什麼是問題日誌：專案管理

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專案生命週期中出現的未識別衝突、問題和不一致性被稱為問題。這些問題會影響專案的質量及其利益相關者的期望。如果專案管理層未能解決這些問題，可能會導致延誤或無法交付承諾的交付成果。

什麼是問題日誌？

問題日誌是一組有助於管理軟體專案的文件元素。它包含已關閉和活動問題的列表。雖然它可以作為跟蹤錯誤的一種方式，但它也可以用於解決其他問題。

問題日誌是一個專案文件，用於跟蹤影響專案的所有問題。它可以用於溝通問題的狀態並提供報告工具。類似於支援工單，問題日誌是一種詳細記錄已記錄問題的狀態的文件型別，然後標記上 ID，這有助於解決方案生效。

PMBOK 指南指出，專案經理必須透過識別和解決人力資源問題來保持團隊的最佳狀態。這些包括資源的離開、團隊成員士氣低落以及組織內的衝突。這些問題會影響專案的質量、預算和進度。它們還會影響利益相關者的期望並擾亂專案的績效。

問題日誌可以幫助團隊識別和解決這些問題。它還可以用於跟蹤負責解決問題的人員。

在“管理利益相關者期望”過程中，專案經理還需要及時識別和解決其他利益相關者的擔憂。此過程有助於防止問題影響專案。在此過程中，擁有問題日誌非常有用，因為它允許團隊收集有關影響專案各個問題的資訊。

問題和風險的區別

專案經理在識別和管理問題或風險時遵循類似的過程。他們還會設定目標並明確責任。儘管它們具有類似的過程，但風險和問題之間的區別很大。

專案團隊可以識別和管理可能對其中一個目標產生負面或正面影響的風險。這些風險可以分為兩類：不確定事件和條件。通常，團隊有機會制定策略並實施替代方法來解決這些問題。風險管理是一個主動過程，需要考慮多種因素。

問題是影響專案並需要立即採取行動的問題。這就是為什麼問題管理是反應性的。如果專案找不到合適的技術來滿足其需求，那麼風險就是一個問題。但是，問題可能是由團隊成員突然缺席造成的。如果專案找不到合適的技術來滿足其需求，則可能會受到影響。但是，如果一名熟練的團隊成員受傷，則可能會出現問題。

問題日誌的組成部分是什麼？

問題日誌是一個簡單的列表，允許您跟蹤問題的狀態。它可以用於跟蹤自首次識別問題以來的進展情況。問題日誌可以是動態的，這意味著它可以根據問題的嚴重性和型別來組織和優先處理問題。這在管理問題時非常重要。擁有各種列標題也很有益。

問題編號 - 在跟蹤多個問題時，擁有易於遵循的問題編號也很重要。

狀態 - 問題的狀態對於跟蹤很重要。它可以用於檢查問題是否仍然處於開啟狀態、正在處理中或已解決。

問題描述 - 問題的描述應該清晰明瞭，以便處理問題的人員能夠了解發生了什麼。擁有這些資訊將幫助他們解決問題，而無需四處追逐其他人。

類別 - 您還可以為按部門或供應商分類的問題建立類別。這有助於跟蹤影響專案的各種型別的問題。

優先順序 - 對對專案重要的各種問題進行優先順序排序很重要。這可以透過將日誌排序為高、中或低優先順序類別來完成。

指派給 - 在管理問題時，可以考慮的最重要因素之一是指派給跟蹤問題的人員。在這裡，團隊成員將負責確保解決問題。

提出者 - 負責處理問題的指派者與將領導專案並解決問題的人不同。應在問題日誌中將此人記為識別問題的人。他們可以在以後的過程中提供有用的資源。

開啟日期 - 開啟日期是首次識別問題的那一天。這是您想要跟蹤的日期。

關閉日期 - 關閉日期允許您跟蹤問題從開始到結束的進度。在將來處理類似問題時，它也可能對您有所幫助。

評論 - 重要的是，您有空間跟蹤重要細節，例如問題的解決方法及其再次發生的可能性。

問題日誌的最佳實踐

在使用問題日誌時，您應該考慮的最重要的事情之一是確保您擁有捕獲和解決問題的所有必要工具和資源。瞭解問題日誌的各個組成部分將使您能夠做出明智的決策並提高工作效率。

擁有一個包含多個里程碑的計劃也很重要，以確保負責該問題的團隊成員能夠有效地解決問題。這將使您能夠跟蹤專案的進度。如果團隊成員沒有達到目標，則可能需要向計劃中新增資源。

不幸的是，問題日誌模板並不總是易於更新。這就是為什麼擁有基於雲的解決方案非常重要，它可以跟蹤問題狀態的變化並即時為您提供必要的更新。