行政助理指導 - 快速指南
行政助理指導 - 介紹
說實話，行政助理的工作並沒有通常意義上的高薪和光鮮亮麗，這對於那些想靠與富人和成功人士交往來成就事業的人來說，是一個巨大的激勵因素。然而，這正是這種工作職位對局外人的印象。
行政助理的工作遠不止這些——它關乎為個人及其組織提供寶貴的支援，這使得行政助理的工作獨一無二。對於任何想在這個領域取得成功的人來說，都需要長期實踐與該職位相關的獨特技能。這份工作並不總是像看起來那樣輕鬆有趣，但這段經歷可能是值得的。
行政助理每天都要協調多名員工的工作，並監督所有重要的行政職能，以此作為對老闆日常工作的支援。他們的工作是確保他們的經理能夠充分利用時間，同時以高效的方式完成工作和職責。
這些行政助理透過支援他們的經理並使他們的工作更輕鬆來幫助創造業務價值。他們就像他們老闆的組織者。他們記住約會，與團隊協調並同步事件，以便系統地處理任務。
行政助理的工作充滿了挑戰和大量的職業機會。這是一份全面的工作，從某種意義上說，它沒有“選擇性”。這份工作的好壞並存，有些人會覺得它既有挑戰性又引人入勝，而另一些人則可能誤認為它是一份枯燥乏味的工作。
有很多行政助理非常熱愛他們的工作，他們想一直做到退休。他們認為行政助理的工作是他們因在人員管理技能方面表現出色而應得的回報。
取決於你處理工作的方式，加上你之前行政工作的經驗，你會在這份工作中找到很多積極因素，這些因素可以讓一個人的職業發展速度超過任何其他平臺。這是唯一一個讓你有機會與企業主共事的工作，對於那些想在職業生涯中快速發展的人來說，這難道不好嗎？
核心競爭力
成為一名優秀的行政助理最重要的因素是對工作的堅定承諾。換句話說，需要有強烈的成功願望。作為候選人，必須願意不斷提高自己的績效並提升新技能。
隨著新技術的出現和商業實踐的演變，職位的需求也在不斷變化，因此行政助理應該具有**適應性、靈活性和好奇心**。行政助理提供的大部分支援幾乎是隱形的，因為他們是在沒有任何監督的情況下工作的，因此助理不需要提交任何績效報告。
他們績效的唯一衡量標準是他們如何讓老闆們的生活更輕鬆，他們的一些核心職責如下：
隨時向他們通報所有細節
確保他們出席所有重要活動
預測他們的需求
優先處理他們的工作和其他事務
管理日常工作流程。
除了上述職責外，總共有九項核心能力是每個行政助理都必須擅長的，列舉如下：
適應能力
能夠靈活應對變化並做出相應調整。
無論工作性質如何，都對工作抱有積極的態度。
能夠從容地管理和優先處理許多相互衝突的優先事項
組織能力
知道如何最好地利用時間。
知道如何根據手頭任務分配時間。
知道如何利用辦公空間並整理檔案。
任務管理能力
預測需求並解決問題。
確保在規定的時間內完成關鍵專案。
平衡多項優先事項並設計合適的工作流程。
能夠預測問題並採取先發制人的行動。
溝通能力
傾聽並積極努力提高這些技能。
能夠用專業的語言寫出通順流暢的句子，且沒有錯誤。
能夠自信地表達，併發出清晰易懂的資訊。
知道如何運用口頭和書面技能來傳達積極的資訊。
客戶服務能力
能夠及時、專業地回覆查詢。
瞭解客戶業務的最新發展。
能夠以正式和專業的方式與客戶和同事互動。
商業概念能力
瞭解基本的商業原則。
瞭解組織行為並能加以運用。
瞭解整個行業和業務運作。
團隊合作能力
喜歡被視為一名稱職的團隊成員。
重視團隊目標並相應地參與。
願意為與經理一起工作的其他人提供後備支援。
計算機/技術能力
熟練使用標準辦公裝置。
熟練使用電腦、外圍裝置和配件。
能夠快速適應新技術，展現出高階熟練程度。
判斷能力
展現出良好的決策能力和公平的判斷能力。
必要時將問題提交給相應的權威部門。
能夠在沒有持續監督或指導的情況下有效地工作。
這九項核心能力並非一朝一夕就能培養出來，因此現在可以清楚地看出，行政助理應該做的事情清單是詳盡的。行政助理的角色絕非易事；有時甚至沒有休息的時刻。在這種情況下，保持積極的態度和對工作的堅定專注至關重要。這項工作遠比其各個部分的總和要大得多。
行政助理指導 - 型別
行政助理有三種類型，但這三種類型的區別並不取決於工作職責，而是取決於助理自身的職業抱負。隨著他們的職業發展和變化，他們會在這三種分類之間轉換。
讀者可以在這裡花些時間，嘗試猜測自己屬於哪一類。根據他們對以下三類名稱的理解，他們可以隨意猜測：
- 攀登者
- 終身者
- 合夥人
攀登者
攀登者認為這份工作是他們在商界走向更高成功的“墊腳石”。他們利用自己的職位來拓展人脈，攀登公司階梯，以便以此進一步發展他們的職業生涯。
這種想法是一種行之有效的方法，既能從工作中學習，又能從中賺錢。助理們瞭解工作的複雜性，為自己樹立了良好的聲譽，並有機會與公司和行業的頂級領導者互動。他們還獲得了一次千載難逢的機會，可以在能夠有所作為的人面前提出自己的想法。
風格
攀登者非常注重職業發展，因此他們天生就是熱情的人。他們喜歡自己的想法被聽到，所以他們是肯定的說話者。他們把這份工作當作鞏固形象、建立聲譽和獲得關注的平臺。他們對工作或僱主都不太忠誠。
攀登者更關注自己的職業生涯，因此他們更關注自己的目標。他們不認為做行政助理是一份長期工作，而是將其視為職業發展的階梯。
動力
由於他們被未來的職業目標所激勵，他們很容易超出職責範圍，以提高職業發展的機率。攀登者需要向他們的老闆明確表達他們的雄心壯志，以便老闆能夠為他們提供機會，或者至少能夠理解他們換工作的原因。
然而，事實是，一些經理並不喜歡招聘一名助理、培訓他、培養他、向他提供業務和專業人脈的細節，然後又將他輸送給另一個職位，即使是在同一公司內。因此，保持期望的清晰和透明始終很重要。
終身者
有些行政助理非常熱愛他們的工作，他們想一直做到退休。他們不擔心轉行。他們認為行政助理的工作是他們因在人員管理技能方面表現出色而應得的回報。
終身者不想改變他們的職業或公司。這背後的原因可能並不僅僅是對客戶和公司的忠誠；他們可能已經對不同的職業失去了興趣，因為他們對自己的職位感到滿意。
風格
終身者從長遠職業選擇的角度看待自己的職位，因為他們足夠喜歡自己的工作，想一直做下去，這就是為什麼他們總是期待表現出色。然而，由於他們尋求的是漸進式的職業發展曲線，而不是陡峭的職業增長，因此他們缺乏超越期望的動力。
終身者喜歡可預測的環境並避免意外。他們對經理並不特別忠誠，而是對自己的工作忠誠。如果他們已經共事多年的經理辭職了，他們可以繼續與接替者共事。
動力
終身者被工作帶來的穩定性所激勵。他們對攀登公司階梯不感興趣，因為他們喜歡現在的生活狀態，並希望一直持續到職業生涯結束。他們喜歡一致性，因為他們習慣了具有某種確定性的系統化工作量。
他們通常避免突然承擔新的責任，但這並不意味著他們不願意承擔新的責任。如果新的責任是他們正在執行的任務的自然而漸進的結果，那麼他們會承擔。
合夥人
那些把自己視為經理或老闆合夥人的行政助理對工作抱有積極的心態，最終處於最佳位置來提升和發展他們的技能和職業。對他們來說，這份工作就像合作一樣，他們負責協調，而他們彙報工作的行政人員負責流程。
這類行政助理在合適的辦公環境中能夠高效工作，即在一個相互尊重、認可團隊合作和助理付出努力的工作場所。這些助理認為其經理的成功是團隊合作的結果。
風格
合作伙伴與他們協助的管理人員之間溝通流暢。他們打破等級界限，經常集思廣益並提出意見。合作伙伴欣賞公平競爭的環境，當經理將他們視為平等的夥伴而非下屬時，他們才能發揮最佳水平。
當他們一起工作時，管理人員和助理會互相幫助，並共同追求目標。這使得他們彼此非常忠誠，而且當管理人員換公司時，這些助理經常會跟隨他們，或者管理人員會要求他們一起轉崗。
動力
合作伙伴們因為自己對工作的重大貢獻而受到鼓勵和激勵。他們感到與公司的目標聯絡在一起，並對自己的角色承擔個人責任。他們希望透過提供卓越的支援來做出重要貢獻。
他們也受到他們與經理之間良好關係的激勵。老闆欣賞他們的努力和對工作的貢獻，這激勵他們做得更好。這類助理薪水很高，因為他們的職能不僅僅是下屬，更是老闆的“第二大腦”。
在進入下一章節之前，請花些時間考慮一下您是哪種型別的行政助理，以及您想成為哪種型別的行政助理。這裡沒有對錯之分。任何型別的助理都很好。但是，型別應該與您的性格、工作態度和生活目標相匹配。
行政助理輔導 - 職業道路
大多數行政助理從行政助理開始他們的職業生涯，然後在公司內部晉升到更高的職位。但這並不意味著行政助理必須具備一些特殊的技能。
事實上，許多擁有正確技能的員工都成為行政助理，因為這段經驗可以證明對公司許多職位都有用。
擔任行政助理不僅是獲得商業經驗最豐富的方式之一，也是最有效的方式之一。作為一名行政助理，您可以獲得寶貴的商業運作知識以及可以用於進一步發展職業生涯的網路。
作為一名行政助理，您將：
建立勤奮、學習能力強和敬業的良好聲譽。
瞭解標準的辦公流程和業務運作。
認識公司不同部門的重要人物。
對商業環境有全面的瞭解和認識。
熟悉日常工作流程。
開始理解業務的長期週期。
行政助理的核心競爭力
在回顧行政助理應該具備的九項核心能力清單後，人們可能會發現，這些技能並非與特定工作相關，而是幾乎所有與管理相關的職位，特別是那些與公眾打交道的職位——例如銷售或客戶服務。這九項核心能力如下：
- 適應能力
- 組織能力
- 溝通能力
- 主動預判需求
- 判斷力
- 團隊合作精神
- 客戶服務
- 計算機/技術能力
- 商業理念
這就是為什麼沒有之前的行政工作經驗，很難獲得行政助理職位的原因。為了充分發揮您的才能，您可以關注您的經驗如何表明您具備勝任該職位要求的能力。
為了進一步理解這個概念，我們將討論兩份簡歷：
一份簡歷的工作經驗一直在不斷進步，責任級別隨著經驗的增加而提高；
另一份簡歷的個人是從完全不同的領域開始工作的，但後來改變並適應了強勁的職業發展道路。
下面提到的這份非行政類工作的清單也被認為是成為行政助理的良好經驗：
- 餐廳服務員
- 銷售助理
- 接待員
- 沙龍/水療、健身助理
- 教師
- 客戶服務代表
- 醫療助理
在下一章節中，我們將考慮行政助理的簡歷樣本。
給新人的建議
那些有興趣從事行政助理職業，但沒有之前的辦公室行政工作知識或經驗的求職者，需要意識到，起初這個過程對他們來說會困難得多。他們可能一開始需要選擇一些非傳統的工作，主要是因為他們的簡歷可能無法反映必要的背景。這通常會導致簡歷被忽視；有時甚至會被拒絕。
那些想成為行政助理的人應該嘗試其他的網路途徑，例如朋友和家人，來建立一份具有相當工作經驗的簡歷。簡歷應該反映你真正的技能，而不僅僅是工作要求你具備的技能。嘗試將九項必要的技能與你在簡歷中提到的特定工作相匹配。
充分準備。如果你接到電話，你應該在面試過程中記住所有必要的細節。要明確你的意圖和方法，不要試圖融入併成為某種型別。忠於真實的自己，展現你作為一個有機整體，而不僅僅是你簡歷中解釋的部分之和。
理解職責
要理解是什麼使高效行政助理的職位如此獨特和特殊，我們首先需要理解這樣一個事實，即“行政助理”的職位名稱伴隨著其自身挑戰，形式為頻繁出現的獨特和具有挑戰性的場景。
認識所有獨特的挑戰和場景將幫助求職者更好地理解工作的需求及其責任。話雖如此，這項工作並不僅僅只有挑戰。它也擁有其他工作簡介中不具備的獨特而罕見的優勢；至少在職業生涯的早期階段是這樣。
處在“炮火”線上
行政助理的工作是不斷地直接與老闆溝通，即使其他員工很少與老闆互動。這為工作提出了不同的要求，因為他們總是處於老闆“炮火”的線上。
如果行政助理為老闆的成功而歡欣鼓舞，他們也必須應對老闆的挫敗感。老闆期望他們的助理投入與他們一樣多的精力和時間，這使得他們幾乎沒有時間用於工作以外的生活。
混亂的許可權級別
即使行政助理代表經理行事，人們也經常忘記他們只是傳話者，而不是決策者。這使得助理們傾向於自作主張地直接做出改變或提出意見，甚至沒有徵求管理層的意見。
有時，他們開始回答本應直接向老闆提出的問題。行政助理可能會與老闆分享他們的意見和建議。但是，他們應該記住，最終責任始終在老闆身上。
無所不知的期望
行政助理自己也承認，一旦他們與老闆共事很長時間，他們就會變得如此密切，以至於他們可以預判老闆的需求。這在生活方式和習慣方面可能是可能的。然而，老闆經常誤以為他們的助理是“無所不知”的人。
他們期望他們的助理能夠讀懂他們的心思，這會使他/她變得自滿和溝通減少。他/她需要明白，即使是最有經驗的助理有時也需要口頭溝通來解決某些決定。
與同事的距離
助理通常被認為是經理團隊的一員，儘管並非總是如此。因此，普遍的看法是他們掌握內部資訊。這使得同事在與助理互動時變得謹慎，因為他們覺得他們說的每一句話都可能被報告給老闆。
助理也應該知道，他們說的任何話都將被視為老闆的話。因此，他們應該避免參與八卦或謠言傳播，因為他們說的任何話都會被曲解為“內部訊息”。
中間人的角色
行政助理扮演的最困難的角色是中間人的角色。這是佔據他們大部分時間的一項工作。他們就像看門人一樣，選擇性地允許人們與他們的老闆會面，並阻止其他外人侵入他們老闆的私人空間並浪費他們的寶貴時間。
這可能會贏得他們老闆的讚揚，但他們在那些無法見到老闆的人眼中卻變成了“壞人”。在許多情況下，助理經常會代替老闆，例如做筆記或在會議上提出問題。
獨特的回報
除了行政助理工作帶來的挑戰之外，還有許多在其他工作崗位上很難找到的獨特優勢和職業機會。
與老闆一對一的互動
雖然不斷與老闆溝通有其挑戰，但這既是福也是禍。然而，這種直接和透明的討論使得有機會準確瞭解老闆心中存在哪些問題，以便行政助理能夠提供強大、持久的支援和幫助。
除此之外，助理還有機會學習成功人士如何思考、溝通和影響決策。很少有職位能有機會與靈感來源進行直接和頻繁的互動。
有機會每天處理多項任務
助理習慣於執行各種各樣的任務，從日常事務到獨特任務，例如參加客戶會議和策劃活動。
如果助理喜歡做這些獨特任務，他/她會發現自己會做更多這類任務。但是，如果助理感到厭倦，他/她需要告訴老闆他/她想做其他事情。通常情況下，老闆會同意並提供新的任務。
在組織中建立聲譽
直接與組織的老闆合作，有機會結識許多部門的負責人，這反過來有助於建立良好的形象和聲譽。
行政助理知道，他們與之互動的每一個人都可能是他們未來的僱主。因此，他們盡最大努力做到儘可能熱情和專業，以便他們能夠與定期互動和合作的人建立強大而長久的關係。
行政助理輔導 - 誤區
行政助理的工作需要高度的謹慎，因此人們很容易對這份工作的實際性質產生各種猜測。有些人可能認為助理被高估了，而另一些人則認為他們才是幕後操盤手。
的確，這份工作包含許多非正式的職責，因此行政助理明白他們可能不得不忍受一些圍繞他們工作的誤解。
下面列出了一些最常見的誤解。
誤解1：“行政助理”只是秘書的另一個說法
現實——雖然行政助理最重要的任務本質上是秘書性的，但他們的工作職責往往賦予他們額外的權力，可以代表上司在會議和演示中充當替身。他們被認為是上司的自然延伸。
許多高管完全依賴他們的助理來跟蹤他們的進度、工作和任務。他們還依賴助理提供新的想法、觀點和進行頭腦風暴。在這些情況下，助理也可以影響決策。因此，他們在高管和他們所屬組織的成功中扮演著不可或缺的角色。
誤解2：擔任行政助理意味著被利用和虐待
現實——行政助理與上司的關係複雜而獨特。上司對助理的依賴程度可能會將這種關係從“上司—下屬”的關係轉變為真正的夥伴關係。
通常，助理和高管之間的關係涉及共享重要的機密資訊。因此，這需要高度的信任。助理明確參與規劃，並且必須是一個正直的人。由於他們之間的這種忠誠，他們的目標往往由彼此的成功來定義。
助理面臨一些最大的挑戰，僅僅是因為他們管理的是整個部門，甚至可能是整個組織中最有權勢的高管。將會有許多流程同時執行，而助理需要跟蹤所有這些流程，併為所有流程提供及時的結論。
大多數領導者都強烈地被他們的目標和願景所驅動，這使得他們對自己的觀點非常直言不諱。這往往會導致壓力和脾氣暴躁。助理有時會受到這種情緒爆發的影響。然而，經驗豐富的行政助理知道，處理衝突是任何工作的標準部分，並且知道如何在壓力條件下有效溝通。
誤解3：行政助理是一個薪酬低、機會少的工作
現實——行政助理擁有無限的可能性。他們有幸接觸到組織所有重要部門。他們很可能獲得一些其他人只能夢想的工作機會。這是因為他們經常與組織中有影響力的人互動。
與公眾的看法相反，擔任行政助理也是一個非常有利可圖的職業選擇。此外，行政助理也有資格獲得許多基於績效的獎金。更不用說他們在工作中獲得的各種福利、折扣、附加福利和獎勵，例如差旅補貼、里程積分、醫療福利、健身房會員資格等。
這使得行政助理的工作在經濟上穩定，並且在許多方面都是令人羨慕的工作。他們不僅與組織中的精英人士一起工作，而且還在證明自己的技能，並因其辛勤努力而獲得豐厚的報酬。
誤解4：擔任行政助理不需要或幾乎不需要培訓
現實——雖然行政助理的一些工作內容相當基礎且屬於文書性質，但總體工作責任堪比老闆本人。雖然這個職位並不總是要求大學學位，但這對於那些追求雄心勃勃和有影響力職業目標的人來說，是一個寶貴的資產。
許多行政助理並非從擁有學位開始他們的職業生涯。如果沒有學位，他們會尋求額外的服務，例如參加社群大學課程並獲得重要且相關的證書，最好是在計算機技術或工商管理方面，或者任何有助於助理專業提升技能的領域。
這個職位需要一個頭腦冷靜、性格開朗的人。這個人需要是一個解決問題的人，所以他/她應該具備分析能力。這些技能會隨著時間的推移和麵對不同的場景而逐漸掌握。這些複雜細節不可能在一夜之間學會。
誤解5：擔任行政助理是一份枯燥乏味、吃力不討好的工作。
現實——行政助理的工作有多枯燥，取決於助理自己。換句話說，這個職位提供了無數的職業機會和學習機會。當你直接向組織的老闆彙報工作時，職責不會短缺，而最好的助理會努力學習所有角色，以便他們能夠自信地代表老闆參加會議。
正是由於這項工作的極度個人化性質，有些人覺得它極其令人著迷，而另一些人則認為它極具挑戰性。有些人也會覺得它枯燥乏味，然而，可以說他們根本就沒有理解這份工作。
大多數人在擔任行政助理一段時間後，都會感到有所收穫和經驗豐富。話雖如此，該職位的意義和價值會根據公司和組織的需求而變化。
簡歷樣本
在本章中，我們將向您展示兩份樣例簡歷，一份是1級行政助理的簡歷，另一份是2級行政助理的簡歷。
1級行政助理樣例簡歷
Jane Doe
Antwon, Berkley, 美國
電話：020-515-5752 | 電子郵件：janedoe@anything.com
資格概要
優秀的書面和口頭溝通能力。
能夠在時間緊迫的壓力下工作。
具備團隊合作能力，並提供優質的客戶服務。
能夠建立和維護富有成效的長期關係。
精通Excel、Word、PowerPoint和網際網路搜尋。
能夠以禮貌和專業的方式與人互動。
工作經驗
Financials Inc.，高階行政助理，2010-2016
負責協調所有客戶會議。
開發跟蹤系統以檢查時間安排是否及時和適當。
設計議程和電子表格等。
管理同事的日常工作流程，並確定任務和義務的優先順序。
執行行政任務，例如客戶信函和其他服務。
執行文書工作，例如接聽電話、更新計算機資料庫、填寫檔案等。
Cooperative Union，客戶服務代表，2008-2010
有效地處理客戶服務諮詢和請求。
有效地執行任務以確保現金餘額和抽屜餘額。
始終透過時間管理技能為客戶提供優質服務。
與客戶一起進行財務交易，例如存款、取款等。
Lawson Suite，接待員，2006-2008
偶爾整理檔案。
保持辦公室整潔有序。
以專業和友好的方式迎接客戶和訪客。
回答問題並將客戶引導至相應的團隊成員。
教育背景
副學士學位，Jackson’s Senior College。
1年職業培訓證書，商業技術。
精通MS Office、Excel和網際網路搜尋。
2級行政助理樣例簡歷
Vickey Rourke
地址：Plot-66, Hitech City, 海德拉巴, 500081
電話：010-565-4762 | 電子郵件：vickyrourke2@anymail.com
資格概要
一位極具動力的優秀員工，在旅遊行業擁有十二年的經驗。擅長與客戶和員工建立並保持長期富有成效的工作關係。擁有卓越的協調、組織和時間管理能力，並擁有在壓力大和時間緊迫的情況下提供冷靜解決方案的良好記錄。
職業經歷
1. 助理經理，Nigel Tours (2012-2016)。從主管晉升
協助安排和監督40名遊客的小組。
保持良好的客戶關係和人際交往能力。
處理各種財務和行政職責，包括：
- 規劃不同的旅遊線路
- 製作批次和發票
- 遊客遊戲和景點
- 檢查收據
- 檢查住宿和膳宿
- 檢查現金交易
2. 班組主管，Troxy Travels (2008 - 2012) 旅遊套餐公司
有效地管理時間並提供及時的客戶服務。
在員工和客戶之間提供有效的協調。
執行前臺主管職責，例如接待和庫存管理。
3. 主導向導，The Fun House (2006 - 2008)，旅遊套餐公司
負責引導大約10名遊客。
培訓新導遊瞭解公司的政策、程式和禮儀。
推廣不同的公司套餐並解答客戶疑問。
4. 嚮導，Italian Stallion (2004 – 2006) 家庭旅遊套餐公司
始終展現最高質量的客戶關懷。
與主管協調以迅速滿足客戶的需求。
負責接聽電話、解答疑問、迎接客戶。
教育背景和執照
畢業於Bramhas Senior College，工商管理專業。
精通MS Word、Excel、10鍵鍵盤和網際網路搜尋。