商務禮儀速成指南

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商務禮儀 - 導言

無論你走到哪裡，人們都期望你在社會上以某種方式行事。你必須尊重習俗和傳統的細微差別。然而，大多數這些期望都是共通的。例如，微笑是普遍認可的友善訊號。另一方面，皺眉和粗魯的互動被認為是不禮貌的。

在“商務禮儀”中，我們將討論商務/企業界對其員工的禮儀期望，以及你應該如何去做才能滿足這些期望。這有助於建立良好、積極的商務人士網路。

我們還將討論商務禮儀，包括既定的商業交易慣例和各種文化期望。

在世界某些地區，直接討論業務作為會議的開始被認為是不禮貌的，在某些地方，在用餐時討論業務被認為是不合適的。由於全球化的影響，我們不能忽視我們所處的不同文化。

商務禮儀的定義

商務禮儀是一套社會、專業和文化敏感性，一個人要想被認為是知識淵博、具有良好商業頭腦的商務人士，就應該具備這些敏感性。商務禮儀主要關注與人交往時的禮貌，尊重他人，就像你期望他們尊重你一樣。

這種禮貌和尊重不僅限於當面會議。事實上，這種相互尊重和禮貌的待人接物方式也延伸到商務電子郵件、電話交談和商務信函。

商務禮儀是彌合差距、迅速建立商務人士網路的重要工具，這些人對你的溝通技巧和文化敏感性印象良好。

但是，應該記住，商務禮儀因地而異。在一個國家受到高度重視的一套禮儀，在另一個國家不一定被嚴格遵守，事實上，有時會被視為奇怪或粗魯。

商務禮儀 - 意義

大多數人誤以為商務禮儀只是對文化差異以及如何打破跨文化障礙的研究。然而，事實是，多種文化及其研究只是商務禮儀的一部分。

企業文化有其獨特的文化。它不一定是跨文化的工作場所，但仍然存在許多不成文的規則和適當的行為準則，並且熟練地被遵循。

這些規範在公司之間和公司內部都被實踐和遵循。例如，員工即使沒有嚴格的著裝規定，也會因為在會議上穿著正式服裝而得到客戶的讚賞。

值得注意的是，一個人的商務禮儀理解也可能受到其工作場所普遍存在的許多因素的影響，有時甚至受到限制。

公司使命宣言、產品線、形象、認知、品牌價值、影響範圍、商業夥伴、投資者、客戶都可以影響公司員工對禮儀的概念和重要性的認識。

第一印象的重要性

我們在見面幾秒鐘內就會對一個人產生印象。這種在不瞭解任何情況下的判斷能力是一種內在的品質。

這種快速形成對一個人印象的能力，以便我們能夠將其歸類為“朋友”，有助於我們做好自我防衛的準備。它激活了“戰鬥或逃跑”的防禦機制，我們會據此採取行動。用現代術語來說，這種直覺被稱為“第一印象”。

我們總是傾向於尊重我們的直覺，比任何理性的解釋更傾聽內心的聲音，這構成了所有人類的基本品質。這就是為什麼專家建議，當你第一次見到某人時，我們應該努力做到完美的外表，展現完美的形象。

瞭解禮儀不僅能讓我們理解他人的敏感性，還能幫助我們展現紳士或淑女的形象。它將幫助你展現最佳狀態，以便接下來的討論重點放在業務話題上，而不是讓你顯得格格不入。

第一印象練習題Ⅰ

試著回憶你第一次在商務會議上遇到某人的時候。這可能是一次求職面試，或者一次與業內人士互動的機會。

• 你第一次見到他時有什麼印象？

• 會議後你腦子裡在想什麼？

• 如果有機會，你會如何形容他？

下載 自己試試看。

第一印象練習題Ⅱ

讓我們玩個猜謎遊戲！你會看到兩張不同人的照片。根據你對他們的第一印象，你必須猜測他們的以下細節。你的答案不必準確，也不需要在回答前考慮太多。關鍵是捕捉你對他們外貌的解讀方式。

下載 自己試試看。

無論你對他們之前有什麼先入為主的觀念，我想提一下，理查德每天早上都開著他的福特車去他的小酒館，喜歡在他為顧客烹製熱氣騰騰的比薩餅和餡餅時與他們相處。

晚上他關店後，他會開車回到他的農舍，一路上哼著約翰尼·卡什的“我走在界限上”。不用猜也知道他的愛好了。

如果我告訴你上面照片裡的男人其實是理查德，你認為有多少人會同意我的說法？

你沒想到吧？

你注意到外表在創造第一印象中有多重要了嗎？一個人在你見面之前對你不瞭解任何事情，也不知道你的品質。他首先注意到的是你的外表。

組織行為在不同的公司之間差異很大，但令人驚訝的是，組織行為在公司內部也存在顯著差異。禮儀也會因人而異，取決於你與誰互動。

例如，當你與你的老闆或主管交談時，你的肢體語言、語言的準確性、詞彙的選擇以及表達的清晰度，與你與同級別的同事交談時會有所不同。

當對方是密友時，你會感覺更放鬆。同樣地，如果你的朋友邀請你到他家，你可以很容易地跳過一些禮節步驟。如果你的老闆邀請你共進晚餐，你的禮儀就會有所不同。

構成禮儀的品質

商務禮儀並不一定只涉及著裝習慣、人際交往技巧和良好的公共演講能力。雖然這些品質是必要的，但還有一些同樣重要的品質。

以下是這些重要品質的清單：

準時

準時的人是可靠的人。這是守時的人有效地留給許多人的普遍印象。一個珍惜自己時間的人不會欣賞等待別人，也不會欣賞別人等待他。

準備充分

一個人應該隨時瞭解情況，並隨時準備好詳細地提供與他的工作和責任相關的任何主題的資訊。這給人留下了足智多謀的印象。

有禮貌

你應該對你與之互動的所有人都要有禮貌，而不是隻對那些你認為值得的人有禮貌。當你在一個擁有許多有才華和有創造力的人的組織工作時，想法總是會發生衝突。在這種情況下，你需要處理相反的想法，而不是處理人。

恰當表達思想

有時，你對某個主題的想法非常清晰，但你選擇的詞語可能會向聽者發出混雜的訊號。許多人由於缺乏與聽眾的溝通而最終被誤解和曲解。你應該事先認真準備你的演講，並清楚地理解每個詞以及它可以被解釋的不同方式。介入以消除人們對某一點可能存在的誤解。

參與

公司對你的期望很高。這些期望可能是公司為你設定的具體目標的形式。在這種情況下，很容易對與你無關的討論置之不理，說：“那不是我的事”。但是，這個問題很可能在不久的將來變成你的問題。所以，儘量參與到解決問題的過程中。

穿著得體

你初次見面時的穿著打扮，會在對方心中建立起對你的第一印象。這並不意味著你應該在穿著上揮霍無度。你的衣服不應該過於吸引眼球。穿著要保守但專業。

儀容禮儀

商務著裝規範通常是一個常識問題，決定穿什麼去上班。然而，穿著災難的案例不斷發生，尤其是在夏天，你可能會發現一位同事穿著像是“海灘一日遊”後就來上班了。

出現這些令人咋舌的著裝錯誤的原因是，許多公司，特別是初創企業和中小企業，對著裝規範的要求非常寬鬆，甚至幾乎沒有規範。即使有服裝規範，有時也含糊不清。在這種情況下，最好是“過於正式”的著裝，而不是穿著過於隨意而引來異樣的目光。

人們在商務著裝中常見的一些錯誤是：

• 衣服不合身——衣服太大顯得臃腫，衣服太緊則會以非正式的方式突出身材。在會議上，你肯定不希望注意力從你和你自己的陳述轉移到你的衣服上。

• 穿著短裙/短袖——短裙和短袖會在你坐下時吸引人們對你腿和手的注意。這會分散聽眾的注意力，顯得不專業。

• 穿著短襪——短襪或鬆垮的襪子會露出皮膚，在蹺腿或坐下時會分散注意力。襪子長度應始終遮蓋腳踝到膝蓋距離的四分之三。避免穿白色襪子，因為它們會立即吸引人們的注意。

• 低胸或深V領上衣——就像短裙一樣，這會分散面試官的注意力，在需要保守著裝規範的專業環境中顯得非常不合適。

• 顏色選擇不當——綠色、黃色、紅色等顏色在公司環境中並不受歡迎。它們不僅會吸引注意力，而且看起來也不專業。

• 衣服上有文字、圖案或設計——這會讓面試者看起來非常隨意和不嚴肅。人們總是會將T恤衫上的標語和座右銘與你的個人觀點聯絡起來。

• 鞋子維護不當——鞋子是你商務著裝非常重要的一部分。鞋子在某種程度上會在你與他人互動之前就宣佈你的到來，所以它自然會吸引很多注意力。因此，你的鞋子應該始終保持乾淨整潔。

• 商務社交場合穿著不正式——即使是老闆家裡的晚宴也是正式的商務場合。所以，要穿著得體。關於非正式商務著裝的一般規則是，應該把它當作正式服裝對待。

• 儀容不整——指甲未修剪、口氣難聞和頭髮凌亂都是扣分項。如果你是一個容易大量出汗的人，可以使用止汗除臭劑。但是，請記住，會議大多是在空調房間裡進行的，很少有新鮮空氣進入房間。所以，噴灑淡淡的香水或除臭劑。

除了這裡討論的建議外，在你最終進入場所並敲門之前，還需要注意以下幾個方面：

最終的儀容建議

• 避免穿著發出噪音和吱吱作響的鞋子，因為它們會干擾和分散每個人的注意力。

• 褲子側兜裡不應該鼓鼓囊囊地裝著手機、錢包等物品，因為這會使你的腿看起來很臃腫。

• 所有明顯的穿孔和紋身都應該遮蓋起來，因為紋身長期以來一直與叛逆行為相關聯。

• 面試前不要吸菸或食用氣味濃烈的食物。使用口氣清新劑。

• 徹底清潔你的指甲和牙齒。

儀容禮儀 - 工作表

閱讀以下句子，並說明它們是正確還是錯誤的。也請給出你的解釋。

• 現在辦公室鼓勵使用粉色和綠色等大膽鮮豔的顏色。

• 如果一家公司鼓勵員工穿著休閒裝和靴子來上班，你也可以穿著這樣的服裝去參加他們的面試。

• 有些公司可能會強制要求員工不留鬍鬚或長髮。

• 紋身和穿孔可以在面試中露出，因為這是個人喜好。

• 你的首要任務是首先滿足對你的期望，然後才是其他事情。

• 專業的衣櫥需要昂貴且充滿名牌服裝。

• 你必須儘量透過你的穿著打扮來吸引儘可能多的注意力，以便吸引面試官的注意力，在人群中脫穎而出。

• 一旦你被公司錄用，你就可以放鬆你的著裝和儀容要求了。

• 成功著裝意味著你的衣服比任何人的都貴。

• 參加工作面試最好的著裝方式是穿西裝。

• 帶有格子和條紋領帶以及格子圖案的襯衫在公司是可以接受的。

• 如果你的公司允許員工穿著休閒裝，那麼你可以在面試時穿著休閒、非正式的服裝。

• 在工作著裝方面，女性在配飾方面可以比較隨意。

下載 自己嘗試一下。

商務用餐禮儀

當我們被邀請參加老闆在他家舉辦的生日派對時，我們不能像參加我們最好的朋友的生日派對那樣穿著打扮。不僅我們的穿著，還有我們的行為方式都需要改變。

換句話說，我們需要像對待在辦公室工作日一樣對待任何涉及與同事見面的社交聚會的邀請者，唯一的區別是，在這裡你可以自由地討論家庭生活和其他話題，而這些話題你通常在專業生活中沒有時間談論。

出現兩種情況，需要理解用餐禮儀的必要性並學習它——一種是，如果你是聚會的主人；另一種是，如果你是客人。

當你是主人時

選擇一家適合舉行較大規模會議並提供優質服務的餐廳。確保你已經做好所有必要的預訂和座位安排。在會議之前要弄清楚賬單金額和所需選單的可用性。

• 在會議當天提前十五分鐘到達，如果有些人以前沒有被介紹過，就將他們介紹給彼此。為最重要的客人提供視野最好的座位。

• 點餐時，如果有人猶豫不決不知道選擇什麼，儘量推薦選單上最好吃的菜。如果這種方法過於直接，你可以透過告訴他你要點什麼來間接地幫助他。

• 在你開始與某人討論業務之前，務必先點完餐。否則，服務員會反覆詢問你的訂單，造成很多幹擾。此外，客人們也會左右為難，不知道是點餐還是聽你的業務討論。

• 如果會議是為了慶祝一項成就或將其獻給某人，或者是為了慶祝某人的祝賀派對，那麼說一些關於它的內容並敬一小杯酒總是很不錯的。坐著敬酒完全沒問題。只需舉起你的酒杯，當其他人也舉起酒杯時，你可以簡明扼要地說幾句。

• 注意桌子周圍每個人的需求，並留心他們的喜好，這將有助於你決定未來任何會議的合適地點。你可能會發現你的主要客人喜歡海鮮，所以你可能會在下一次會議中選擇一家海鮮不錯的餐廳。

• 總是儘量讓每個人都參與到談話中來，並作為引導人們參與討論的協調者，也讓他們發揮自己的觀點和經驗。這將有助於人們消除初次見面時的顧慮，並鼓勵他們做真實的自己。

當你是客人時

總是及時回覆邀請。你的回覆將有助於主人組織和協調會議，所以儘量儘早回覆。

• 總是提前到達，如果要遲到超過五分鐘，也總是要提前告知。總是抓住機會請你的主人推薦你應該點什麼菜來打破僵局。

• 很多時候，你會遇到一位慷慨的主人，他會讓你隨意點菜。雖然你的菜餚選擇有很大的自由度，但在點菜時要考慮周全，不要抓住這個機會點一些非常昂貴的菜。那樣你更有可能在主人那裡失分。

• 總是點一些中等價位的菜，不會引人注目，而且容易食用。不要點稀稀拉拉、凌亂的食物，因為那可能會弄髒你的衣服。儘量點用刀叉就能輕鬆食用的食物，而不是那些需要用手吃的菜。

• 原因是，可能有人遲到來到餐桌旁，坐在你旁邊，並向你伸出手來打招呼。在這種情況下，看到你的手上沾滿了食物會很難看。

• 商務用餐的禮儀模板與商務著裝幾乎相同，也就是說，你不能因為用餐時選擇的菜餚而吸引注意力，就像你在會議中不能因為你的衣服而吸引注意力一樣。

• 永遠記住，商務晚餐或午餐基本上是在餐廳而不是房間裡進行的專業、正式會議。保持與你與某人進行商務討論時相同的肢體語言。面帶微笑，但要保持警惕。

• 根據經驗法則，主人是將談話從閒聊轉向商務討論的人，所以在他暗示之前，請等待討論商務。當被邀請到某人家裡時，空手赴宴被認為是不合適的。你不需要送很貴的東西——一瓶醬，甚至甜點都會很棒。

如果出現你到達餐桌時看到許多陌生面孔，而主人不在場為你介紹他人的情況，請主動向他人介紹自己，而不是靜靜地坐在角落裡假裝其他人不存在。

商務禮儀 - 書寫規則

寫作類似於開始一項任務。你需要有計劃、有準備、專注、投入，最重要的是，對正在做的事情充滿熱情。如果你實施以下所有提到的要點，那麼寫出廣受好評的文字的機率就會在你這邊。

首先，讓我們接受這樣一個事實：幾乎沒有人能夠在第一次嘗試時就完全按照自己想要的方式寫出一份文件。想法和記憶往往在最意想不到的時候出現，這些新想法會不斷地改變你每次後續輸入的文件內容。一旦你把想法寫下來，下一步就是以簡單、邏輯清晰、前後連貫的方式呈現出來。這需要規劃和準備，為此你可以遵循一些明確的步驟。

在寫作之前，對任何主題進行研究都是一個非常關鍵的步驟。你的資訊來源需要可靠且被廣泛接受。在你確定和發展你的主題之前，你應該找到關於你主題的背景資訊和上下文。

這可以透過查閱書籍、文章、期刊、新聞來源和雜誌來完成。現在人們也使用影片和錄音。以下步驟將幫助你：

• 記下重要和相關的細節。

• 根據你文件的主題和目的評估每個要點。

• 記錄資源和參考文獻的詳細資訊（即作者、標題和出版物）。

• 在合適的標題和子標題下，以邏輯順序排列內容。

在你寫作之前瞭解目標受眾的脈搏，這將為決定內容和方法提供很大的幫助。如果你不瞭解受眾，你可以像線上文章撰寫者或博主那樣，記住你的目標群體（即目標受眾）來寫作。在你開始寫作之前，總是試著去理解你寫作的原因是什麼。它可能是以下任何一種：

例如，如果你的目的是銷售產品或讓某人訂閱你提供的服務，或者推廣某個事業；問問自己這樣的問題：我的潛在讀者是誰？我未來目標讀者的背景是什麼？他們住在哪裡，他們多大年紀？他們的興趣和優先事項是什麼？這些問題將確定你寫作的目的。

商務禮儀——撰寫檔案

一旦你確定了寫作物件，嘗試預測你的讀者可能認為必要的資料，並在寫作時將其包含在你的文件中。這可以透過自問“WH-問題”來完成。

• 回答WH問題——回答“誰？什麼？為什麼？在哪裡？什麼時候？給誰？怎樣？” 將使你對寫作內容有一個初步瞭解。

• 確定開頭和結尾——在你收集了關於這個主題的所有可能的創意後，你可以仔細檢查它們，並剔除一些在這個文章中沒有意義的想法。之後，找出能給讀者留下最大影響的想法，並把它放在文章的開頭。結尾應該包含一個以清晰簡潔的方式總結所有想法的內容。

• 徵求第二人的意見——在提交之前，總是讓別人檢查你的文字。這會給稽核帶來客觀的第二人視角，並防止你的情緒和偏見干擾。如果內容是保密的，不能分享，則不要這樣做。

• 討論建議並納入改進——一旦你的朋友提出了一些修改建議，實施你認為相關的建議。

發展流暢性

許多人都有非常有趣的想法，甚至能夠把它們寫下來。不幸的是，他們的讀者群不會延伸到某個階段以外。這是因為，儘管他們的寫作很好，想法也得到了正確的表達，但可能沒有選擇合適的詞語，或者可能使用了諸如“扼殺在搖籃裡”之類的諺語，讀者可能不明白。

讓我們討論在校對和修改你的寫作時需要記住的15件事：

清晰度

• 你的寫作必須在第一次閱讀時就能理解。避免使用專業術語、不熟悉的詞語或正式語言。

正式 vs. 現代

• 付款已 duly noted vs. 我們已收到你的支票。
• Attached hereto vs. 請見附件

避免歧義

• 應避免使用雙關語或容易混淆讀者的句子

• 吃完魚後，Kiran 和 Karan 談話。（誰吃了魚？）

避免口語化

• 簡而言之 vs. 簡而言之
• 在這個時代 vs. 今天，現在

避免使用過多詞語

• 活動之前 vs. 之前
• 此時此刻 vs. 現在

避免不必要的重複

• 絕對必要
• 組合在一起

只包含相關資訊

• 省略不必要的背景資訊。
• 保持句子簡短明瞭——17個詞或更少。

完整性

檢查是否包含讀者需要的所有資訊：

• 誰？什麼？在哪裡？什麼時候？為什麼？怎樣？

正確性

檢查語法和人名、地名拼寫的準確性。

• He done it vs. he did it.
• It’s color has faded vs. its color has faded.

不要依賴拼寫檢查

• 輸入“no/on”、“then/than”、“quite/quiet”、“lose/loose”不會顯示錯誤。

具體性

提供具體的細節。

• 你的投資計劃將獲得高額利息。
• 你的投資計劃將獲得8%的利息。

令人信服

使用可信的語言。避免誇張和最高階。

• 總是 vs. 通常
• 從不 vs. 很少

禮貌

在你的寫作中表現出良好的禮貌。在向對方傳達壞訊息時使用被動語態，以避免負面意味。例如：

• 我們無法同意合同中規定的條款和條件。
• 需要對條款和條件進行一些討論。

以讀者為中心寫作

• 性別歧視——主席，商人
• 居高臨下——“當然”，“顯然”

使用專案符號

• 以簡單明瞭的方式傳達你的資訊。
• 突出最重要的資訊。

電子郵件禮儀

電子郵件被廣泛用作一種廉價且高效的商務溝通工具。很少列印電子郵件，常用電子副本，因為存檔和檢索電子郵件很容易。它受歡迎的原因是易於訪問，從CEO到清潔工，組織中的每個人都可以使用。

電子郵件是溝通訊息的一種高效方式，它以清晰易懂、專業得體的形式呈現。許多人以時間不足為理由轉發一些質量低下的電子郵件，這些郵件從不完整到難以理解不等。

許多人把電子郵件與簡訊混淆，或者至少他們對撰寫電子郵件的方法暗示了這一點。讓我們討論一下文字對話和撰寫電子郵件的區別。在簡訊對話中，兩個人可以快速地來回交流資訊、分享細節、提供更正並尋求澄清。

相比之下，電子郵件是由專業人士閱讀的，根據他們的工作，他們每天可能會收到20到200封電子郵件。他們既不想進行來回對話，也沒有時間多次詢問細節。他們只想理解電子郵件的內容，閱讀說明，處理資訊，完成任務，並清空收件箱的“未讀”部分。

記住這一點，讓我們討論一些撰寫有效電子郵件的技巧：

• 計劃你的資訊。
• 使用主題行來吸引讀者的注意力。
• 保持你的資訊簡短明瞭。
• 不要將你的整個郵件都用小寫字母書寫。
• 傳送郵件之前校對你的郵件，並承擔責任。
• 生氣時，花幾分鐘冷靜一下再發送任何郵件。
• 不要用大寫字母書寫你的郵件。大寫字母被認為是大喊大叫。

在某些情況下，電子郵件可能不合適。當以下情況發生時，最好打電話給對方：

• 你需要討論個人、敏感或機密資訊。
• 你要傳達壞訊息。
• 你的資訊很複雜，意思可能會在措辭中丟失。
• 你需要立即回覆。

電子郵件的法律風險

電子郵件是許多工作場所首選的溝通方式，這意味著它們攜帶大量可能保密的資訊。許多公司對員工如何撰寫電子郵件以及應該向誰轉發哪類電子郵件進行了廣泛的培訓。

電子郵件中資訊的安全性及保密性是發件人和收件人的共同責任。公司有嚴格的指導方針來保護其檔案及其內容。讓我們討論一些最常見的防止電子郵件誤用的指導方針。

如果你以下列行為，你和你公司將要承擔大量的法律訴訟：

• 傳送或轉發包含攻擊性內容的電子郵件。
• 傳送帶有病毒的附件。
• 未經許可將發件人的電子郵件轉發給他人。
• 試圖偽造他人的電子郵件或從他人的帳戶傳送電子郵件。
• 傳送電子郵件時試圖隱瞞你的身份。
• 未經許可複製屬於他人的郵件。

正式電子郵件的要素

雖然我們大多數人都會向朋友傳送非正式的電子郵件，其中可能包含語法錯誤，但這在寫信給同事時並非如此，尤其是在我們想給人留下好印象的時候，我們必須更加小心和委婉。以下是一些關於電子郵件正確格式的一般提示：

背景——所有電子郵件都應使用預設的白色背景。彩色背景或滾動設計看起來不專業且分散注意力。

字型 − 首選字型為Times New Roman或Arial，字號為12。

字型顏色 − 字型顏色只能為深藍色或黑色。

聯絡方式 − 簽名區應註明正式聯絡方式，例如姓名、職位、電子郵件地址、聯絡電話、公司標識和通訊地址。最好避免個人陳述。

名和姓 − 應使用與郵件正文相同的字型，字號大兩號。不推薦使用草書字型。

(使用與郵件正文相同的字型和字號)

• 職位
• 部門
• 公司名稱及地址
• 地標及郵政編碼
• 聯絡電話
• 電子郵件地址
• 公司電話號碼
• 公司傳真號碼
• 公司網址
• 免責宣告

郵件示例

電話禮儀

由於節省了物流和時間，電話交流正在快速取代傳統的“現場”會議。如今，人們更容易透過電話進行交談，而不是為了同樣的目的而遠行。

雖然電話交流的明顯優勢有很多——其中之一是面試時不必親自到場，但這也有可能是其明顯的缺點之一。

在面對面的交談中，70%的回應是非語言的，與肢體語言有關。在電話交談中，你必須用你的聲音投射、語氣和語調來彌補這70%。

一些關於電話禮儀的重要提示 −

• 說話聲音要足夠大，以便清晰地被聽到。保持嘴巴靠近話筒。如果可能的話，建議使用擴音裝置，這樣你的雙手就可以自由地記下要點。許多人透過使用他們的手來表達他們的觀點，以強調討論的特定領域。使用擴音裝置也會增強你的表達能力。

• 讓對方多說，因為他會解釋他想要告訴你什麼，以便你理解。此外，插話可能會激怒聽者。

• 微笑並以談話的方式說話。說話時微笑會改變你發音時的嘴型，聽者很容易察覺到這種語調的變化。

• 在你的附近放置一個記事本、筆和正在討論的檔案副本，以便參考和記下重要資訊。

• 參加電話面試時，儘量選擇背景噪音和干擾較少的地方。

• 如果你在交通堵塞或嘈雜的地方，而辦公室有人打電話來問你是否方便交談，請禮貌地找個藉口，並主動提出5-10分鐘後再回電。這將給你時間去一個安靜的地方，準備好你的情緒和思緒進行交談。

• 關閉呼叫等待和那些在通話過程中發出嗶嗶聲通知的應用程式，以免因干擾聲音而分散對方的注意力。

跨境商務禮儀

世界各地的人們都有不同的禮儀，他們會根據自己的文化和民族背景來遵守這些禮儀。我們在這裡收集了一些有趣的例子。你可能會覺得其中一些很有趣。然而，遵循這些禮儀的人非常重視它們，應該尊重它們。

• 奧地利 − 對注重頭銜的奧地利人來說，把手插在口袋裡被認為是不禮貌的。他們喜歡在姓氏後使用頭銜，並堅持正式的稱呼方式，而不是在第一次見面時就以名字相稱。

• 巴西 − 巴西人性格外向，對個人空間沒有嚴格的規定。就像阿根廷人一樣，他們很樂意在說話時靠近你，也不介意拍拍人們的肩膀或握著他們的手。他們進行商務討論的方式也很隨意，人們隨意打斷別人的談話，沒有人介意。

• 俄羅斯 − 同性之間在臉頰上親吻是可以接受的，並且是一種廣泛遵循的習俗。然而，這並不意味著你第一次見面就會受到非常熱烈的歡迎。俄羅斯人相信細水長流，喜歡在他們自己的時間裡與人相識。

• 法國 − 法國人喜歡“精緻”的標籤，聽他們說話就像聽一個漫長、連續、詼諧的談話。他們非常重視個人隱私；因此，避免問私人問題。

• 德國 − 德國女性期望男性保護她們，在公共場合嚼口香糖和發脾氣被認為是不禮貌的。德國人喜歡智力性的談話，通常不太喜歡笑話。不過，他們也有幽默的一面，只有在與他們多次見面後才會展現出來。

• 義大利 − 義大利人在交談時喜歡保持眼神接觸。這不僅是對他們來說是自信的標誌，也告訴他們你是真誠的，並且說到做到。他們天生也比較輕浮，說話時可能會離你很近。

• 英國 − 通常不贊成使用形容詞來描述事物，因此談話往往非常文雅和平和。長時間的眼神接觸被認為是不禮貌的，個人空間非常重要。觸控某人只限於家庭成員。

• 美國 − 美國人在交談時喜歡保持眼神接觸，並且他們很樂意在第一次見面時就以名字相稱。他們的說話方式往往比較隨意。然而，他們非常重視準時，所以千萬不要讓美國人在時間上感到不快。

• 阿根廷 − 如果你對阿根廷人豎起大拇指，他們會覺得非常冒犯，因為他們認為這是淫穢和非常令人反感的。此外，當他們認為你說的話難以置信時，他們往往會敲打自己的左手掌。

• 澳大利亞 − 澳大利亞人喜歡為朋友買一輪酒，通常不喜歡分開買單。他們對“V”字手勢和“豎起大拇指”手勢感到反感。在公共場合打哈欠被認為是不雅觀的。

• 中國 − 另一方面，中國人避免在公共場所觸控和擁抱。他們也不欣賞人們點選和敲擊手指，以及在說話時指著他們。鮮豔的衣服和吹口哨不被看好。中國人也不喜歡在吃飯時談生意。

• 加拿大 − 加拿大人喜歡個人空間的概念。因此，他們避免與他們見面的人靠得太近。他們往往避免擁抱和觸控別人。與加拿大人進行商務洽談時，保持適當的肢體語言非常重要。

• 日本 − 與日本相比，長時間的眼神接觸被認為是不禮貌和不尊重的。此外，在說話時觸控別人，不尊重他們的個人空間是日本人不欣賞的行為。

商務禮儀 - 結語

商務禮儀是職業生涯中最重要的，也是最容易被忽視的部分之一。如果你不瞭解與新朋友見面和處理客戶時基本的禮儀規則，那麼你很可能會犯許多錯誤，這些錯誤對你來說可能是未知的或看似無辜的，但很容易被對方誤解為蓄意的和冒犯的。

這是讓你瞭解你應該瞭解並遵守的簡單禮儀規則的一小步，當你與人互動時要遵循這些規則。

我們希望你現在已經準備好利用你從這篇閱讀中學習到的知識，並將其付諸實踐。你只需要一點自信和一點練習！祝你好運！