為什麼要與團隊進行專案狀態會議？

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隨著 18 個月的交付週期變得越來越難以實現，敏捷方法論現在成為最安全的賭注，它採用季度釋出和兩週交付週期。敏捷的工作方式對客戶和專案成員都很有吸引力，因為產品能夠更快地推向市場。

然而，當公司採用敏捷方法時，專案經理卻需要承擔每週向客戶更新專案計劃的重擔。這使得團隊內部需要頻繁開會，討論專案更新和進展情況。

透過本文，讓我們深入瞭解專案狀態會議的核心內容，以及它如何成為專案經理工具箱中寶貴的工具。

什麼是專案狀態會議？

在內部和外部專案利益相關者之間進行的所有會議中，專案狀態會議是最有幫助的會議，它可以幫助監控專案。尤其是在敏捷團隊中，它有助於密切跟蹤專案的進展情況，以便能夠定期與客戶共享準確的狀態報告。

簡單來說，專案評審會議涉及專案經理定期全面瞭解團隊的表現，瞭解專案進展情況，並指導整個團隊解決可能影響交付成果的關鍵問題。

專案狀態會議的目標是 -

• 記錄迄今為止已完成的工作

• 控制和審查預算

• 討論挑戰和障礙

• 設定優先順序 - 哪些任務需要優先處理

• 識別弱點以便儘早糾正

• 做出有助於推動專案向前發展的關鍵決策

安排專案狀態會議的原因

專案能夠保持公司的正常運轉，而對這些專案的有效管理則決定著公司成敗的關鍵。有效的專案管理不僅來自團隊成員的不懈努力，還來自專案在截止日期前是如何被管理的。

成功的溝通對於準確瞭解專案的起伏至關重要，而專案狀態會議的作用就在於此。

但是，作為專案經理/領導者，你為什麼要費心組織專案狀態會議呢？讓我們深入瞭解細節。

對於確定專案的成功至關重要

一個新專案就意味著一個新的團隊和一個新的經理來領導它。為了及時瞭解任務狀態，新團隊成員必須互相熟悉；而這隻能透過不斷保持聯絡來實現。

正如著名領導力演講家馬克·桑伯恩 (Mark Sanborn) 正確所說，“在團隊合作中，沉默不是金子，而是一場災難”，我們相信專案狀態會議是通往更好的團隊和專案處理方式的途徑。

另一方面，專案經理可以激勵團隊並確保其保持正軌，以免危及專案的時程。

建立問責制和透明度

記錄專案進展情況的會議可以採用多種形式，包括電話會議和一對一通話。但是，狀態會議對於任何組織都至關重要，因為它們能夠將所有團隊成員聚集在一起，從而提高開放性和問責制。

如果你的團隊知道他們必須在專案狀態會議上提交更新，他們往往更有動力按時完成任務。

當團隊成員在這些會議後回到自己的辦公桌時，他們對自己的下一步行動、行動計劃和下一個可行的目標有了清晰的認識。

因此，作為專案經理，你有責任創造一個環境，讓每個人都瞭解其行動專案和共同目標的重要性，以便即使在你不在的時候，專案也不會脫軌。

有助於集思廣益解決問題

專案狀態會議可能是專案經理收集團隊關於專案的集體知識並幾乎立即解決問題的合適場所。如果團隊討論了想法和問題，那麼這次會議可以為專案增加巨大的價值。因此，一個明智的專案不會僅僅將專案狀態會議視為一次審查會議，而是會充分利用它。

利用團隊的才能

為了讓這些狀態會議有一個良好的開端，專案經理通常會從已經取得的里程碑開始，並讚賞團隊的努力。任何來自單個團隊成員的重大成就也將得到表彰，從而激勵其他團隊成員表現得更好。

同時，專案經理將瞭解他們是否為團隊分配了正確型別的任務，或者是否需要交換任務以利用每個候選人的正確潛力。

確保團隊成員步調一致

當團隊成員在衝刺期間離開組織時，你的專案通常會暫時停止。為了避免這種情況，專案狀態會議發揮著至關重要的作用。當每個團隊成員都清楚地瞭解專案的進展情況以及每個團隊成員的進展情況時，就很容易承擔額外的任務並按時完成。

狀態審查會議的頻率應該如何？

在不舉行太多會議（從而造成更多工作）和透過頻繁開會來防範潛在問題之間取得平衡是一項艱鉅的任務。以下是你可以考慮安排專案狀態會議適當頻率的一些事項。

專案的時長

專案越大，狀態會議的頻率就越低，因為衝刺週期會分散開來，團隊有足夠的時間展示進展。冗長的專案通常可以從頻繁的會議開始，直到獲得清晰度，然後減少到兩週一次。隨著專案進入尾聲，團隊可以選擇再次頻繁開會。

專案的複雜性

專案越複雜，就越需要開會；就這麼簡單。也就是說，每週開會可能足以澄清疑問並確保專案走上正軌。

每次狀態會議的目的

你是否有來自客戶需要回答的問題？你是否應該向你的主管更新專案的問責制？事先設定議程的持續（每週）專案狀態會議是回答所有這些問題的關鍵。有了正確的議程，每個人都知道在會議上要展示什麼，從而節省了大量時間。