什麼是專案管理計劃？如何建立它？

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專案管理計劃是一份書面檔案，其中顯示了帶有所有必要的元素的專案詳細資訊。但它不同於專案報告。相反，專案管理計劃會在啟動專案之前建立和記錄所有詳細資訊，包括專案描述、成本估算、所需的資源、完工日期或天數、計劃交付等。對於成為一名產品經理，專案管理計劃是一個必須在管理學習期間獲得的基本知識。

什麼是專案管理計劃？

在啟動專案之前，經理在收集了專案團隊和利益相關者的資料後建立了管理計劃。專案管理計劃是任何專案的基準，因為它表達瞭如何在規定時間範圍內執行、控制和交付專案。因此，專案管理是包括基準、輔助管理計劃和不同的規劃輸入的詳細文件。

專案管理計劃是一份專案的區域性副本，因為隨著專案進展並走向完成，經理必須更新資料。在這個文件中，經理必須輸入分步的專案詳細資訊和成本估算，並且如果預算超支，他需要闡明原因。相比之下，即使專案延遲，他也必須輸入原因。為了制定適當的專案管理計劃，經理必須展示他理解流程、觀察進度和在流程中輸入所有條目的能力。此外，如果出現任何意外情況並延誤了流程，他還需要輸入澄清說明。最後，該計劃顯示了專案如何成功完成並按時交付。

專案管理計劃的重要性是什麼？

專案經理瞭解建立專案管理計劃所需的努力程度。這不僅僅是一份文件，而且在成功交付專案的方面具有巨大的價值。因此，專案管理計劃需要一個可靠的計劃基礎，而且經理需要專注於包括計劃、執行、控制、範圍、風險和交付在內的每一個方面。這份文件將精確處理計劃細節、資源細節、成本細節、專案中涉及的資源細節以及該專案的完成估算。因此，由於其價值，計劃是必不可少的。以下是這個重要性 -

它提供了清晰的計劃文件

專案管理計劃至關重要，因為這些文件向您展示了計劃、基礎、資源、預算和預定交付的詳細資訊。簡而言之，它是詳細文件，其中考慮了包含有關專案的重要資料的基準檔案。

它詳細提供了專案範圍

專案管理計劃強調了與專案相關的許多問題，其中包括專案範圍。本文件清楚地提到了利益相關者的期望，以便在成長階段，每個人都必須清楚所有事項。

一種有組織的方法

專案管理計劃包含所有有助於專案團隊遵循說明並逐步推進到多個階段的詳細資訊。此外，這將形成一種有組織的方法來完成專案。

它定義了多個階段

有效的專案管理計劃分為不同的部分，包括可交付成果、目標、執行等。一旦專案經理瞭解了多個階段，這將有助於遵循完成準則。

它建立了一個團隊合作

有效的專案管理計劃表達了各個部門的作用，並分配了職責。因此，它有助於建立一個在靈活的監督下執行並按照命令執行的團隊。

因此，這些益處有助於整個專案團隊相應地瞭解自己的目標和功能。

如何制定專案管理計劃？

在任何行業（製造業或公司），有效的專案管理計劃都需要多個步驟。這裡，我們將透過 12 個步驟進行描述，以涵蓋重要的方面，例如在時間和預算範圍內提供高質量的可交付成果。我們開始了 -

步驟 1：收集利益相關者的必要要點

計劃過程從收集利益相關者的必要資料開始。要為利益相關者提供最優質的產品，您首先需要收集他們的要求，並逐步利用資料按時執行專案。此外，與專案團隊進行有效溝通，計劃部分可以取得成效。

步驟 2：在專案規劃文件中顯示範圍

此處的專案範圍定義了幾個基本問題的答案，包括團隊在按時交付專案時需要提供的服務或利益相關者試圖解決什麼問題。這些是基準問題，找到答案來制定專案說明。此外，專案經理在確定目標之前應瞭解專案的侷限性。

步驟 3：分解結構

需要將專案範圍分解為更小的部分，以便使其處於更易於管理的狀態。此外，細分將有助於您分配資源並分配角色和職責。計劃和協調在這個步驟中產生了很大影響。

步驟 4：專案活動展示

在此步驟中，將根據專案的逐步階段顯示整體活動。

步驟 5：專案活動的協調一致

一旦活動顯示出來，則需要將專案與多個階段保持一致。此步驟的目的是減少週期時間，並在競爭優勢中保持領先地位。

第 6 步：估算成本、資源和持續時間

精確的估算對任何專案都至關重要。此外，它還可以幫助計算專案持續時間並根據資源可用性來確定預算

第 7 步：根據技能和薪酬包分配資源

多元化的員工隊伍具有不同的技能水平且具有自己的薪酬包。在此步驟中，經理將根據分配的資源的薪酬包和技能將工作角色分配給他們。在此處，經理需要分配部門和部門負責人，以正確執行職能。

第 8 步：制定備份計劃來應對行業挑戰

始終需要制定一個應急計劃來克服突然的挑戰。備份計劃可以加強現有計劃，並有助於在專案任何階段進行反擊。此外，應急計劃應為支援專案目標而制定，並且不允許在專案開發期間任何階段停滯。

第 9 步：績效基準測量

在分工和分配責任後，經理必須衡量每個員工的績效水平。有必要執行整個計劃，因為員工應該展現其才能並努力開發專案。因此，績效基準可幫助經理評估專案的總體增長並確定按時交付，且不耽誤。

第 10 步：建立子計劃

每個專案管理計劃都包括幾個子計劃，這些子計劃有助於在執行期間發展壯大。它們是 -

• 範圍管理計劃

• 進度管理計劃

• 成本管理計劃

• 質量管理計劃

• 資源管理計劃

• 通訊管理計劃

• 風險管理計劃

• 採購管理計劃

• 利益相關者管理計劃

• 需求管理計劃

• 變更管理計劃

• 配置管理計劃

第 11 步：記錄所有資料

它記錄在專案開發期間交叉檢查所需的所有資料。一旦在紙上記錄，若需要，則很容易遵循和檢查。

第 12 步：建立知識基準

一些組織強調有經驗的經理，因為他們的經驗使他們成為領導者。因此，知識基準也是一個至關重要的部分，組織負責人將決定誰能夠迎接挑戰，並在任何最壞的情況下表現最佳。

結論

以上 12 個步驟有助於建立有效的專案管理計劃。然而，經理在起草程式時可能會遇到不同的情況，並且必須根據他周圍的當前情況包含更多要點。這是一個專案管理計劃的主要目的，需要根據專案的進展、情境需求和可能影響最終草案的其他方面進行改進。