定和確定組織的業務動機的時候了。有了所有這些資訊，您可以制定計劃來成功完成這些工作。

確認一致性 - 此階段的目的是確保組合中的專案與組織的策略目標和計劃相一致。對於此階段，需要考慮一些基本方面。首先分析組合在多大程度上補充了更廣泛的計劃。長期目標和增長之間應該保持平衡，以支援對創新的長期需求。確保專案分配在財政上是謹慎的，並且與各種目標保持一致。在評估組合中的風險時，請考慮範圍、時間表、專案資源、技術和各種因素。

專案組合管理 - 此步驟包括監控預算和組合。根據您在早期步驟中獲得的資訊，您甚至可能需要重新排序專案和活動。除了資源管理之外，團隊負責人或專案組合經理可能還需要實施變更管理和風險管理程式。

測試和修改 - 最後一階段是根據需要進行測試和修改。專案組合管理是一項持續的努力。甚至可能有一些情況需要立即更改。此外，您的 PPM 方法很有可能不會在第一次嘗試時就完美執行。透過收集關鍵參與者的意見，尋找可以改進的地方。

PPM 的優勢

良好的 PPM 方法引入了管理規模化專案標準化的方法，這使企業獲得了深度和成熟度。它們為成功的專案執行提供了量化和定性優勢，因此它們是成功的支點。

一項 PMI 調查表明，擁有成熟的 PPM 程式的企業成功完成的專案增加了 35%，專案失敗率降低，支出也減少。所有這些優勢的副作用是客戶滿意度的提高。

PPM 提供了廣泛的其他優勢。在組織朝著主要目標努力的情況下，例如為即將到來的監管變化做準備，決策可以更容易地以客觀事實為中心，而不是主觀因素。PPM 使您能夠退一步，並考慮必要的更改將如何影響風險。

不同團隊成員在 PPM 中的角色

專案組合經理透過組織和整合所有與已決定和正在執行的專案相關的資料，為希望投資新專案的企業提供預測和業務資料分析。它使經理和組織能夠看到更大的圖景。

高管 - 瞭解要聯絡的專案經理

專案經理 - 他們應該能夠快速訪問團隊。

團隊成員 - 更好地與領導層和其他團隊成員聯絡

利益相關者 - 透過可靠和一致的反饋讓利益相關者瞭解情況

專案組合管理成功的指導原則

為了滿足組織需求，正確的流程適應對於專案組合管理的成功至關重要。但是，一些要點可以幫助企業和高階團隊成員最大限度地發揮 PPM 的作用。

• 當專案不再與公司的戰略相符時，不應猶豫取消它們。

• 保持任務管理和時間跟蹤簡單。選擇自助程式，讓團隊成員能夠輕鬆記錄所需的工作和時間資料。

• 正確資料的收集必須始終放在首位。不準確的資料會導致錯誤的決策，而錯誤的決策會直接影響專案的整體成功、組織的底線及其整體戰略。

最終結論

無論企業規模大小，每個任務的管理流程都涉及其中。每個公司都承認若干專案支援預計的增長，並最終支援公司的增長。因此，PPM（專案組合管理）獲得了極大的重要性。有效的團隊領導者在早期階段就意識到了使用專案組合管理工具的重要性。這些工具有助於瞭解哪些因素可以加速專案的執行，從而帶來卓越的增長並在組織中創造巨大的利潤。