Microsoft Flow - 簡介
當今世界充滿了協作。人們常常發現自己需要在某些政策或流程的約束下共同工作。高質量的工作需要良好的扶持和交接！這就是為什麼許多組織和政府會採取不同的步驟來完成特定的操作或活動。
工作流程的背景
如果我們看一下維基百科對工作流程的定義：
一個工作流程由一系列協調一致且可重複的活動組成，透過將資源系統地組織成流程來實現，這些流程可以轉換材料、提供服務或處理資訊。
簡而言之，工作流程就是人們完成工作的方式，它由需要按順序完成的步驟組成。除第一步外，工作流程中的每個步驟都有其之前和之後的一個特定步驟。
有時，最好透過示例來理解，而不是沉浸在概念中。既然您看到了這篇文章，您肯定已經完成了一些步驟：
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這就是您（有意或無意地）建立了一個工作流程來閱讀這篇文章的方式。讓我們再舉一個在您所在組織申請休假的例子。
- 員工傳送休假申請。
- 員工的經理批准休假申請並更新人力資源部門。
- 人力資源部門更新休假資料並通知財務部門。
- 在收到人力資源部門的書面指示後，財務部門扣除休假餘額和工資（如果適用）。
這樣，工作流程就無處不在。技術的快速發展使得為有效執行相關職能或部門定義和遵循某些工作流程變得極其重要。
雖然有人可能會爭辯說工作流程自古以來就存在，但這篇教程的範圍很廣，它涵蓋了我們使用軟體完成日常活動的不同工作流程。很多時候，您會發現自己需要在不同的軟體之間切換，才能完成支付賬單和維護相關支出表的簡單任務。
自動化工作流程的必要性
根據一項研究，低效的工作流程可能會導致公司損失高達 30% 的收入。
因此，自動化一些流程是很有意義的。
編寫一個程式使其自行執行，消除了對人工操作員的需求，從而節省了公司的時間、金錢和精力。
讓我們考慮一下上一節中休假申請的例子。我們說員工會向經理申請休假。他/她將在電腦上使用電子郵件軟體。經理批准後，將向人力資源部門傳送休假更新。將有一個人力資源管理軟體 (HRMS) 來即時更新休假資料。
財務部門在收到人力資源部門的更新後，將更新其會計軟體，以便如果每月工資單中有任何扣除，則將合併資料傳送到銀行軟體。
透過簡單的休假申請工作流程，我們可以看到至少有 3 個軟體參與其中。想象一下，如果員工人數達到 1000 人，每天管理這個工作流程將是多麼繁瑣？在這種情況下，自動化某些本質上重複性高的工作流程是有意義的！
在任何組織中，幾乎每個部門都可以從工作流程自動化中受益。讓我們考慮幾個例子。
市場營銷
某些重複性任務，例如傳送電子郵件、在社交媒體上釋出訊息，可以透過工作流程自動化來實現自動化。您可以使用一些自動化軟體來安排整個社交媒體日曆。
人力資源
除了上面討論的例子之外，與其手動輸入新員工的資訊、地址、員工稅務細節，不如使用人力資源自動化工作流程自動將這些資訊輸入到相應的輸入欄位中。
假設您因為會議而加班到深夜，並且您提前知道這一點（使用您的 Microsoft Outlook 日曆），如果您的同事可以透過電子郵件知道您要提前離開，那將是多麼高效！而且您無需進行任何手動傳送電子郵件的操作！
Microsoft Flow 的可能性
Microsoft Flow 是 Microsoft 商業套件中最新版本之一，它是一個多功能工具，可用於整合各種基於雲的應用程式和服務。告別那些重複且耗時的業務任務——無需成為技術人員或開發人員！
使用 Microsoft Flow，您可以處理使用一個或多個應用程式的流程並建立自動化工作流程。它是一項線上服務，允許您連線各種應用程式和服務。其中包括一些 Microsoft 應用程式和服務，以及一些非 Microsoft 服務。
如果您在應用程式之間共享資料，則可以使用 Microsoft Flow 自動化資料，而無需重複輸入。
考慮一個非常現實的場景，您在 Facebook 或 Twitter 上是一個品牌/名人。假設有一篇負面帖子正在病毒式傳播。您可以使用模板流程輕鬆響應這些負面帖子並管理社交媒體上的公眾印象。
如果您是 Outlook 日曆和 Gmail 日曆等兩種不同服務的使用者，您可以使用 Microsoft Flow 將 Outlook 日曆事件新增到您的 Gmail 日曆中。
透過這些方式，Microsoft Flow 最大限度地提高了效率和生產力。