專案管理：控制計劃的端到端研究

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使用專案控制計劃，您可以評估如何有效地控制專案並利用理論知識和當前情景摘要（例如生產力指標）為專案做好準備。控制計劃幫助組織密切關注流程，並確保在零件或產品的生命週期中進行必要的改進。

控制計劃：它是什麼？

在專案管理中，控制計劃和監控是一種跟蹤專案並確保所需期限和標準達到預期的方法。專案經理的計劃需要獲取和解釋有關專案、團隊和環境的資訊，以便做出正確的決策。本指南討論了跟蹤基準和審查進度的必要能力。

在專案啟動、計劃和執行過程之後，專案現在正式啟動，控制過程也隨之開始。為了保持良好的前進勢頭，監控團隊績效並適時、及時地應對任何緊急問題至關重要。當專案進入最繁忙的階段時，專案經理可能還需要評估早期的流程組並進行改進。可以將這些活動分解成五個階段，使經理能夠更熟練地執行每個程式。

專案管理控制計劃的步驟

雖然計劃過程是多變的，並且每個專案和管理方式都具有獨特的形式，但基本結構分為以下五個步驟：

實現績效目標

在開始對團隊和專案進行問責之前，專案管理首先必須制定標準。為了使專案被視為成功或按計劃進行，必須達到績效基準。為了讓團隊對維護這些標準負責，專案團隊在專案的活躍階段會獲得指導和基準，以集中精力。

標準還為專案經理提供了一個評估專案進展的必要衡量標準。只要預期結果得到滿足或超過，經理們就可以確信他們的團隊走在正確的道路上。如果標準沒有得到滿足，經理知道他們應該回到早期的流程組，並更改人員、時間安排或目標等內容。

每個專案都將有具體和抽象的要求。有形標準是明確的、可量化的目標，易於觀察，而無形標準則更為虛無縹緲，無法主動衡量。

以下是一些可衡量的績效標準示例：

• 時間

• 財務

• 生產率

• 額外時間

• 奢華

同時，抽象標準可以是：

• 團隊精神

• 管理效果

• 客戶滿意度

儘管難度更大，但設定抽象規範仍然是可行且有益的。由於它們是相互依存的，因此專案的一個有形或無形元件的改進通常會影響另一個元件。如果專案經理優先考慮無形標準，他們將在有形標準方面取得更好的成果。

績效監控

在建立標準後，控制流程組將根據標準衡量和跟蹤績效。只有透過測量和監控，專案經理才能解決滯後的績效並使專案重回正軌。

跟蹤績效最簡單的方法是監控與已定義標準相關的指標。某些指標與可衡量的標準之間通常存在明確的關聯。

例如，管理層可以透過跟蹤工作分配的時間以及在批准之前需要進行多少調整來監控團隊遵循計劃的程度。為了衡量團隊相對於預算的表現，經理還可以跟蹤在特定專案上花費了多少錢。

在評估針對無形標準的績效時，專案經理可能需要跳出框框思考。僅憑一項統計資料無法有效地監控員工士氣。相反，經理可以透過與員工交談、收集匿名調查回覆以及定期監控團隊的態度來收集定性資料。

與標準比較

專案經理的任務是收集績效資料並將其與他們已設定的標準進行比較。在此階段，經理可以發現預期標準與團隊實際績效之間的差異。

在這些差距之間，可能存在積極差距（團隊超出預期）和消極差距（團隊未達到預期）。積極差距表明經理的估計足夠保守，這是一個好訊息。除了監控它們並表揚團隊之外，無需對這些差距採取進一步行動。

消極差距加劇了專案問題。當管理層注意到某個標準未得到滿足時，他們必須進一步調查該問題以確定其範圍和嚴重程度。微小的差距可能是可以安全忽略的簡單修改。例如，如果團隊落後一天的計劃，則該專案可能會自行恢復到正軌。如果專案落後大約一週或更長時間，則這將是一個需要解決的更大差異。

檢查差異

一旦專案經理確定了那些偏離軌道的領域，瞭解團隊為何未達到預期績效至關重要。如果先前的流程組獲得了適當的時間和關注，則偏差應該很小。如果偏差存在，則表明專案經理沒有充分考慮專案的所有情況或要求。如果要成功更新專案中包含的標準或活動以實現最初的目的，那麼認識到哪些方面被忽略至關重要。

在檢查差異時，需要徹底檢查標準和團隊績效。兩者之間差異的具體性將幫助專案經理確定原因。始終錯過最後期限的團隊可以作為一個例子。如果預期最後期限與工作提交之間的時間段持續增長，則團隊可能缺乏完成高質量工作所需的技能、動力或資源。

為了更好地瞭解差異的原因，經理還應考慮與主要指標僅間接相關的指標。在上述情況下，專案經理可能會調查團隊累積了多少加班時間。如果他們經常記錄大量加班時間，則可能只是人手不足。但是，如果加班時間很少記錄或僅在最後期限前記錄，則團隊可能沒有動力努力完成最後期限。

進行必要的修正

對發現的任何差異進行修正是該過程的最後一步。在確定積極差距後，經理應將任何修改推遲到專案完成。由於這些績效領域的表現優於預期，因此專案在出現更多延遲或挫折時具有一定的緩衝。

但是，當存在不良績效差距時，管理層必須採取行動。必須進行更改才能有效地完成專案。根據偏差的嚴重程度和幅度，需要執行不同的步驟。如果團隊落後一天的計劃，則可能只需要提醒他們專案的緊迫性，以提高他們的工作效率並重回正軌。如果專案落後一週的計劃，則經理可能需要採取進一步的措施，例如增加團隊規模或強制加班。

結論

用於獲取和分析專案資料以管理專案成本和進度的方法。專案控制負責啟動、計劃、監控、控制、溝通和結束專案的預算和時間表。最終，專案控制是用於評估專案狀態、根據這些評估預測預期結果，然後在預測結果低於預期時改進專案績效的可重複過程。