有效溝通 - 快速指南

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有效溝通 - 簡介

溝通與人類文明一樣古老。在語言尚未發展時，人類就透過聲音、訊號、手勢等方式與同伴進行溝通。如果沒有溝通，人類社會不可能像今天這樣。正是溝通將人類轉變為地球上最發達、最理性、最繁榮的群體。

什麼是溝通？

溝通是傳遞資訊的行為。溝通一詞源於拉丁語“communis”，意為分享。它主要涉及傳送者、資訊和接收者。

溝通是透過適當的媒介傳遞、接收或交換思想、資料、資訊、訊號或訊息，使個人或群體能夠說服他人、尋求資訊、提供資訊或表達情感。

溝通通常是一個雙向過程。它不僅僅是提供資訊或向某人發出訊號；它還涉及接收者對資訊或訊號的理解。當提供資訊或傳送訊息的行為到達接收者並被其理解，並且接收者根據傳送者的意願傳送反饋時，溝透過程就被認為是完整的。因此，溝通涉及不止一個人。

溝通是一個持續的動態過程，涉及不止一個人。它是一個迴圈過程，表示資訊的持續流動。它主要涉及傳送者、資訊和接收者。傳送者構思想法並將其編碼成合適的媒介（事實、資料、圖片），透過適當的渠道（電子郵件、電話、演講）傳送給接收者。接收者解碼資訊，理解它並編碼反饋並將其傳送給傳送者。這個過程不斷重複。

溝通的過程

溝通是指一組用於有效表達思想的技術，以及透過印刷或電信媒體傳輸資訊的傳播技術。

溝通在詞彙上的意思是透過說話、寫作或使用其他媒介來傳達或交換資訊。

它是透過使用相互理解的符號或符號規則，將意圖表達從一個實體或群體傳遞到另一個實體或群體的行為。

溝通的定義

不同作者對溝通的定義如下。

奧德韋·蒂德

“溝通是（a）給予和接收的資訊，（b）學習體驗，其中某些態度、知識和技能發生變化，伴隨著行為的改變，（c）所有相關人員的傾聽努力，（d）溝通者本人對問題的同情和重新審視，（e）觀點的敏感互動，導致更高水平的共同理解和共同意圖的綜合體。”

G.G. 布朗。

“溝通是資訊從一個人傳遞到另一個人，無論它是否引起信任。但傳遞的資訊必須為接收者所理解。”

路易斯·A·艾倫

“溝通是一個人想要在另一個人的腦海中創造理解時所做的一切事情的總和。它是意義的橋樑。它涉及一個系統而持續的講述、傾聽和理解的過程。”

弗雷德·G·邁耶

“溝通是指透過言語、信件或訊息進行的交往”。

凱斯·戴維斯

“溝通是從一個人到另一個人傳遞資訊和理解的過程。”

溝通在社會中的重要性

正是溝通將人們和社會聯絡在一起。它被認為是一個自然過程。

社會的發展依賴於人與人之間的互動以及思想、觀念和情感的交流。關係是透過溝通建立起來的。

社會中人們之間缺乏溝通將嚴重影響社會凝聚力和共同居住。如果缺乏有效的溝通，進步和繁榮將停滯不前。溝通是建立和維持良好關係的一個因素。它使人們能夠互相理解。

溝通在個人生活中與在社會中一樣重要和有意義。個人透過與同伴有效溝通，結交朋友，建立關係，過上真正的社會生活。

溝通在商業中的重要性

溝通是商業組織的生命線。它對於實現組織的目標至關重要。

米勒認為，“溝通是組織的血液”。

切斯特·I·巴納德將溝通視為人們在組織中為了實現共同目標而聯絡在一起的手段。

溝通的重要性可以從以下方面評估：

• 溝通需要建立和傳播商業組織的目標。

• 企業順利、不受干擾地運作。

• 溝通幫助組織做出重要決策。

• 它也有助於規劃和協調。

• 它是激勵的基本工具，員工士氣的提高很大程度上取決於溝通的有效性。

• 它幫助企業透過維護組織中良好的人際關係，以最低的成本實現最大的產量。

• 它作為位於遙遠距離的組織分支機構之間的有效聯絡。

• 它有助於宣傳商品和服務。

• 它減少謠言並確保整個組織的順利執行。

人際交往能力

人際交往能力是指與他人良好溝通或互動的能力。在商業詞彙中，它指的是使一個人能夠積極互動並與他人有效合作的一系列能力。

它是人們透過口頭和非口頭資訊交流資訊、感受和意義的過程：它是面對面的溝通。

如果員工之間、管理層與員工之間缺乏有效的人際溝通，那麼商業組織將無法確保其順利運作，並逐漸偏離實現其目標的軌道。

人際溝通技巧是提高組織內員工生產力和隊伍持續性的必要先決條件。具有良好人際交往能力的員工可能比人際交往能力差的員工更有生產力和永續性，因為前者表現出展現積極態度和尋找解決問題的傾向。

人際交往能力的組成部分

人際交往能力的不同組成部分如下：

人際溝通不僅僅是實際所說的話——使用的語言——而且還包括說話的方式以及透過語調、面部表情、手勢和肢體語言傳遞的非語言資訊。

總結

• 溝通是傳遞資訊的行為。

• 溝通通常是一個雙向過程。它不僅僅是提供資訊或向某人發出訊號；它還涉及接收者對資訊或訊號的理解。

• 社會的發展依賴於人與人之間的互動以及思想、觀念和情感的交流。關係是透過溝通建立起來的。

• 米勒認為，“溝通是組織的血液”。

不同的風格

溝通風格是指進行溝通行為的方式。溝通風格可能會因場合而異。每種風格都有不同的目的。

瞭解溝通風格是為了理解哪種風格最適合或在不同場合使用哪種風格。還需要了解每種溝通風格對正常社會互動以及當然對商業對話和互動的影響。

無論溝通者使用哪種風格，他/她都應該以有效溝通為唯一目標。

下面將討論四種主要的溝通風格。

攻擊性溝通風格

現在讓我們看看這種攻擊性溝通風格到底是什麼：

• 在攻擊性溝通風格中，一個人總是維護自己的權利，同時忽視他人。有時這樣做會導致侵犯他人的權利。

• 攻擊性溝通風格以強勢和敵對的方式呈現，並且始終涉及“我”綜合症（我正確；我的觀點比你的更有價值；我優越等），並且總是基於錯誤的前提“你並不重要；你的需求無關緊要”。它透過責備他人和指責他們錯誤或有錯來疏遠資訊。這種溝通者給人以態度優越、專橫和自以為是的印象。

• 他們可能聲音很大，並且主要以第二人稱表達。

• 他們的非語言線索包括眯眼、緊握拳頭、指指點點、僵硬的姿勢和嚴厲的目光。

• 這類溝通者往往受到他人的不尊重。他們是自卑感的最大受害者。因此，他們很容易招致他人的憤怒，最糟糕的情況是人們出於恐懼而避開他們。

• 他們給人一種他們有東西要貢獻而其他人幾乎沒有或根本沒有東西要貢獻的印象。攻擊性行為的目的是不惜一切代價獲勝。

被動溝通風格

現在讓我們看看這種被動溝通風格到底是什麼：

• 被動溝通風格在含義和用法上與攻擊性風格形成對比。

• 被動的溝通風格允許溝通者將他人的權利置於自己的權利之上，從而降低自己的自我價值。

• 被動溝通者總是認為自己不如別人。他們否定自己的個人感受，讓自己變得不重要。

• 他們無法表達自己的需求、願望、感受、意見和信念，並以道歉和自我貶低的方式表達它們。他們的聲音過於柔和，態度歉疚。

• 他們透過非語言訊號給他人留下負面印象。他們迴避與人進行眼神交流。

• 他們低垂的眼睛、彎腰駝背的姿勢和過度點頭可能表明缺乏動力和積極性。

• 他們患有自卑感，嚴重依賴他人尋求支援和認可。他們很容易成為受害者並被剝削，同時，因為其他人傾向於不尊重他們。

• 被動行為的目的是避免衝突並取悅他人。

操縱性溝通風格

現在讓我們看看這種操縱性溝通風格到底是什麼：

• 採用操縱性溝通風格的人往往是陰險的、精明的和算計的。

• 他們擅長為了自己的利益影響和控制他人。

• 他們說話時會隱藏資訊，很多時候其他人並不知道他們的隱藏意圖。

• 他們行事狡猾而謹慎，以一種陰險的方式影響他人，例如生悶氣、假裝哭泣、間接要求滿足他們的需求。他們有時會成功地使人們感到抱歉或有義務幫助他們。

• 然而，他們的隱藏動機會被揭露。他們會被其他人迴避和嘲笑。

自信型溝通風格

現在讓我們看看這種自信型溝通風格究竟是什麼——

• 自信型溝通風格被認為是最佳的溝通風格。它比其他溝通風格更理性、更恰當。

• 這種風格教會人們在維護自己權利的同時尊重他人權利。

• 那些使用自信型溝通風格的人重視並尊重他人，也重視自己的權利。

• 他們平等地對待他人。

• 他們在做任何事情時都充滿自信，並始終對自己的行為負責。自信型溝通者立場堅定，不會在壓力下屈服。

• 直截了當地說話，直視對方，始終與自己和他人相處自如，放鬆且流暢的身體動作，是任何自信型溝通者的一些顯著特徵。

• 自信型溝通者走到哪裡，哪裡都充滿活力和行動力。

• 這些人積極向上，擁有很高的自尊心。因為他們尊重所有人，也獲得了豐富的回報。

• 自信型行為的目的是滿足特定情況下任何雙方當事人的需求和願望。

在這三種獨特的溝通風格中，自信型溝通風格是最值得追求的。根據你的個人情況，你也可以使用其他兩種風格。在某些情況下，被動可能會傳達重要資訊或解決問題，這時最好採取被動的方式。同樣，在某些情況下，咄咄逼人也有助於扭轉局面，尤其是在你知道自己無法在那種情況下取得進展時。

案例研究

羅伊先生是一位誠實而勤奮的人，他默默地完成自己的工作，不喜歡爭論。他更喜歡寫筆記和傳送書面資訊，而不是面對面互動。現在他被賦予了領導一個團隊來處理一個聲望很高的專案的責任。但在那之前，他必須獲得董事會的專案批准。你能否建議他應該使用哪種溝通風格才能取得成功？與你的導師討論。

總結

溝通風格指的是進行溝通行為的方式。

• 主要有三種溝通風格——

  • 攻擊性溝通風格
  • 被動溝通風格
  • 操縱性溝通風格
  • 自信型溝通風格

• 攻擊型溝通風格以強勢和敵對的方式呈現，並且總是涉及“我”的綜合症。

• 被動的溝通風格允許溝通者將他人的權利置於自己的權利之上，從而降低自己的自我價值。

• 採用操縱性溝通風格的人往往是陰險的、精明的和算計的。

• 自信型溝通風格被認為是最佳的溝通風格。它比其他溝通風格更理性、更恰當。

含義和定義

正如我們在本教程中所讀到的，溝通是商業組織中不可或缺的。然而，難以理解和混亂的溝通無法達到預期的效果，並會影響組織的工作環境。

在普通人的詞彙中，溝通被理解為我們所有人每天都會進行的談話和討論。雖然溝通的更廣泛含義涵蓋了所有的人際互動，但在管理學語境中，溝通不僅僅是毫無意義地談話、閒聊或喋喋不休。溝通並不像看起來那麼簡單。它是一個系統化的過程，具有溝通旨在實現的目標。它可以被定義為一個將任何思維過程轉化為簡單且有意義的表達的過程，並透過適當的渠道進行傳遞。

溝通需要有效率，才能使組織更好地、更順暢地運作。

有效溝通是指兩個或兩個以上的人之間的溝通，其中傳遞的資訊——

• 被正確編碼

• 透過適當的渠道傳遞

• 被接收

• 被接收者正確解碼並理解

換句話說，當溝通中的所有參與方（傳送者和接收者）對資訊賦予相似的含義，並認真傾聽所有說過的話，使傳送者感到被聽到和理解時，溝通就被認為是有效的。

在商業組織中，當員工之間共享的資訊或資料有效地促進了組織的商業成功時，溝通就被認為是有效的。

用 R.W. 格里芬的話來說，“有效溝通是指以這樣一種方式傳送資訊的過程，即接收到的資訊在含義上儘可能接近傳送的意圖”。

美國管理協會 (AMA) 根據以下十點定義了有效溝通——

• 清楚瞭解溝通主題和接收者。

• 確定溝通的目的。

• 瞭解溝通的環境。

• 與他人協商，計劃溝通。

• 考慮資訊的內容。

• 讓接收者瞭解溝通的價值。

• 必須有接收者的反饋。

• 正確界定溝通訊息是短期重要還是長期重要。

• 所有行動都必須與溝通相符。

• 良好的傾聽能力。

有效溝通是指能夠有效率地向他人傳達資訊的能力。擁有良好口頭、非口頭和書面溝通技巧的商業經理有助於促進公司內部人員之間為了商業利益共享資訊。

有效溝通的重要性

在本節中，我們將瞭解有效溝通的重要性——

建立和培養可持續且富有成效的關係

企業應將有效溝通作為重點，因為如果沒有有效溝通，就很難正確地建立和培養富有成效的關係。

為創新提供空間

有效溝通透過讓員工和管理層提出創新想法來促進商業組織的創新，這些想法可能進一步有助於組織的整體發展。

幫助構建一個有效的團隊

一個充滿有效或開放溝通的工作環境有助於建立一個有凝聚力和高效的團隊。有效溝通始終能提升員工計程車氣。它激發了員工為實現組織的共同目標而努力的熱情。如果提醒員工取得的成就，並讓他們感到自己正在為共同目標而努力，那麼定期的內部溝通還可以導致工作道德的改善。

有效的管理

當管理層和員工之間存在無障礙和開放的溝通時，會導致組織進步步伐的穩步提升。因此，有效溝通產生有效的管理。管理者瞭解員工的態度和不滿，員工瞭解管理者對他們的態度以及組織的政策。

促進組織的整體發展

有效溝通建立了理想的人際關係、部門間關係和管理層與員工關係，而這些關係反過來又是實現組織願景的必要先決條件。換句話說，有效溝通有助於企業的整體發展。

在職業層面上，瞭解如何充分處理同事關係、即使在壓力大的情況下也能做出正確的決定至關重要。這就是有效溝通技巧日益受到重視的原因之一。

組織中的有效溝通使員工能夠加深與他人的聯絡，並提高團隊合作、決策和解決問題的能力。

有效溝通的特徵

有效溝通的特徵或原則對於確保富有成效的溝通至關重要。主要特徵如下——

資訊的完整性

溝通必須完整，以免使接收者困惑。更好的溝通有助於接收者做出更好的決策。它發展並提升了組織的聲譽。

資訊的清晰度和完整性

要傳達或傳送的資訊必須具有清晰度和完整性，以便更好地理解。清晰的思想和理念增強了資訊的意義。資訊的核心和實質應基於誠實和準確性。

資訊的簡潔性

預期資訊必須沒有冗餘，並且應該寫得一目瞭然。傳送給接收者的簡短且易懂的資訊總是具有吸引力和可理解性。它節省了時間和成本，因為它可以立即被理解。

考慮物理環境和接收者

為了使溝通更有效，必須考慮整體的物理環境，即溝通媒介和工作環境。資訊的內容必須考慮到接收者的態度、知識和職位。

資訊的清晰度

資訊應具有清晰的思想和理念，以便於理解。清晰的資訊使用準確、恰當和具體的詞語和符號。

保持禮貌

傳送者的資訊應以禮貌、體貼和熱情的形式起草或準備。它必須表明傳送者對接收者的尊重，並且要積極和以接收者為中心。

資訊的正確性

資訊的起草應以確保最終資訊沒有任何語法錯誤和句子重複的方式進行。資訊應準確、正確並及時。

有效的商務溝通

成功的商業在很大程度上依賴於有效的商務溝通。有效的溝通技巧對於在同事、客戶、老闆和媒體之間建立積極有效的互動至關重要。

對於任何組織中所有階段的商業生活中所有人員來說，這都是重中之重。

儘管組織中的每位員工都吹噓自己已經掌握了有效的商務溝通技巧，但仍然存在著不斷改進這些技巧的需求。

有效的商務溝通方法

我們現在將簡要了解有效的商務溝通的不同方法——

• 基於網路的溝通——隨時隨地進行更好、更有效的溝通。

• 視訊會議——這允許不同地點的人員舉行互動會議。

• 報告 − 這對於記錄任何部門的活動非常重要。

• 簡報 − 這是所有型別組織中一種流行的溝通方式，通常涉及視聽材料，例如報告副本，或在 Microsoft PowerPoint 或 Adobe Flash 中準備的材料。

• 電話會議 − 這允許遠距離通話。

• 論壇版塊 − 這允許人們在中心位置即時釋出資訊。

• 面對面會議 − 此類會議的性質是私人的，應隨後進行書面跟蹤。

有效的商務溝通還可以進一步分類為 −

• 有效的口頭商務溝通

• 有效的書面商務溝通

有效的口頭商務溝通

有效的商務溝通主要涉及傾聽和說話。說話者和聽眾都有責任使資訊清晰易懂。此外，肢體語言、語調、詞語和短語的選擇、資訊澄清和溝通風格也發揮作用，並影響人際交往和互動效率。

有效的口頭商務溝通技巧

在本節中，我們將討論有效的口頭商務溝通的不同技巧。這些技巧如下所述 −

• 演講者應該知道如何表達他們的資訊，以便聽眾能夠很好地理解它，並以與資訊本身一致的方式傳遞它。

• 演講或口語應措辭恰當，簡潔明瞭。

• 演講應具有語境，例如嚴肅的問題最好以嚴肅的語氣傳遞。

• 瞭解聽眾及其反應對於構思演講主題至關重要。

• 對於有效的商務溝通，安靜的環境非常重要。如果一方受到外部和內部干擾因素（如聲音）的干擾，溝通將無法取得預期的效果。

• 所有相關人員的參與對於使溝通有效至關重要。參與意味著完全專注於討論或分析。

• 有效的或積極的傾聽對於溝通參與者至關重要。在有效的溝通中，說話者和聽眾都應練習積極傾聽。

• 為了成為更好的傾聽者，需要在談話過程中消除所有干擾。

• 積極傾聽包括眼神交流、點頭、手勢和簡短的評論以表示理解。根據這些手勢和評論，可以評估聽眾的理解和反應。如果聽眾似乎感到困惑，說話者需要重新評估資訊的措辭或傳遞方式。

• 聽眾可以提出問題，驗證所說內容，並在必要時提供意見。

• 在與某人交談或互動時，不要只是聽他們所說的話——而要專心致志並進行心理記錄。

• 在討論或重要對話中提問增加了溝通的權重。它還有助於參與者瞭解他們需要了解的所有資訊。這表明他們在傾聽並確認理解，並表示尊重。

• 問題是使溝通有效的強大工具。它使相關人員能夠獲得所需的反饋。

• 在溝透過程中通常需要提出兩種型別的問題。

• 封閉式問題，通常用“是”或“否”來回答，當溝通者希望快速收集基本資訊或希望在沒有冗長解釋的情況下獲得答案時，這些問題必不可少。

• 開放式問題提供了更廣泛、更全面的答案。

反饋是溝通的重要組成部分，在溝透過程中所有相關人員都迫切需要反饋。它標誌著溝透過程的結束。一方的溝通者應以其目標能夠對所提供的資訊提供反饋或批評的方式傳達其資訊。

在特定的對話、討論或會議中，應制定適當且相關的溝通型別和媒介。應顯示視覺效果，以愉悅且易於接受的方式呈現資訊。

強化積極和支援的文化將培養員工之間的清晰理解。溝通公司文化的一種非常有效的方式是藉助文化手冊。

如果雙方都交叉雙臂，緊咬牙關，拒絕彼此對視，那麼很難進行公開溝通。非語言交流，如手勢、語調、眼神交流，比口語更有意義。如果非語言資訊壓倒了對話，最好等到情況穩定後再進行溝通。點頭並保持開放的姿勢，表明您正在吸收對方所說的話。

有效的書面商務溝通

有效的書面商務溝通是商業組織中溝通系統不可或缺的一部分。並非所有溝通都可以是口頭的。必須有一些媒介可以讓組織以書面形式進行溝通。

電子郵件、手冊、報告、信件、廣告、演講、文章、PowerPoint 簡報都是商務書面溝通的例項。

儘管現在線上生成的書面溝通佔壓倒性多數，但寫作良好的需求並沒有減少。組織以電子郵件、社交媒體帖子、指南、手冊、手冊、報告和提案的形式產生越來越多的書面溝通。

書面商務溝通的優點

以下是書面商務溝通的優點 −

• 書面商務溝通可以進行編輯和修改。

• 它們提供了資訊的永久記錄，可以用作先例。

• 使收件人能夠審查資訊並提供適當的反饋

• 它們被認為更有效地用於包含事實和資料等複雜的商務溝通

• 它們提高了組織間的效率並增強了組織的形象

• 它們可以作為硬複製的先例儲存。

書面商務溝通的缺點

以下是書面商務溝通的缺點 −

• 與面對面溝通相比，獲得反饋存在延遲；在需要快速響應的商業情況下，這會導致沮喪和不確定性。

• 撰寫資訊時耗時

有效的書面溝通技巧

溝通型別

在本節中，我們將討論不同型別的溝通。不同型別如下 −

• 口頭和非口頭溝通

• 正式和非正式溝通

• 向下和向上溝通

溝通對於任何企業的成功都至關重要。根據情況和業務需求，溝通型別會有所不同。

溝通通常基於資訊本身的性質和特徵及其傳送的上下文。溝通渠道的選擇和溝通風格會影響溝通。

口頭溝通

口頭溝通是指以口頭方式傳遞資訊的溝通形式；其中溝通是透過口頭或書面方式進行的。

口頭溝通的組成部分

以下是口頭溝通的不同組成部分 −

• 易懂的語言

• 詞語選擇

• 語調（口語中的重音模式）

• 語氣

• 肢體語言

• 眼神行為（視學）

• 視覺效果（圖片、地圖、圖表、圖形、顏色、標誌等）

• 聽覺元素（聲音、曲調、口哨聲等）

非口頭溝通

非口頭溝通是指透過各種無聲或未說出口的媒介進行的溝通。

正式和非正式溝通

組織中存在兩種溝通渠道——正式和非正式。

正式溝通是指正式或“官方”的溝通。這些是公認的溝通系統的一部分，該系統參與組織的運營。

非正式溝通源於在組織內一起工作的員工之間的社互動動。這些基於其中普遍存在的慣例、習俗和文化。

下表顯示了正式和非正式溝通之間的區別。

什麼是小道訊息？

小道訊息是指組織中的一種非正式溝通方式。這是一種透過非正式對話或八卦傳播資訊的人際方法。它被發現比正式的更有效。

非正式溝通的型別

在本節中，我們將討論不同型別的非正式溝通。

單鏈

在單鏈中，資訊由一個人傳遞給另一個人，後者又將其傳遞給其他人，並且此過程繼續進行。

簇鏈

在簇鏈中，資訊由一個人傳遞給其可靠的人，後者將其傳遞給他們的可靠朋友，並且溝通繼續進行。

機率鏈

在機率鏈中，一個人將資訊傳遞給隨機選擇的人，並且溝通繼續進行。

流言傳播鏈

在流言傳播鏈中，一個人將資訊傳遞給一群人，而這群人又將其傳遞給更多的人，資訊就這樣傳播開來。

向下和向上溝通

溝通在組織中以不同的方向進行——向下、向上或橫向。在本節中，我們將討論向下和向上溝通方向以及它們之間的一些基本差異。

向下溝通

• 當溝通從組織層次結構中較高層級的人員流向較低層級的人員時。

• 向下溝通可以是口頭的，也可以是書面的。

• 例如，口頭向下溝通媒介包括指示、演講、會議、電話交談、擴音器以及小道訊息。

• 例如，書面向下溝通媒介包括備忘錄、信函、電子郵件、手冊、小冊子、政策宣告、程式、通知和電子新聞顯示。

• 較高許可權或組織的最高層級主動發起此類溝通。

• 向下溝通從上級權威向下傳遞給下屬，直到層次結構的底層。對向下溝通的回應沿相同路徑向上移動。

• 向下溝通被稱為指令型溝通系統。

• 它適用於組織中存在的專制環境。

向上溝通

• 向上溝通從下屬到上級，並繼續向上沿著組織層次結構傳遞。

• 它被稱為下屬發起型溝通，因為向上溝通的過程始於組織底層的人員。

• 與向下溝通不同，向上溝通本質上是非指導性的。

• 它在組織中建立了一種參與式的工作文化，因為在這個溝透過程中，員工感到可以自由地向上級傳達他們的不滿和保留意見。

• 它使高層管理人員能夠獲得來自基層員工的反饋，從而提高組織的進步和繁榮。

• 它培養了管理層和員工之間的相互信任，並有利於組織中牢固的人際關係的成長，從而導致組織的全面發展。

• 透過這種溝透過程，員工可以參與制定新的政策或改變過時的政策。

• 除了指揮鏈之外，向上溝通的典型方式包括建議、申訴和申冤程式、投訴系統、諮詢會議、小道訊息、小組會議等。

• 向上溝通也稱為協商式管理。

總結

• 溝通是商業組織中不可或缺的。

• 用 R.W. 格里芬的話來說，“有效溝通是指以這樣一種方式傳送資訊的過程，即接收到的資訊在含義上儘可能接近傳送的意圖”。

• 成功的商業在很大程度上依賴於有效的商業溝通。

• 有效的商務溝通還可以進一步分類為 −

  • 有效的口頭商務溝通

  • 有效的書面商務溝通

• 有效的書面商務溝通是商業組織溝通系統中不可或缺的一部分。

• 不同型別如下：

• 口頭和非口頭溝通

• 正式和非正式溝通

• 向下和向上溝通

• 流言是指組織中非正式的溝通方式。

有效溝通 - 過程

溝透過程是指資訊或訊息從傳送者透過選定的渠道傳遞到接收者，克服影響其速度的障礙的過程。

溝透過程是一個迴圈過程，因為它以傳送者開始，並以傳送者接收反饋的形式結束。它在整個組織中向上、向下和橫向進行。

溝透過程本身必須是一個持續的動態互動過程，既受許多變數的影響，也影響著許多變數。

溝透過程包括某些步驟，每個步驟都構成有效溝通的要素。

以下是溝透過程重要步驟的簡要分析。

溝透過程中的不同要素

我們現在將瞭解溝透過程中的不同要素。

傳送者

溝透過程的基石是由傳遞或傳送訊息的人奠定的。他是訊息的傳送者，訊息可以是想法、觀念、圖片、符號、報告或命令，以及姿勢和手勢，甚至是一瞬間的笑容。因此，傳送者是需要傳遞的訊息的發起者。在產生想法、資訊等之後，傳送者會將其編碼成接收者能夠理解的方式。

資訊

資訊是指透過語言（如演講和寫作）、符號、圖片或符號傳達的資訊，具體取決於情況以及希望傳送的資訊的性質和重要性。資訊是溝通的核心。它是傳送者希望傳達給接收者的內容。它可以是口頭的（書面和口頭）；或非口頭的，即圖片或符號等。

編碼

編碼是將目標資訊放入合適的媒介中，該媒介可以是口頭的或非口頭的，具體取決於情況、時間、空間以及要傳送的資訊的性質。傳送者將資訊轉換成一系列符號、圖片或文字，然後傳達給目標接收者。編碼是溝透過程中的重要步驟，因為錯誤和不恰當的編碼可能會破壞溝透過程的真正意圖。

渠道

渠道是指資訊流動或傳輸的方式或模式。資訊透過連線傳送者和接收者的渠道傳輸。資訊可以是口頭的或書面的，可以透過備忘錄、計算機、電話、手機、應用程式或電視傳輸。

由於每個渠道都有其優點和缺點，因此正確選擇渠道對於有效溝通至關重要。

接收者

接收者是資訊的目標物件。他可以是聽眾、讀者或觀看者。接收者任何方面的疏忽都可能使溝通無效。接收者需要儘可能全面地理解發送的資訊，以便實現溝通的真正意圖。接收者解碼資訊的程度取決於他對資訊主題的瞭解、經驗、信任以及與傳送者的關係。

接收者在溝透過程中與傳送者一樣重要。它是過程的另一端。接收者應具備接收資訊的合適條件，即他/她應擁有活躍的溝通渠道，並且不應被其他想法佔據，這些想法可能會導致他/她對資訊關注不足。

解碼

解碼是指將傳送的資訊解釋或轉換為可理解的語言。它簡單地意味著理解資訊。接收者在接收資訊後對其進行解釋，並試圖以最佳方式理解它。

反饋

反饋是溝透過程的最終方面。它指的是接收者對傳送者傳送給他的資訊的回應。反饋對於確保資訊已被有效編碼、傳送、解碼和理解至關重要。

它是溝透過程的最後一步，並確認接收者已原原本本地接收到資訊。換句話說，接收者已正確理解發送者想要表達的資訊。它有助於使溝通有效和有目標。

請考慮以下與溝透過程中的反饋相關的要點：

• 它增強了溝通的有效性，因為它允許傳送者瞭解其資訊的有效性。

• 它使傳送者能夠知道他/她的資訊是否已被正確理解。

• 反饋分析有助於改進未來的資訊。反饋與資訊一樣，可以是口頭的或非口頭的，並透過精心選擇的溝通渠道進行傳輸。

• 我們可以將上述步驟表示為模型，即溝透過程模型。

反饋型別

世界著名的領導力專家凱文·尤傑伯裡提到了四種反饋型別。型別如下：

• 負面反饋或關於過去行為的糾正性評論

• 正面反饋或關於未來行為的肯定性評論

• 負面前饋或關於未來行為的糾正性評論

• 正面前饋或關於未來行為的肯定性評論

溝透過程模型

現在讓我們看看溝透過程模型：

然而，溝透過程並不像看起來那樣順利或沒有障礙。從傳輸到接收，資訊在任何階段都可能受到許多因素的干擾或破壞，這些因素被稱為有效溝通的障礙。其中一個因素是溝通方法的選擇不當。除了溝通方法選擇不當之外，其他溝通障礙還包括噪音和其他物理干擾、語言問題以及未能識別非語言訊號。我們將在後續章節中討論這些溝通障礙。

總結

• 溝透過程是指資訊或訊息從傳送者透過選定的渠道傳遞到接收者，克服影響其速度的障礙的過程。

• 溝透過程中的不同要素：

  • 傳送者

  • 資訊

  • 編碼

  • 渠道

  • 接收者

  • 解碼

  • 反饋

• 世界著名的領導力專家凱文·尤傑伯裡提到了四種反饋型別。型別如下：

  • 負面反饋或關於過去行為的糾正性評論

  • 正面反饋或關於未來行為的肯定性評論

  • 負面前饋或關於未來行為的糾正性評論

  • 正面前饋或關於未來行為的肯定性評論

有效溝通 - 模型

模型是用來遵循或模仿的事物。溝通模型為建立標準的溝通系統並確保商業組織中有效溝通提供了輸入。它們是從組織的角度進行考察的。每個組織都建立了自己的溝通系統，大多是從流行的溝通模型中汲取靈感。

• 溝通模型是用於解釋人類溝透過程的概念模型。

• 模型是溝透過程的視覺表現形式。

• 第一個正式的溝通模型是由克勞德·艾爾伍德·夏農於1948年提出的，並由沃倫·韋弗作序出版。該模型通常被稱為夏農-韋弗溝通模型。

在接下來的章節中，讓我們討論一些基本的溝通模型，以便於理解，這將幫助我們為企業和其他領域制定有效的溝通模型。

單向溝通模型

它也被稱為線性溝通模型，因為它以直線方式從傳送者到接收者，用於告知、說服或命令。

在這種型別的溝通中，資訊只從一個點傳輸到另一個點或在單一時間點傳輸到多個點。

接收點沒有資訊傳輸。在這裡，接收者是被動的。

單向溝通主要用於傳輸當前資訊，例如天氣資訊、迫在眉睫的災難資訊、新聞釋出會上的節目和公開觀察以及透過廣播和電視廣播。天氣現象的準確時間和強度透過單向溝通媒介進行傳輸或溝通。

與雙向溝通一樣，在單向溝通中，資訊的傳送者和接收者不僅可以是人，還可以是計算機或自動裝置。

它包括髮送方對訊息進行編碼，並透過適當的通道將其傳輸到接收方，同時存在噪聲。

它假設通訊有一個明確的開始和結束。

亞里士多德傳播模型可以被認為是一種單向傳播模型，其中傳送方將資訊或訊息傳送給接收方，以影響他們並使其做出相應的反應。該模型被認為是公共演講、研討會、講座中脫穎而出的黃金法則，傳送方透過設計引人入勝的內容，將資訊傳遞給接收方，而接收方則簡單地做出相應的反應。

亞里士多德是第一個倡議並設計傳播模型的人。

該模型的一個主要缺點是缺乏接收方的反饋。

在這種型別的模型中，傳送方是主動成員，而接收方是被動成員。

交易模型

“交易”簡單地意味著人與人之間的交流或互動。它基於“交換”或“給予和獲取”的基本前提。

因此，交易傳播模型指的是傳送方和接收方之間訊息或資訊的交換，雙方輪流傳送或接收訊息。

該模型是最通用的傳播模型，因為即使我們日常的互動也是交易傳播模型的例項。

當參與者擁有相似的環境、彼此瞭解並共享相同的社會系統時，交易模型會變得更加高效和有效。在此過程中，每個人都會根據其背景、經驗、態度、文化信仰和自尊等因素做出反應。

正確選擇通道可以提高所傳達訊息的效率和可靠性。

互動式傳播模型

互動式傳播模型也稱為融合模型。

根據該模型，想法和資訊的交換是雙向進行的，從傳送方到接收方，反之亦然。

傳播過程發生在人與人或機器之間，以口頭和非口頭的形式進行。

傳送方將訊息傳送給接收方，然後接收方成為傳送方並將訊息傳送給原始傳送方。

它強調反饋，表明傳播不是單向的，而是雙向的過程。

參與者不是單向地將資訊從傳送方傳送到接收方，而是雙方都來回傳送資訊。

傳播學者和權威人士威爾伯·施拉姆也提出，傳送方和接收方都會對資訊進行解讀，而不是準確地評估資訊的含義。

但是，在此模型中，反饋不是同時發生的，通常需要時間，因為此模型主要用於網際網路。

互動模型的組成部分

在本節中，我們將考慮與互動式傳播模型相關的組成部分。這是傳播的主要模型之一 -

• 傳送方和接收方既充當編碼器和解碼器，又是訊息的來源。

• 訊息是要傳達的資訊。

• 反饋，即解碼器在接收第一條訊息後形成第二條訊息。

• 經驗領域是指影響訊息形成和解釋的經驗和知識。這種知識和經驗通常是由訊息形成和解釋的文化、心理、社會和情境環境所塑造的。

• 互動模型還主張噪音和傳播障礙的概念，例如語言、網路問題、通道選擇不當，這些都會影響傳播模型。

• 網際網路、社交媒體、互動營銷、自動取款機、網上購物、聊天室是互動式傳播模型的例子。

傳播模型的有效性

傳播模型是系統研究傳播各個方面的真實成果。傳播模型透過人們可以理解類似系統或結構的方式，對系統或結構有一個整體的理解。

請考慮以下與傳播模型的重要性相關的要點 -

• 傳播模型有助於識別和理解所研究的傳播過程的組成部分和關係。

• 模型代表了對傳播各個方面的新思想和思考，這有助於我們規劃有效的傳播系統。它們對傳播研究人員和學生起到了刺激作用。

• 模型是傳播過程的圖示表示。

• 它們用於傳播領域的科研和調查。

• 由於傳播是一個難以理解的僵化過程，因此傳播模型可以成為理解這種僵化的重要來源。

• 模型預測未來更有效的傳播。它們還可以預測特定傳播過程的成功或失敗。

• 模型透過以簡化的方式提供資訊來解釋現象，否則這些資訊可能會很複雜或模稜兩可。

• 我們可以使用傳播模型來分析實際問題並防止未來問題的發生。

傳播模型的相關性不容忽視。它們有助於實現有效的傳播系統。

總結

• 傳播模型為建立標準的傳播系統並確保企業組織中的有效傳播提供投入。

• 不同的模型有 -

  • 單向溝通模型

  • 交易模型

  • 互動式傳播模型

• 傳播模型是系統研究傳播各個方面的真實成果。

有效溝通 - 障礙

正如我們所學到的，溝通是組織的生命線。溝通順暢流程的輕微干擾，無論是向下和向上、橫向和縱向等，都可能給組織帶來巨大的損失。

有效溝通在企業組織中至關重要，以便及時準確地提供所需資訊，培養理解和良好的內部和部門間關係。因此，可以共同、有效和高效地努力實現組織目標。

什麼是障礙？

障礙是指阻止組織內外資訊移動、流動和訪問的障礙或障礙。

在溝通的詞彙中，障礙是指可能扭曲或阻止組織內部溝通的特定專案。它影響思想、想法和資訊的有效交流。

簡而言之，任何在任何層面上阻礙溝透過程的事物都是有效溝通的障礙。

障礙可能源於溝透過程中的任何一點。

• 它們可能是由傳送方引起的。

• 它們可能存在於訊息傳輸媒體中。

• 它們可能在接收訊息時出現。

• 接收方可能在理解訊息方面存在問題等。

讓我們簡要討論一下這些障礙的來源。

傳送方造成的障礙

特定內容的溝通成功很大程度上取決於傳送方，因為他是負責起草和最終確定要傳送的訊息的人。他/她是溝通的發起者。

傳送方在起草或執行溝通時需要極其謹慎，以避免將障礙引入流程。

傳送方產生的障礙如下 -

• 缺乏對接收方的瞭解或想法不足。

• 消極的態度或缺乏對資訊的興趣；不願傳達它。

• 對接收方的消極態度。

• 傳送方在傳輸資訊時選擇不合適的溝通渠道或媒介。

• 傳送方的溝通技巧差，例如使用不恰當和高調的詞語；語法錯誤、冗長和不必要地使用習語、短語、行話或俚語等。

• 無法確定傳達資訊的合適時機。

• 無法決定要傳達的資訊內容；它扼殺了溝通的有效性。

• 偏見，即以偏見或自以為是的態度開始任何溝通，都可能對溝透過程的發展造成相當大的損害。

• 缺乏對接收方反饋的關注；它挫敗了溝通的意圖。

訊息傳輸中的障礙

與訊息傳輸相關的障礙如下 -

• 妨礙訊息順利傳輸的事物稱為訊息傳輸中的障礙。

由於以下障礙，訊息傳輸被打亂 -

接收問題

現在讓我們看看在溝透過程中接收訊息時遇到的不同問題。問題如下 -

• 當另一端的接收方收到訊息、理解它並向傳送方傳送所需的反饋時，傳送訊息的過程就完成了。

• 如果在接收訊息時存在問題，則傳送訊息的整個目的就會失敗。

• 資訊是傳送方分享感受、想法和觀點的載體。它是傳送方的心理意象傳遞給接收方的方式。

• 資訊傳遞的效果可能清晰明瞭，也可能模糊不清，甚至產生誤導，這取決於溝透過程中所有要素是否得到了充分的考慮和處理。

• 資訊的含義是由接收者賦予的。如果傳送者對資訊的理解與接收者對所接收資訊的理解不同，那麼資訊的意圖就會發生扭曲。

• 事實上，溝通面臨的主要挑戰之一就是確保傳送者想要表達的含義與接收者在接收資訊時賦予的含義相同。

接收過程中產生的問題因素

• 資訊接收所使用的溝通渠道不佳。

• 與溝通媒介相關的技術問題。

• 沒有使用一些常見的溝通問題分析工具。

• 接收者缺乏語言和語義技能。

接收者理解方面的問題

在溝通鏈中，接收者與傳送者同等重要。接收者能夠按照發送者期望的方式理解資訊是傳送資訊的根本目標。

然而，有時接收者在理解資訊方面會出現問題。接收者理解能力的不足會導致傳送者產生偏見。這是由於以下因素造成的。

應對有效溝通的障礙

溝通障礙不僅會破壞資訊的意圖，而且從長遠來看會影響組織的順利運作和發展。誠然，溝通是任何企業組織的生命線，無論其規模和影響力如何。

應對溝通障礙需要被給予最高優先順序，以便在企業內部和外部保持持續、不受干擾的溝通。

在接下來的章節中，我們將探討如何應對不同的溝通障礙。

• 如何應對非語言和語言溝通中的障礙。

• 如何應對書面溝通中的障礙。

如何應對非語言溝通中的障礙？

應對非語言溝通中的障礙並不像看起來那麼容易。如果一個人的非語言技能較差，他/她可能會向對方傳遞錯誤或負面的資訊。

以下是應對非語言溝通障礙的方法：

• 在面對面的交談中，非語言溝通往往被認為是理所當然的，但溝通不僅僅是說話和傾聽。正是這些非語言溝通元素可以提供大量資訊，並且可以成為一種重要的學習手段。

• 與對方建立直接的眼神交流；這不僅可以提高你的自信水平，還可以讓對方感到舒適，從而願意與你進行溝通。

• 面部表情要友好，例如微笑；這會在你和聽眾之間創造一種友善和愉快的氛圍。

• 重要的是要記住，我們不僅用聲音，也用身體進行溝通。儘量避免做一些會分散聽眾注意力的動作，例如：

  • 搓手（因為緊張）

  • 把手放在口袋裡

  • 緊張地踱步

  • 一動不動

  • 在整個演示過程中都靠在講臺上

  • 不斷地用鋼筆或鉛筆比劃

  • 習慣於翻動紙張或點選筆

  • 雙手交叉抱在胸前（可能表示防禦性）

  • 不恰當的笑聲（可能表示焦慮）

如何應對語言溝通中的障礙？

現在我們將學習如何應對語言溝通中的障礙。

有效傾聽的障礙

障礙是對有效溝通成功的威脅。它們使溝通變得難以接近、難以理解，從而扼殺了其有效性的前景。

當有人在告訴你一些事情時，你的思緒有多少次會走神？這種情況通常發生在討論的話題對你沒有興趣的時候。有時談話可能過於冗長和乏味。

有時，討論的話題可能很有趣，但說話者卻無法吸引你的注意力，或者你可能由於缺乏對話題、說話者的詞彙或語言的瞭解而無法理解。

為了能夠有效地傾聽，必須要有動力和興趣參與對話。然而，即使有動力和興趣，也可能存在一些障礙影響我們有效傾聽的能力。

我們將在後續章節中討論有效傾聽的障礙。

語言/語義障礙

這是最常見的傾聽障礙之一。語言學習者通常會面臨這種障礙。

不熟悉的詞彙

說話者使用的詞語你可能不熟悉。說話者可能會使用一些難詞和專業術語。因此，你無法理解說話者在說什麼。

連貫語音的要素

說話者語速太快。停頓很少，節奏可能也不熟悉。由於縮略詞、簡化和連讀，你無法識別熟悉的單詞。例如，說話者說“I scream”，而你聽到的是“ice-cream”。

無法根據語境預測、猜測和解釋含義

一個關注聲音結構的人會意識到，快速說出的“Idrankitfirst”可能表示“I drank it first”或“I’d rank it first”。你應該能夠根據語境識別它是“I drank it first”還是“I’d rank it first”。有時說話者暗示了一些東西，但沒有明確表達出來。“That would be all, thank you”是一種禮貌且間接的方式，告訴某人你不再需要他們的服務，而不是更直接的“You may leave now”。雖然說話者沒有明確表達自己的意圖，但你可以從語境中猜測出意思。

只記住了詞語，卻失去了想法

如果你專注於說話者說的每一個詞，尤其是在長時間內需要這樣做的情況下，你就會失去思路。結果，你可能理解了幾乎所有詞語的意思，但沒有抓住要點。你無法區分重要資訊和不重要資訊。

社會文化障礙

社會文化障礙也會阻礙有效傾聽。

不同的文化背景

由於你和說話者之間存在文化差異，說話者的口音和單詞的發音可能你不熟悉。

不熟悉的話題

你可能不熟悉某個特定的話題，因為你不熟悉某種特定的文化，或者不知道某個特定社會的生活方式。

心理障礙

在本節中，我們將討論有效傾聽的不同心理障礙

在傾聽之前就形成意見和得出結論

瞭解傾聽的目的不是壞事。但你甚至可能在說話者說話之前就對他/她形成意見。

你可能會對要談論的話題做出假設，並在說話者說話之前就得出結論。這可能會阻礙你的思維，導致你無法傾聽。

對話題缺乏興趣

如果你對說話者的話題沒有任何興趣，你可能就不會傾聽。

無法集中注意力

做白日夢和思想開小差可能會妨礙你傾聽。

偏見

你可能會拒絕傾聽與你的想法和信念相違背的東西。你只聽你想聽的東西。

物理障礙

生理障礙也會阻礙有效傾聽。讓我們看看這些生理障礙是什麼。

嘈雜的環境

環境可能過於嘈雜，這可能會影響傾聽。

身體距離

你可能離說話者太遠或太近，無法清楚地聽到。

如何應對書面溝通中的障礙

無效的書面溝通可能會顛覆資訊內容中所有良好的意圖。它可能會阻止求職者獲得理想的工作，阻止升職，取消交易，並可能損害組織的形象。

書面溝通中的障礙會完全扭曲傳送的資訊內容，導致溝通中斷。

因此，必須應對書面溝通中的障礙，以確保建立有效的溝通。

以下是應對這些障礙的必要方法。

合適的人員

• 在任何組織的招聘過程中，都應該優先考慮那些精通口語和書面語言的人才。

• 應該定期為新員工和現有員工提供適當的培訓，以提高他們的有效溝通技能。

• 起草溝通內容的人員應該精通口語和書面語言。

合適的語言

• 在所有組織的書面溝通中，都應該強調簡潔、清晰和正確。

合適的呈現方式

• 使你的演示或寫作幾乎沒有錯誤。

• 避免在資訊中出現諸如“loose”代替“lose”；“there”代替“their”；“too”代替“to”等愚蠢的錯誤。在最終確定內容之前，始終要對其進行編輯和拼寫檢查。

合適的內容

• 關注資訊真正想要傳達的內容；避免在通訊主題上浪費時間。

• 內容需要簡潔、扼要且有意義。

合適的順序

• 書面資訊應該按順序編寫，表明其中呈現的事項的正確含義和順序。

合適的渠道

• 考慮到資訊的內容和時間，溝通者應該選擇最合適的渠道來傳遞資訊。

• 如果資訊是機密的或包含任何敏感資訊，則應透過提供更高安全性的媒介傳送，例如加密電子郵件。

合適的反饋

• 不恰當或錯誤的反饋會違背傳送資訊的初衷。它會導致溝通中斷。

• 因此，資訊應該以期望的方式編寫，並透過合適的渠道傳送，以便確保及時收到接收者的反饋。

有效溝通——溝通不良的因素

企業組織內部和外部缺乏有效的溝通被稱為溝通不良。它會影響思想的自由流動、員工的生產力、員工的合作、創新，並最終擾亂組織人力資源的整體效率。

溝通不良的因素存在於所有型別的溝通中。我們在前面的章節中已經學習了這些障礙。

溝通不良的原因

下圖顯示了溝通不良的不同原因：

此外，員工缺乏敬業精神、員工經驗不足、恐懼和不滿情緒、員工和管理人員無意識的不稱職等也可能導致溝通不良。

溝通不良的後果

溝通不良會對員工以及組織的整體生產力和效率產生災難性的影響。

以下是企業組織中溝通不良的一些後果。

• 接收者無法理解資訊會導致混亂和誤解。

• 溝通不良會影響聽眾在口頭溝通中的注意力，從而破壞資訊的意思。

• 溝通不暢會導致歧義，從而歪曲資訊或口語內容。

• 溝通不暢會導致歧義，從而歪曲資訊或口語內容。

• 這會導致行動不完整，因為傳送或口語資訊的內容沒有被接收者理解。

• 企業與客戶之間的溝通不暢會影響銷售，最終阻礙企業的發展。

• 管理層與員工之間的溝通不暢會導致士氣低落，並影響整體生產力。員工不願意與溝通能力差的經理合作。

• 管理層與員工之間的溝通不暢會導致士氣低落，並影響整體生產力。員工不願意與溝通能力差的經理合作。

• 工作時間損失，因為提供的指示和傳送的資訊超出了接收者或員工的理解範圍。

• 溝通不暢通常會導致組織中員工的沮喪。

• 如果溝通不開放且無效，人們可能會感到被排除在外。

• 溝通不暢會導致多種衝突，從而扼殺組織發展和繁榮的前景。

總結

• 正如我們所學到的，溝通是組織的生命線。溝通順暢流程的輕微干擾，無論是向下和向上、橫向和縱向等，都可能給組織帶來巨大的損失。

• 障礙是指阻止組織內外資訊移動、流動和訪問的障礙或障礙。

• 障礙的來源多種多樣 -

  • 傳送方造成的障礙

  • 訊息傳輸中的障礙

  • 接收問題

• 有效傾聽的障礙包括 -

  • 語言/語義障礙

  • 社會文化障礙

  • 心理障礙

  • 物理障礙

• 處理書面溝通障礙的方法 -

  • 合適的人

  • 合適的語言

  • 合適的呈現方式

  • 合適的內容

  • 合適的順序

  • 合適的渠道

  • 合適的反饋

• 在企業組織內部及外部缺乏有效的溝通被稱為溝通不暢。

• 溝通不良會對員工以及組織的整體生產力和效率產生災難性的影響。

職場溝通

招聘溝通圍繞著僱主與求職者之間的書面溝通和對話展開。

僱主會與求職者或潛在人才溝通職位空缺、公司文化、福利待遇和保障等資訊。僱主會利用創造性的方式吸引和留住優秀人才。

• 潛在候選人會透過不同的媒介與僱主溝通他們感興趣並願意工作的意願。

• 招聘溝通是求職者說服僱主聘用他的可行方式，透過證明他的知識、專業技能和能力能夠以最佳方式滿足工作要求。

• 找工作不是單一事件，而是一個過程。求職者必須在求職過程中投入時間和精力。

• 即使在激烈的競爭中，找到一份好工作也並不像看起來那麼困難。

• 另一個需要關注的事實是，獲得職位（這裡指“工作”）的並不一定是“最有才華”的人，而更有可能是擁有出色求職技能並且表現足夠出色的人。

求職者必須經歷不同的階段才能獲得工作。這些階段如下。

瞭解你的潛能

求職者必須瞭解自己的潛能或資源，並對其進行徹底的評估。透過這種方式，他/她可以計劃求職過程的策略。

識別潛在僱主

求職者需要選擇他們想要從事和擅長的領域。如果他具備銀行行業所需的勝任能力，他可以選擇能夠滿足他作為求職者期望的僱主（任何一家現有的銀行）。

申請工作

在這個階段，求職者需要認真準備簡歷、履歷或個人資料。

面試；參與小組討論

在這個階段，求職者進入了求職的最後階段。成功完成此階段，他/她將獲得工作。

簡歷、履歷和個人資料

在本節中，我們將學習簡歷、履歷和個人資料，以及它們之間是否存在差異（如果有）。

簡歷、履歷或個人資料是個人教育背景、資格、先前工作經歷、其他技能的真實簡要說明，通常與求職申請一起傳送。

簡歷（CV）

短語“curriculum vitae”源於拉丁語，意為“人生歷程”。它提供了申請人的詳細情況，包括所有技能、所有擔任過的工作和職位、學位、專業從屬關係，按正確的順序排列。

簡歷是關於個人專業經驗和資格的深入且結構化的資訊。它比履歷更詳細。

與履歷一樣，簡歷也是一份尋求就業的個人相關資訊的清單。考慮到主題內容的長度，簡歷可能會擴充套件到三到四頁，具體取決於個人的年齡、經驗和成就。

一份好的簡歷的組成部分

由於簡歷作為申請人進入其所選工作的身份證明，因此應包含以下詳細資訊。

個人資訊

個人資訊包含地址、電子郵件、電話號碼、婚姻狀況、國籍、出生日期和地點，以及如果以專業方式使用社交媒體賬號，則新增社交媒體賬號。

教育背景

這包含按時間順序排列的資格，並提供真實資料。

工作經驗

這包括與工作相關的具體適用經驗，而不是泛泛而談。

技能總結

這包括申請人擁有的相關技能和經驗的簡要要點列表。新增此部分可以吸引招聘人員的注意力，他們會花幾秒鐘閱讀簡歷。這裡應優先考慮計算機技能。

語言技能

這包括申請人對語言的熟練程度（口語和寫作能力）。

興趣愛好和其他活動

興趣愛好和其他活動包括愛好、興趣以及與申請人相關的其他主題，與上下文相關。

案例研究

在申請賈瓦哈拉爾·尼赫魯大學教授職位時，拉胡爾記得有必要將申請信附上包含教育背景摘要、學術經歷、不同地點和不同職位教學經驗的詳細資訊、出版物（即書籍、文章、研究論文等）的詳細清單；學術榮譽和獎項。需要包含培訓、研討會、研討會、短期課程和會議的詳細資訊。

他認真謹慎地準備了簡歷併發送到目的地。兩週內他就收到了面試通知，並在面試中表現出色。他最終成功了。

履歷是如何運作的？

履歷，一個法語單詞，意為“摘要”。事實上，履歷包含了申請人的教育背景、專業技能、先前工作和個人興趣的摘要。

但是，履歷通常不會列出所有教育和專業資格，而只是突出特定的技能。

• 它旨在展示一份個性化的檔案，必須利用申請人有效的寫作技巧進行全面完善。

• 它應該簡潔明瞭，並且每個句子都必須真實可靠，並且不能誇大其詞。

以下是履歷示例圖片 -

撰寫良好的履歷的優勢

以下是撰寫良好的履歷的優勢 -

• 它是與申請人潛在僱主第一次有形的接觸；因此，保持“第一印象持久”的感覺至關重要。在這裡，僱主進行初步審查，以確定申請人是否符合工作的資格。

• 儘管履歷或簡歷可能不是聘用合格候選人的唯一依據，但它可能是他們被提前淘汰的原因。一份不吸引人的履歷會消除申請人申請相關工作的可能性。

• 履歷或簡歷的設計和起草方式應吸引僱主轉瞬即逝的目光，他們通常會花很少的時間在每份簡歷上。招聘人員會篩選數百份工作申請，即使只有幾個職位空缺。

• 它提供了突出獨特技能的機會。

個人資料是如何運作的？

個人資料是個人簡歷資料的簡稱。它主要包含有關個人的個人資訊。個人資訊包括 -

• 出生日期

• 身高、體重

• 父親姓名

• 母親姓名

• 性別

• 膚色

• 宗教信仰

• 婚姻狀況

• 國籍

• 永久地址

它包括教育背景、職業背景、技能、愛好、興趣、優勢、潛力和成就。它是申請工作的傳統檔案。個人資料也有助於婚姻溝通。

準備簡歷或履歷時的注意事項

在本節中，我們將學習在準備簡歷或履歷時需要考慮的注意事項 -

• 將你的簡歷或履歷控制在一個合理的長度內。

• 簡歷應真實可靠。

• 在首頁上，應提供足夠的個人資訊，以便潛在僱主能夠輕鬆聯絡你。

• 選擇一種突出關鍵技能、關鍵能力、關鍵成就或關鍵屬性的格式。

• 你的工作背景應從你目前的工作開始，然後倒序排列。

• 列出所有相關的資格。

• 不要包含負面或不相關的資訊。

• 包含參加的培訓或技能發展活動的詳細資訊。

• 使用質量非常好的紙張。

• 不要使用小於 11pt 的字型大小。

• 不要試圖縮小字型或縮小邊距以容納更多資訊。

• 使用良好的字型，如 Times New Roman 或 Arial

• 無論如何都不要出現任何拼寫或語法錯誤

• 使用專案符號段落。這將節省空間並使簡歷更有效。

• 強調最近的成就，以及與候選人申請的職位最相關的成就。

• 確實解釋職業或教育中的所有重大中斷。招聘人員不喜歡無法解釋的空白期。

• 提交簡歷時，必須附上求職信，讓讀者瞭解傳送的內容，以及它如何對讀者有益。

• 如果可能，在簡歷中包含推薦信。如果提供推薦信，請使用三到五封。

• 至少包含一位講師和至少一位僱主。

• 為了強調簡歷中的關鍵要點，請將它們放在合適的標題下，垂直列出，並提供詳細資訊。

• 不要包含冗長的模糊推薦信、推薦信、報紙剪報和小冊子。

• 校對草稿以避免錯誤和印刷錯誤。

什麼是求職信？

求職信，也稱為求職信，隨附於申請人的簡歷或履歷。

這封信代表了附在申請上的檔案。

它簡要說明了申請人對相關工作的興趣。有效的求職信很好地解釋了申請人對特定組織及其申請職位感興趣的原因。

求職信向僱主傳達了申請人申請的職位，以及是什麼讓他/她成為最合適的候選人，為什麼他/她應該被選中參加面試等。

撰寫有效求職信的技巧

• 始終附上求職信，即使沒有要求也要這樣做。

• 使用正式信函格式

• 提供你已證明技能的具體證據，並提供最近的例子，使你成為該職位的首選候選人

• 簡潔明瞭，堅持最重要的要點

• 真誠坦率地表達自己

• 在傳送檔案之前徹底編輯

一份好的求職信的組成部分

以下是求職信的不同組成部分：

• 申請人現住址

• 日期

• 僱主地址

• 稱呼：以“尊敬的某某先生/女士”開頭；如果不知道姓氏，只需寫“尊敬的人力資源經理”

• 信件正文

  • 第一段解釋寫信的原因和申請的職位。

  • 第二段，申請人提及他/她的技能和經驗，這些技能和經驗非常適合該職位。它還解釋了申請人能為僱主提供什麼。

  • 最後一段包含對收件人的感謝，以及申請人將如何跟進的幾句話。

• 簽名：以禮貌的結束語結尾，例如“此致敬禮”或“此致”，並附上您的簽名。

工作面試

工作面試的字面意思是正式會面，在會面上會向某人提出問題，以瞭解他們是否適合某個職位。

它是全球最知名和最常用的員工甄選工具之一。

即使工作面試對申請人來說是一次具有挑戰性的經歷，對僱主來說也是一項耗時的工作，但它在決定面試官（僱主）和麵試者是否會形成有效的匹配方面發揮著關鍵作用。

然而，建議參加面試的候選人根據其求職信和簡歷透過篩選測試。

工作面試的重要性

除了是最受歡迎的員工甄選工具之一外，工作面試還因許多原因而重要。

• 面試是候選人可以留下良好印象的地方。

• 它為公司和候選人自身都提供了巨大的價值。

• 它為僱主提供了一個評估候選人性格和專業知識的機會，以確定他/她是否適合該職位。

• 它作為資訊交換的雙向媒介。

• 面試官可以更多地瞭解候選人，而候選人則可以瞭解組織和工作的要求。

• 它為組織和候選人提供了銷售機會。

• 工作面試使僱主或組織能夠淘汰不合適的候選人，併為相關職位選擇最合格的人選。

• 僱主可以從面試中分析候選人的溝通技巧。

• 這是候選人和僱主之間唯一直接接觸的方式。

• 它使面試官有機會核實簡歷或個人履歷中提供的資訊，並探討和澄清簡歷中提出的任何問題。

• 它還可以使僱主獲得一些可能無法透過其他方式獲得的有關候選人的資訊，例如他/她的未來計劃、對某些熱點問題的看法等。

• 它提供了一個平臺，組織可以在該平臺上提供有關自身、其政策和文化以及工作環境以及候選人職位的資訊。

面試型別

• 面對面面試 - 這是最常見的工作面試形式，面試官與面試者親自見面。

• 電話面試 - 這透過手機、固定電話進行。

• 順序面試 - 候選人由面試官分別進行一對一的面試。

• 直接面試 - 候選人必須回答僱主分配給他們的設定問卷。

• 小組面試 - 聘用組織的三名或更多成員坐在一起，就當前問題和其他關鍵話題向面試者提問。

在參加面試之前，候選人應該瞭解組織並準備一些面試中經常問到的常見問題。

面試中常見問題

以下是面試中一些常見問題的清單：

• 請您介紹一下自己。

• 您如何描述自己的優勢和劣勢？

• 您為什麼想在我們公司工作？

• 我們為什麼要聘用你？

• 您的職業目標是什麼？

• 您最喜歡哪種型別的工作？

如何應對面試？

面試是面試官和麵試者之間進行無形鬥爭的階段，一方盡力淘汰另一方。面試官需要在眾多候選人中挑選出少數最優秀的人選，因此他們會試圖淘汰一些候選人。面試者則希望獲得自己理想的工作。

成功透過面試並不像看起來那麼難。如果面試者在面試前和麵試期間充分了解自己的行為和舉止，就可以在面試中巧妙應對。

面試成功的小貼士

感謝信

感謝信或感謝函是在您從工作面試回來後傳送給面試官的感謝信。這是一種後續溝通，應立即或在面試候選人評估結束前很久傳送給面試官。

• 它對您被選中擔任相關職位的機率有積極影響。

• 它為您提供了一個將自己與其他候選人區分開來的機會，並在招聘過程中為您提供優勢。

• 根據調查，大多數招聘人員在評估候選人時認為感謝信很有影響力。

• 需要注意的是，許多申請人認為在面試後傳送感謝信沒有必要。

• 由於感謝信的時機很重要，因此電子郵件是傳送它的最佳媒介。

• 如果您由多個面試官面試，請向每位面試官傳送感謝信。

感謝信的內容

• 筆記應簡潔有力。

• 它應該寫得沒有錯誤。

• 它提醒面試官他們簡要提到的具體要點。

• 它彌補了您在面試中犯下的任何錯誤。

• 如果您被選中，請重申您對公司的奉獻精神。

• 為未來的溝通開啟大門。

 

什麼是禮儀？

禮儀是指控制特定社會群體或情境中可接受行為的一套規則或習俗。

在商業中，禮儀具有相當重要的意義，尤其是在競爭佔據主導地位的現代社會。無論其規模和營業額如何，擁有良好的禮儀記錄的組織都擁有廣泛的公眾影響力。

在商務溝通中，禮儀對建立其有效性至關重要。

什麼是商務禮儀？

商務禮儀是指與他人建立持久的關係。禮儀在一個組織中營造了一個和諧的社會環境，每個利益相關者在他/她所做的事情中都能找到舒適和滿足感。

• 禮儀就像將組織中的人員聯絡在一起的紐帶。

• 禮儀有助於建立可持續的人際關係和整個組織的有效溝通。

常見的商務禮儀

在本節中，我們將學習一些常見的商務禮儀。

• 保持專業性。

• 謙虛地介紹自己，並在有機會時將他人介紹給他人。

• 穿著適合場合的服裝。

• 注意你的肢體語言，並保持禮貌。

• 在任何情況下都要表現出良好的舉止。

• 做一個熱情的握手。

• 不要打斷別人說話。

• 注意你的語言和詞彙。

• 在傳送任何溝通之前都要仔細檢查。

• 不要未經宣佈就進入他人的辦公室或隔間。

• 不要偷聽。

• 尊重並認可他人。

• 準時。

電話禮儀

• 避免大聲說話，並在說話時保持平衡的語氣。

• 在重要的會議中將手機調至靜音模式，並且在會議期間不要接聽電話。

• 與他人會面時，避免將手機放在桌子上。

• 當您將他們置於擴音電話時，請告知對方。

電子郵件禮儀

• 確保在“主題”欄位中註明主題。

• 以正式的稱呼開頭；尊敬的某某先生/女士。

• 當您向一組人傳送郵件時，請使用密送，並尊重其他 ID 的隱私。

• 簡潔地寫作，並專注於電子郵件的主要思想。

• 仔細檢查內容中的句子結構和標點符號。

• 儘快回覆商務電子郵件。

面對面溝通

• 保持標準的專業水平。

• 在介紹結束後，用對方的正確姓名稱呼對方。

• 記住名字，不要反覆詢問。

• 避免情緒化。

• 不要健談，始終將談話限制在專業話題上。

• 做一個誠實而真誠的傾聽者。

• 說話或大笑時不要做出誇張的手勢。

• 保持愉快的肢體語言。

• 在交談中不要過於私人化。

會議禮儀

• 專業外觀

• 積極的肢體語言

• 有效且積極的參與

• 專業地處理衝突或分歧

• 提供建設性批評，避免破壞性批評

• 在會議中輪流發言

• 準備好並準時參加會議

總結

• 招聘溝通圍繞著僱主與求職者之間的書面溝通和對話展開。

• 一位有抱負者最終獲得工作的階段是：

  • 瞭解你的潛能

  • 識別潛在僱主

  • 申請工作

  • 面試；參與小組討論

• 簡歷、履歷或個人資料是個人教育背景、資格、先前工作經歷、其他技能的真實簡要說明，通常與求職申請一起傳送。

• 簡歷包含求職者教育背景、專業技能、過往工作經歷和個人興趣的總結。

• 個人簡歷主要包含有關一個人的個人資訊。

• 有效的求職信能夠很好地解釋求職者對特定組織及其申請職位感興趣的原因。

• 工作面試是在正式場合對某人進行提問，以瞭解其是否適合某個職位。

• 感謝信是在工作面試結束後傳送給面試官的感謝信。

• 禮儀是指控制特定社會群體或情境中可接受行為的一套規則或習俗。

結語

溝通是一個廣泛的研究領域，無法在一兩頁紙內涵蓋。然而，在本教程中，我們以簡潔明瞭的方式討論了與溝通相關的章節。在現代商業世界中，溝通對於組織的有效運作至關重要。如果沒有有效的溝通，企業就會舉步維艱，甚至崩潰。因此，每個企業都要求所有人遵守常見的商業禮儀，並在必要時保持成功的溝通。可以說，溝通維繫著企業的運營，這絕非誇大其詞。