電子郵件禮儀

電子郵件被廣泛用作一種廉價且高效的商務溝通工具。很少列印電子郵件，通常使用電子版，因為存檔和檢索電子郵件很容易。它之所以流行，是因為易於訪問，從CEO到清潔工，組織中的每個人都可以使用。

電子郵件是高效溝通訊息的一種方式，它以清晰易讀、專業的方式呈現資訊。許多人以缺乏時間為由轉發不合格的電子郵件，這些郵件從不完整到難以理解不等。

許多人將電子郵件與簡訊混淆，或者至少他們撰寫電子郵件的方式表明了這一點。讓我們討論一下文字對話和撰寫電子郵件之間的區別。在簡訊對話中，兩個人可以以快速往復的溝通方式交換資訊、共享細節、提供更正和請求澄清。

相比之下，電子郵件由專業人士閱讀，根據他們的工作量，每天可能會收到20到200封電子郵件。他們既不想進行來回對話，也沒有時間反覆索要細節。他們只想瞭解電子郵件的內容，閱讀說明，處理資訊，完成任務，並清空收件箱中的“未讀”部分。

記住這一點，讓我們討論一些撰寫有效電子郵件的技巧 −

• 計劃你的郵件。
• 使用主題行來吸引讀者的注意力。
• 保持郵件簡短明瞭。
• 不要全部小寫輸入你的郵件。
• 傳送郵件前校對，並承擔責任。
• 生氣時，花幾分鐘冷靜一下再發送郵件。
• 不要全部大寫輸入你的郵件。大寫被認為是大喊。

在某些情況下，電子郵件可能不適用。建議在以下情況下打電話： −

• 你需要討論私人、敏感或機密資訊。
• 你要告知壞訊息。
• 你的資訊很複雜，措辭可能會造成誤解。
• 你需要立即回覆。

電子郵件的法律風險

電子郵件是許多工作場所首選的溝通方式，這意味著它們攜帶大量可能屬於機密的資訊。許多公司對員工如何撰寫電子郵件以及應該向誰轉發哪些型別的電子郵件進行了廣泛的培訓。

電子郵件中資訊的安全性及機密性是發件人和收件人的共同責任。公司有嚴格的指南來保護其檔案及其內容。讓我們討論一些最常見的預防電子郵件誤用的指南。

如果你以下情況，你和你的公司將對多起訴訟承擔責任： −

• 傳送或轉發包含攻擊性內容的電子郵件。
• 傳送包含病毒的附件。
• 未經許可將發件人的電子郵件轉發給其他人。
• 試圖偽造他人的電子郵件或從他人的帳戶傳送電子郵件。
• 傳送電子郵件時試圖向收件人隱瞞身份。
• 未經許可複製屬於他人的郵件。

正式郵件的構成要素

雖然我們大多數人都向朋友傳送非正式郵件，其中可能包含語法錯誤，但寫給同事時情況並非如此，尤其是在我們想留下好印象的時候，我們必須更加謹慎和外交。以下是一些關於電子郵件正確格式的一般技巧：

背景 − 所有電子郵件都應使用預設的白色背景。彩色背景或滾動設計顯得不專業且分散注意力。

字型 − 首選字型為Times New Roman或Arial，字號為12。

字型顏色 − 字型應僅為深藍色或黑色。

聯絡方式 − 簽名區域應包含正式聯絡資訊，例如姓名、職位、電子郵件ID、聯絡電話、公司標誌和通訊地址。最好避免個人陳述。

名和姓 − 應使用與電子郵件正文相同的字型，字號大兩號。不推薦使用草書字型。

（應使用與電子郵件正文相同的字型和字號）

• 職位
• 部門
• 公司名稱和地址
• 地標和郵政編碼
• 聯絡電話
• 電子郵件地址
• 公司電話號碼
• 公司傳真號碼
• 公司網址
• 免責宣告

電子郵件示例