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法學有效控制專案成本的實用見解
專案管理並非易事。為了獲得預期的成功，我們需要完美地規劃和管理專案的許多方面，例如範圍、進度、成本和質量。許多專案失敗的原因在於專案經理未能監控和控制專案成本。
因此，在整個專案過程中，透過適當的規劃和控制專案預算來管理專案成本非常重要。為了有效地管理專案成本，我們需要在初期執行某些活動。
- 成本規劃：應該制定一個適當的計劃，以管理和控制整個專案生命週期中的專案任務。規劃應考慮各種可用工件，例如範圍基線、進度基線、工作分解結構和其他資訊。
- 成本估算：使用一些完善的技術來估算專案成本，預測專案完成前每個專案活動所需的近似成本。
- 預算確定：將所有活動的估計成本加總以確定最終預算，這必須作為整個專案週期中需要關注的成本基線。
- 成本控制：最後，監控和控制專案成本，衡量與成本基線的差異，並採取糾正措施以將成本維持在閾值以下。對成本基線的任何更改都應進行適當的分析和記錄；還要持續預測專案完成前的預期總成本。
不謹慎地執行這些活動可能會嚴重影響您的專案；專案結束時，您可能會超出預算，預期收入可能會變成負數。
這肯定會損害您作為專案經理的聲譽，並使您的信譽受到質疑。讓我們討論一個常見場景，以瞭解成本管理的重要性。
案例研究
假設您在市中心的高檔地區購買了一塊土地，並想在那裡建一棟房子。由於您日常工作繁忙，並且不具備建造房屋所需的技能，因此您聘請了一家建築公司來建造您的房屋。
讓我們找出您在此過程中需要執行的操作。
非正式會議
- 您致電建築公司代表討論並制定計劃。在此非正式會議中，您告訴他您的粗略需求，並要求他在下一次會議中提出一個合適的計劃。
正式會議和需求收集
- 您確定範圍，提供所有需求，例如臥室、浴室、陽臺的數量以及您想要的房屋風格和設計。
- 在接下來的正式會議中，承包商會提出計劃，向您展示可能的房屋平面圖設計和大致的預算計劃。
預算最終確定
- 經過一系列討論和談判後，您和承包商就完成夢想之家建設工作的總預算達成一致。
- 您已向承包商支付了初始款項以開始建設工作，並同意隨著工程的進展分階段支付剩餘款項。
啟動工作
最終，建設工作從這裡開始。由於您已將建造房屋的合同授予建築公司，因此您無需尋找資源和材料；您只需要定期付款即可。當然，隨著時間的推移，您需要監督工程質量和進度。
問題時期
房屋建造到 85% 時一切順利。然後問題出現了，房屋的進一步建造超出了批准的預算。承包商需要更多資金才能完成剩餘 15% 的工作。但是您已經支付了全部商定的預算，目前沒有任何資金可以繼續建設。
這不是一個大問題嗎？誰對此負責？這究竟是怎麼發生的？現在您腦海中一定有很多這樣的疑問。讓我們找出造成這種情況的原因。
失效分析
儘管建築公司一開始就仔細考慮了範圍和預算，但他們未能控制成本。因此，所需成本超過了商定的成本基線。
控制專案成本是專案管理的重要組成部分。必須嚴格遵守一些工具和技術來監控和控制成本。
控制成本的工具和技術
衡量差異：在監控專案成本時，重要的是評估和計算當前與成本基線的差異。
進度偏差可以透過計算已完成值和計劃值之間的差來衡量。這是一個有用的指標，用於確定專案是落後於還是領先於其基線。當專案完成時，它變為零，因為那時所有計劃值都已實現。
進度偏差 (SV) 方程 = 已完成值 (EV) – 計劃值 (PV)
成本偏差可以透過計算已完成值和實際成本來衡量，以確定在任何給定時間點預算是否出現赤字或盈餘。如果計算結果為負，則表示專案在成本方面受到嚴重影響，專案經理很難從該階段恢復。
成本偏差 (CV) 方程 = 已完成值 (EV) – 實際成本 (AC)
因此，透過規劃、估算、設定預算以及最終監控和控制成本來仔細處理專案成本非常重要。在監控專案成本時，請持續衡量差異，使用各種工具和技術評估更改的影響，以正確預測完成成本。並認真向客戶和利益相關者傳達更改的影響。
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