資訊科技在業務流程重組中的作用


簡介

業務流程重組 (BPR) 是全面改革現有業務流程的過程,旨在透過降低成本和提高質量來創造巨大的投資回報。客戶偏好的變化、市場上具有更高質量商品和服務的激烈競爭、技術進步導致利潤下降和運營成本增加,所有這些都為 BPR 鋪平了道路。

流程重組的主要目標是將企業的績效提升到其所能達到的最佳水平。BPR 不僅對組織,而且對供應商和客戶等外部各方都產生了質的飛躍。以更快的速度,以更低的成本實現客戶滿意度和高盈利能力是實施 BPR 的宗旨。技術進步必然會對客戶偏好產生迫在眉睫的影響。資訊系統和技術提供了對業務運營資訊的更好理解,並有助於有效地處理資訊。本教程討論了 IT 在 BPR 中的目的和作用。

資訊科技 (IT)

資訊系統有助於連線技術和人員。資訊科技作為資訊系統的一個子集,有助於分析、計劃、評估和管理資訊系統中的資料。更廣泛地說,IT 指的是有助於網路、通訊和輔助資訊處理的整個電子媒介。IT 透過更有效地結合流程和人員來解決業務運營問題。資訊科技能夠將流程擴充套件到運營和功能限制之外,並鼓勵流程驅動的實體。BPR 利用資訊科技作為重新設計和改革其業務流程以創造可持續增長的推動者。它能夠增強資訊訪問並有效地協調跨職能部門。

IT 在 BPR 中的作用

資訊科技有助於為整個組織提供一致的按需支援,以便快速應對市場中不可預測的挑戰。IT 在重新設計開始之前作為推動者發揮作用,在設計階段作為促進者發揮作用,最後在組織中實施 BPR。因此,IT 在流程重組中的主要作用可以歸納為三個主要階段。

啟動

IT 的作用始於流程設計之前。由於 BPR 旨在對整個業務實體進行根本性變革,因此全面瞭解客戶期望、市場趨勢、行業指數和競爭方向至關重要。資訊科技被用於獲取有關這些引數的準確資訊。

  • 基礎設施和資訊管理 - IT 支援使用最新技術制定戰略計劃和願景,以在流程設計之前對其進行升級。

  • 提高流程效率 - IT 能夠透過利用通訊和關聯網路將地理上分散的部門作為一箇中心進行控制。因此,它消除了所有地理障礙,從而能夠更快地做出決策。

  • 識別需要改進的流程 - 正確隔離問題才能找到合適的解決方案。識別問題的根本原因是一項耗時且複雜的任務,IT 可以輕鬆應對。

  • 預測和預期所需資訊 - IT 參與根據趨勢預測未來需求,洞察客戶選擇,並幫助相應地設計流程。

  • 制定關於成本、收入和利潤的長期目標。

  • 明確定義 BPR 的界限及其運營範圍。

重新設計

資訊科技在流程重新設計的第二階段發揮促進者的作用。此處處理技術和社會設計。收集到的資料被分析和重新定義選項,在調整控制點後邏輯地重新連結流程和應用技術。社會方面,人力資源得到照顧,包括明確定義任務和所需的技能資源需求以及謹慎審查最終激勵措施。此階段 IT 的其他重要作用包括

  • 將大量資訊整理到業務流程中。

  • 透過引入專案管理工具和電子媒介,可以將複雜分析方法納入 IT 領域。

  • IT 工具可以自動繪製和流程圖化正在進行的運營系統,以確定流程重新設計的推動因素。

  • 使用 IT 支援的網路減少和替換冗長且垂直的資訊流,以減少決策時間。

  • 儘可能減少和用自動化系統替換人工。

  • 制定準確的績效衡量指標。

  • 根據職位說明闡明目標和具體目標。

  • 基於員工輸入和客戶需求構建資料庫。這將有助於跟蹤滿意度率,審查客戶投訴並收集員工意見,以增強客戶滿意度。

  • IT 還幫助促進替代業務流程,管理層可以在重新設計中考慮多個目標。先進的 IT 系統可以在技術上預測當前和未來的資源範圍以及行業轉型。

實施

這是工程工作量最大的重要階段。在這個階段,所有計劃、運營和技術都朝著組織目標努力。此處對新近改進的方法和流程進行測試,監控結果並對員工進行嚴格的培訓。打破部門壁壘,重新檢查業務目標,堅持願景。資訊科技在推出此階段中發揮著關鍵作用。

  • 建立用於捕獲反饋的計算機化機制。

  • 使用專案管理和流程分析工具批判性地分析新流程。

  • 升級重新設計的功能部門的技術。

  • 在重新設計的流程失敗的情況下配備流程清理和控制措施。

  • 跟蹤並確保 BPR 實施的即時結果與參與的管理層和部門保持一致。及時的溝通有助於在使用者和實施者之間即時傳輸更改後的流程資訊。

  • 最後評估和比較 BPR 的投資與預期的投資回報。

任何流程重組的最終成功都需要企業關注與降低成本、質量、準時供應和客戶滿意度相關的關鍵流程。簡單地自動化或改進現有流程可能不會產生令人滿意的結果。

IT 在 BPR 中的優勢

簡而言之,資訊科技在流程重組中的優勢在於

  • 大幅降低成本

  • 實現業務流程的精確性

  • 促進部門間協調與溝通的同步進行

  • 有效整合團隊工作

  • 徹底改革整個系統,使其變得非常有效率

  • 確保使用者友好的系統,在其中可以高效地執行任務

結論

IT 在重組的成功中發揮著重要作用。由於 BPR 越來越重視發展部門間溝通、聯盟和跨公司關係,因此資訊科技支援並輔助此類重組工作。Web 服務、資料庫和儲存庫有助於捕獲客戶偏好、自動化重複流程和營銷分析。

IT 透過提供最先進的開發流程、電子商務和智慧財產權控制來增強產品開發。數字內容輔助、知識管理和電子學習也是 IT 的好處。資訊科技領域成本的降低和巨大進步正在幫助組織利用 IT 來最佳化其業務。

總之,資訊科技透過連結和提供跨部門所需的資訊、提升流程績效以及評估、最佳化和監控其成果來幫助實現流程重組的目標。

更新於: 2023 年 4 月 18 日

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