新人提示

對於那些有志於從事行政助理職業，但缺乏先前辦公室行政工作知識或經驗的求職者來說，需要認識到一個事實：起初，這個過程會更加艱難。他們可能一開始不得不選擇一些非傳統的職位，主要是因為他們的簡歷可能無法反映必要的背景。這常常導致簡歷被忽視；有時甚至會被直接拒絕。

那些想成為行政助理的人應該嘗試其他的網路途徑，例如朋友和家人，來建立一份有相當工作經驗的簡歷。簡歷應該反映你真正的技能，而不僅僅是工作要求你具備的技能。嘗試將九項必要的核心競爭力中的每一項都與你在簡歷中提到的特定工作相匹配。

充分準備。如果你接到電話面試，你應該在面試過程中記住所有必要的細節。要明確你的意圖和方法，不要試圖融入併成為某種型別。忠於真實的自己，展現你作為一個有機整體的自我，而不僅僅是你簡歷中解釋的部分之和。

瞭解職責

為了理解是什麼讓高效的行政助理職位如此獨特和特殊，我們首先需要理解“行政助理”這個職位本身就伴隨著挑戰，這些挑戰以頻繁出現的獨特和棘手的場景形式出現。

認識到所有獨特的挑戰和場景將幫助求職者更好地理解這份工作的需求和責任。話雖如此，這份工作並不只有挑戰。它也擁有其他工作職位所不具備的獨特而罕見的優勢；至少在這個職業生涯的早期是這樣。

處於直接火力線

行政助理的工作是不斷地與老闆直接溝通，即使其他員工很少與老闆互動。這為這份工作提出了不同的要求，因為他們總是處於老闆的火力線。

如果行政助理陶醉於老闆的成功，他們也必須應對老闆的挫敗感。老闆期望他們的助理投入與他們一樣多的努力和時間，這使得他們幾乎沒有時間用於工作以外的生活。

混亂的許可權級別

即使行政助理代表經理行事，人們也經常忘記他們只是傳話人，而不是決策者。這使得助理們很容易自作主張地直接做出改變或提出意見，甚至沒有徵求管理層的意見。

有時，他們開始回答應該直接向老闆提出的問題。行政助理可以與老闆分享他們的意見和建議。但是，他們應該記住，最終責任始終在老闆身上。

無所不知的期望

行政助理自己也承認，一旦他們與老闆共事很長時間後，他們就會變得如此默契，以至於能夠預判老闆的需求。這在生活方式和習慣方面可能是可能的。然而，老闆經常誤以為他們的助理是“無所不知”的人。

他們期望他們的助理能夠讀懂他們的心思，這使得助理變得自滿且溝通減少。他們需要理解，即使是最有經驗的助理有時也需要口頭溝通來解決某些決策。

與同事的距離

助理通常被認為是經理團隊的一員，即使情況並非總是如此。因此，普遍的看法是他們掌握著內部資訊。這使得同事在與助理互動時變得謹慎，因為他們覺得他們說的每一句話都可能被彙報給老闆。

助理也應該知道，他們所說的任何話都將被視為老闆的話。因此，他們應該避免參與八卦或謠言傳播，因為他們所說的任何話都會被誤解為“內部訊息”。

中間人的角色

行政助理扮演的最困難的角色是中間人的角色。這是佔用他們大部分時間的一項工作。他們是看門人，選擇性地允許人們與他們的老闆見面，並阻止其他人打擾老闆的私人空間和浪費他們的寶貴時間。

這可能會贏得他們老闆的讚揚，但他們在那些無法見到老闆的人眼中卻變成了壞人。在許多情況下，助理經常成為老闆的替代者，例如做筆記或在會議上提出他的問題。