有效溝通 - 障礙

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正如我們所學，溝通是組織的生命線。溝通順暢流程的輕微干擾，無論是向下、向上、橫向還是縱向，都可能給組織帶來巨大的損失。

有效溝通在商業組織中至關重要，以便及時、準確地提供所需資訊，培養理解，並在組織內部建立良好的人際關係和部門間關係。因此，可以共同、有效和高效地努力實現組織目標。

什麼是障礙？

障礙是指阻止資訊在組織內部或外部流動、傳播和獲取的障礙或阻礙。

在溝通的詞彙中，障礙是指可能扭曲或阻止組織內部溝通的特定因素。它影響著思想、想法和資訊的有效交流。

簡而言之，任何妨礙任何層級溝透過程的因素都是有效溝通的障礙。

障礙可能源於溝透過程中的任何一點。

• 它們可能是由傳送者引起的。

• 它們可能存在於訊息傳輸媒體中。

• 它們可能在接收訊息時出現。

• 接收者理解訊息方面也可能存在問題，等等。

讓我們簡要討論一下這些障礙的來源。

傳送者造成的障礙

特定內容的溝通成功在很大程度上取決於傳送者，因為他是負責起草和最終確定要傳送的訊息的人。他/她是溝通的發起者。

傳送者在起草或執行溝通時需要格外小心，以避免在過程中產生障礙。

傳送者產生的障礙如下：

• 缺乏對接收者的瞭解或想法不足。

• 消極的態度或缺乏對資訊的興趣；不願溝通。

• 對接收者的負面情緒。

• 傳送者在傳輸資訊時選擇不恰當的溝通渠道或媒介。

• 傳送者溝通技巧差，例如使用不恰當和過於華麗的詞語；語法錯誤、冗長以及不必要地使用習語、短語、行話或俚語等。

• 無法確定溝通訊息的最佳時機。

• 在選擇要溝通的資訊內容方面猶豫不決；這會降低溝通的有效性。

• 偏見，即以偏見或自以為是的態度開始任何溝通，都可能對溝透過程的發展造成相當大的損害。

• 缺乏對接收者反饋的關注；這會阻礙溝通的意圖。

訊息傳輸中的障礙

與訊息傳輸相關的障礙如下：

• 妨礙資訊順利傳輸的事物稱為資訊傳輸中的障礙。

由於以下障礙，訊息傳輸受到干擾：

接收問題

現在讓我們看看在溝透過程中接收訊息時遇到的不同問題。問題如下：

• 當另一端的接收者收到資訊、理解資訊並向傳送者傳送所需的反饋時，傳送資訊的步驟就完成了。

• 如果在接收資訊方面存在問題，那麼傳送資訊的全部目的就落空了。

• 資訊是傳送者分享感受、思想和觀點的載體。它是傳送者將心理意象傳遞給接收者的方式。

• 訊息可以立即清晰地理解，也可以模稜兩可且具有誤導性，這取決於溝透過程中所有組成部分是否都得到了考慮和處理。

• 訊息的含義是接收者賦予它的。如果傳送者對訊息的意象和感知與接收者對傳送訊息的感知不同，則訊息的意圖就會被扭曲。

• 事實上，溝通的主要挑戰之一是確保傳送者想要表達的含義與接收者在收到訊息時賦予它的含義相同。

造成接收問題的影響因素

• 接收資訊所使用的溝通渠道不佳。

• 與溝通媒介相關的技術問題。

• 不使用一些用於溝通問題分析的通用工具。

• 接收者缺乏語言和語義技能。

接收者理解問題

溝通鏈中的接收者與傳送者一樣重要。接收者按照發送者的意願理解資訊是傳送資訊的基本目標。

但是，有時接收者理解資訊方面會出現問題。接收者無法理解會導致傳送者產生偏見。這是由於以下因素造成的。

處理有效溝通的障礙

溝通障礙不僅會破壞資訊的目的，而且從長遠來看還會影響組織的平穩執行和發展。人們常說，溝通是商業組織的生命線，無論其規模和影響力如何。

處理溝通障礙需要優先考慮，以便在企業內外保持持續、穩定的溝通。

在我們接下來的章節中，我們將瞭解如何處理不同的溝通障礙。

• 如何處理非語言和語言溝通中的障礙。

• 如何處理書面溝通中的障礙。

如何處理非語言溝通中的障礙？

處理非語言溝通中的障礙並不像看起來那麼容易。如果一個人的非語言技能較差，他/她可能會向對方傳送錯誤或負面的資訊。

以下是非語言溝通障礙的解決方法：

• 在面對面的交談中，人們往往認為非語言溝通是理所當然的，但溝通不僅僅是說話和傾聽。正是這些非語言的溝通元素可以提供大量資訊，並且可以成為一種重要的學習手段。

• 與另一方的人（們）建立直接的眼神交流；這不僅可以提高你的自信心，還可以讓其他人感到舒適，從而願意與你進行溝通。

• 面部表情要像微笑一樣；這會在你和聽眾之間創造一個友好和愉快的環境。

• 重要的是要記住，我們用肢體語言和聲音進行溝通。儘量避免做出會分散聽眾注意力的姿勢，例如：

  • 搓手（由於緊張）

  • 把手插在口袋裡

  • 緊張地踱步

  • 一動不動

  • 在整個演示過程中都靠在講臺上

  • 不斷用手筆或鉛筆做手勢

  • 習慣於翻動紙張或點選筆

  • 雙手交叉抱在胸前（可能表示防禦）

  • 不恰當的笑聲（可能表現出焦慮）

如何處理語言溝通中的障礙？

現在我們將學習如何處理語言溝通中的障礙。

有效傾聽的障礙

障礙是對有效溝通成功的威脅。它們使溝通變得難以接近、難以理解，從而扼殺了其有效性的可能性。

當有人告訴你一些事情時，你的思緒有多少次會開小差？當討論的話題沒有引起你的興趣時，通常會發生這種情況。有時，談話可能會過於冗長和乏味。

有時，討論的話題可能很有趣，但說話者無法吸引你的注意力，或者你可能由於缺乏對主題或說話者詞彙或語言的瞭解而無法理解。

為了能夠有效地傾聽，必須要有動力和興趣參與對話。但是，即使有動力和興趣，也可能存在一些影響我們良好傾聽能力的障礙。

我們將在接下來的章節中討論有效傾聽的障礙。

語言/語義障礙

這是傾聽中最常見的障礙之一。語言學習者通常會遇到這種障礙。

不熟悉的詞彙

說話者使用的詞語你可能不熟悉。說話者可能會使用一些難詞和行話。因此，你無法理解說話者在說什麼。

連貫語音的要素

說話人語速太快。停頓很少，節奏可能不熟悉。由於縮略語、減縮和連讀，你無法識別熟悉的單詞。例如，說話人說“I scream”，你聽到的是“ice-cream”。

無法根據上下文預測、猜測和理解意思

注意語音結構的人會意識到，快速說的“Idrankitfirst”可能表示“I drank it first”或“I’d rank it first”。你應該能夠根據上下文識別它是“I drank it first”還是“I’d rank it first”。有時說話人暗示了一些東西，但沒有公開表達。“That would be all, thank you”是一種禮貌且間接的方式，告訴某人你不再需要他們的服務，而不是更直接的“You may leave now”。雖然說話人沒有公開表達他或她想要什麼，但你可以從上下文中猜測意思。

抓住單詞卻丟失思想

如果你專注於說話人說的每一個單詞，尤其是在需要長時間這樣做的情況下，你就會失去方向。結果，你可能理解幾乎所有單詞的意思，但沒有抓住要點。你無法區分重要資訊和不重要資訊。

社會文化障礙

社會文化障礙也會阻礙有效聆聽。

不同的文化背景

由於你和說話人之間的文化差異，說話人的口音和單詞發音對你來說並不熟悉。

不熟悉的話題

你可能不熟悉這個話題，因為你不熟悉某種文化，或者不知道某個特定社會的生活方式。

心理障礙

在本節中，我們將討論有效聆聽的不同心理障礙。

在聆聽之前形成意見和得出結論

瞭解聆聽的目的並不是一個壞主意。但你可能甚至在說話人說話之前就對他或她形成了意見。

你可能會在說話人說話之前就對要談論的話題做出假設並得出結論。這可能會阻礙你的思維，結果你將無法聆聽。

對主題缺乏興趣

如果你對說話人的話題沒有任何興趣，你可能不會去聽。

無法集中注意力

白日夢和胡思亂想可能會阻止你聆聽。

偏見

你可能拒絕聽一些與你的想法和信念相違背的東西。你只聽到你想聽到的東西。

物理障礙

身體障礙也會阻礙有效聆聽。讓我們看看這些身體障礙是什麼。

嘈雜的環境

環境可能過於嘈雜，這可能會影響聆聽。

身體距離

你可能離說話人太遠或太近，無法清楚地聽到。

如何應對書面溝通中的障礙

無效的書面溝通可能會顛覆資訊內容中所有公平的意圖。它可能阻止申請人獲得其夢想的工作、晉升，可能取消交易，並可能損害組織的形象。

書面溝通中的障礙完全扭曲了傳送的資訊內容，導致溝通中斷。

因此，必須應對書面溝通中的障礙，以確保建立有效的溝通。

以下是處理此類障礙的必要方法。

合適的人員

• 在任何組織的招聘過程中，都應優先考慮口語和書面語言能力強的人員。

• 應定期確保對新員工和現有員工進行適當的培訓，以提高其有效的溝通技巧。

• 起草溝通內容的人員應精通口語和書面語言。

合適的語言

• 在所有組織的書面溝通中，都應強調簡潔、清晰和準確。

合適的呈現方式

• 使你的簡報或寫作幾乎沒有錯誤。

• 避免在資訊中充斥諸如“loose”代替“lose”；“there”代替“their”；“too”代替“to”等愚蠢的錯誤。在內容最終確定之前，始終對其進行編輯和拼寫檢查。

合適的內容

• 專注於資訊真正想要傳達的內容；避免在信件主題上拖泥帶水。

• 內容需要準確、簡潔且有意義。

合適的順序

• 書面資訊應按順序編寫，表示其中呈現的事項的正確含義和順序。

合適的渠道

• 考慮到資訊的內容和時間，溝通者應選擇最合適的渠道來傳遞資訊。

• 如果資訊是機密的或包含任何敏感資訊，則應透過提供更高安全性的媒介傳送，例如加密電子郵件。

合適的反饋

• 不恰當或錯誤的反饋會違背傳送資訊的目的。它會導致溝通中斷。

• 因此，資訊應以所需的方式編寫並透過適當的渠道傳送，以便確保及時收到收件人的反饋。

有效溝通——溝通不佳的因素

業務組織內部和外部缺乏有效的溝通被稱為溝通不佳。它影響著思想的自由流動、員工的生產力、員工的合作、創新，並最終擾亂了組織人力資源的整體效率。

溝通不佳的因素在所有型別的溝通中都存在。我們在前面的章節中學習了這些障礙。

溝通不佳的原因

下圖顯示了溝通不佳的不同原因：

此外，員工之間缺乏承諾、員工缺乏經驗、恐懼和不滿情緒、員工和管理人員無意識的不稱職也會導致溝通不佳。

溝通不佳的後果

溝通不佳會對員工以及組織的整體生產力和效率產生災難性的影響。

以下是一些業務組織中溝通不佳的後果。

• 接收者無法理解資訊會導致混亂和誤解。

• 溝通不佳會影響聽眾在口頭溝通中的注意力，從而違背資訊的意思。

• 溝通不佳會導致歧義，從而扭曲資訊或口語內容。

• 溝通不佳會導致歧義，從而扭曲資訊或口語內容。

• 它會導致行動不完整，因為傳送或口語資訊的內容沒有被接收者理解。

• 企業與客戶之間的溝通不佳會影響銷售，最終阻礙企業的增長。

• 管理層與員工之間的溝通不佳會導致士氣低落並影響整體生產力。員工不願意與溝通不佳的管理人員一起工作。

• 管理層與員工之間的溝通不佳會導致士氣低落並影響整體生產力。員工不願意與溝通能力差的管理人員一起工作。

• 工作時間損失，因為提供的指示和傳送的資訊超出了接收者或員工的理解範圍。

• 溝通不佳常常會導致組織中員工的沮喪。

• 如果溝通不開放且無效，人們可能會感到被排除在外。

• 溝通不佳會導致多種型別的衝突，從而扼殺組織發展和繁榮的前景。

總結

• 正如我們所學，溝通是組織的生命線。溝通順暢流程的輕微干擾，無論是向下、向上、橫向還是縱向，都可能給組織帶來巨大的損失。

• 障礙是指阻止資訊在組織內部或外部流動、傳播和獲取的障礙或阻礙。

• 障礙有不同的來源：

  • 傳送者造成的障礙

  • 訊息傳輸中的障礙

  • 接收問題

• 有效聆聽的障礙包括：

  • 語言/語義障礙

  • 社會文化障礙

  • 心理障礙

  • 物理障礙

• 處理書面溝通障礙的方法：

  • 合適的人員

  • 合適的語言

  • 合適的呈現方式

  • 合適的內容

  • 合適的順序

  • 合適的渠道

  • 合適的反饋

• 業務組織內部和外部缺乏有效的溝通被稱為溝通不佳。

• 溝通不佳會對員工以及組織的整體生產力和效率產生災難性的影響。