商務禮儀 - 檔案撰寫

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一旦你確定了寫作的目標受眾，嘗試預判讀者可能認為必要的的資訊，並在寫作過程中將其包含在文件中。可以透過自問“WH問題”來做到這一點。

• 回答 WH 問題 - 回答“誰？什麼？為什麼？在哪裡？何時？給誰？如何？”將讓你在寫作內容上有一個良好的開端。

• 確定開頭和結尾 - 在收集了關於主題的所有可能的觀點之後，你可以瀏覽它們並剔除一些在這個寫作中沒有意義的觀點。之後，找出哪個觀點對閱讀的影響最大，將其放在文章的開頭。結尾應該包含一個以清晰簡潔的方式總結所有觀點的觀點。

• 徵求第二人的意見 - 在提交之前，始終讓其他人檢查你的書面文字。這為審查提供了客觀、第二人的視角，並避免你的情緒和偏見干擾。如果內容機密且不宜分享，請勿這樣做。

• 討論建議並納入改進 - 一旦你的朋友提出了一些更改建議，實施你認為相關的建議。

培養流暢性

許多人擁有非常有趣的觀點，甚至能夠將其寫到紙上。不幸的是，他們的讀者群體並沒有擴充套件到特定的階段。這是因為，儘管他們的寫作很好，思想也得到了恰當的表達，但可能沒有恰當地選擇詞彙，或者可能使用了諸如“防患於未然”之類的諺語，而讀者可能無法理解。

讓我們討論在校對和修改你的寫作時需要記住的 15 件事 -

清晰度

• 你的寫作必須在第一次閱讀時就能被理解。避免使用專業術語、不熟悉的單詞或正式的語言。

正式 vs. 現代

• 付款已妥善記錄 vs. 我們已收到您的支票。
• 此附件 vs. 請見附件

避免歧義

• 應避免使用具有雙重含義的詞語或使讀者困惑的句子

• 吃完魚後，Kiran 和 Karan 談話。(誰吃了魚？)

避免口語化

• 簡而言之 vs. 簡而言之
• 當今時代 vs. 今天，目前

避免使用過多詞彙

• 活動之前 vs. 之前
• 此時此刻 vs. 現在

避免不必要的重複

• 絕對必要
• 組合在一起

僅包含相關資訊

• 省略不必要背景資訊。
• 保持句子簡短和簡單 - 17 個單詞或更少。

完整性

檢查是否包含了讀者需要的所有資訊 -

• 誰？什麼？在哪裡？何時？為什麼？如何？

正確性

檢查語法和人名、地名拼寫準確性。

• 他做到了 vs. 他做到了。
• 它的顏色褪去了 vs. 它的顏色褪去了。

不要依賴拼寫檢查

• 輸入“no/on”、“then/than”、“quite/quiet”、“lose/loose”不會顯示錯誤。

具體性

提供具體的細節。

• 你的投資計劃將獲得高額利息。
• 你的投資計劃將獲得 8% 的利息。

說服力

使用可信的語言。避免誇張和最高階。

• 總是 vs. 通常
• 從不 vs. 很少

禮貌

在寫作中表現出良好的禮儀。在向對方傳達壞訊息時使用被動語態，以避免負面語調。例如，

• 我們不能同意合同中規定的條款和條件。
• 需要對條款和條件進行一些討論。

以讀者為中心寫作

• 性別歧視 - 主席，商人
• 居高臨下 - “當然”，“顯然”

使用專案符號

• 以簡單明瞭的方式傳達你的資訊。
• 突出最重要的資訊。