專案管理軟體在管理複雜專案中的作用以及為專案團隊選擇合適的工具

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失敗是生活的一部分。然而，當我們談論“專案”時，失敗嘗試的比例卻令人震驚。普華永道最近的一項研究表明，超過 60% 的專案失敗是由於內部專案問題，例如錯過截止日期和資源不足。事實上，專案失敗的三個主要原因是——糟糕的估算或錯過截止日期、範圍變更以及資源短缺。

隨著各種規模和型別的組織不得不處理眾多專案和計劃以滿足需求，擁有一個專案管理軟體解決方案可以提供幫助。這些工具為公司提供了足夠的槓桿作用，可以最大化利潤並最大程度地減少失敗，同時還為他們提供了競爭優勢。因此，讓我們馬上看看專案管理軟體在管理複雜專案中的作用，以及如何為您的團隊選擇合適的工具。

專案管理軟體如何幫助管理複雜專案：五大方式

輕鬆監控

專案管理軟體工具幫助管理複雜專案的第一個方法是協助監控過程。滿足專案需求的關鍵方面之一是監管。對專案進度進行嚴格檢查，為庫存管理和記錄維護創造了空間。因此，各種專案管理軟體工具（如 PRISM）可以讓組織監控進度和績效。

改進計劃

專案管理軟體能夠有效管理專案的原因在於簡化了計劃過程。如果組織從多年的專案管理中吸取了任何教訓，那就是專案計劃中花費的大部分時間都白費了。但是，藉助合適的專案管理軟體，這種情況可以發生 360 度的改變。

藉助人工智慧技術支援的精確和準確預測，專案管理工具可以評估專案的完成時間、成本、範圍和進度等約束條件以及更多內容。因此，專案專家能夠為他們的專案奠定堅實的基礎，確定關鍵里程碑，瞭解相關的交付成果等等。

增強專案協作

不用說，團隊是任何專案和組織不可或缺的一部分。但是，個人的投入也構成了正在進行的更大專案的很大一部分。專案管理工具透過幫助每個人保持標準來促進更好的團隊合作。專案控制軟體工具提供時間線、即時更新和文件管理的介面。

更好的預算管理

所有專案都有一定的成本和支出，所有這些都圍繞預算和計劃展開。此外，還確定了企業以間接的方式旨在最大化利潤。頂級專案管理工具透過管理成本和費用來幫助進行預算計劃和控制。例如，整理發票和文件是一項繁瑣的任務，尤其是在大規模進行時。在大多數情況下，建立和更新簡單的電子表格並不能滿足要求。

因此，良好的專案管理軟體將透過自動化開票、提供有關當前和先前專案進度的報告和圖表等方式有效地處理這些問題。簡而言之，預算分配流程透過專案管理軟體得到了改善。

改進內部和外部溝通

無論組織的層級結構如何，溝通中斷都會對任何企業的增長產生災難性的影響。專案管理軟體解決方案的相關目標之一是協助組織即時協作。藉助強大的專案管理工具，企業可以從使用者、團隊、部門和利益相關者之間的有效溝通中獲益。由於每個人都在使用相同的資訊，因此專案以更好、更智慧的方式進行管理，而不會有任何資料被隔離。

現在我們已經瞭解了專案管理軟體解決方案如何幫助管理複雜專案的五大方法，讓我們檢查一些選擇工具的技巧和竅門。

如何選擇合適的專案管理工具？

識別您的挑戰和限制

並非所有專案管理解決方案都能解決相同的問題。因此，識別和評估您的特定挑戰，然後進入軟體選擇過程非常重要。

考慮具體標準

在選擇專案管理軟體之前，您應該考慮某些因素。這些因素包括：

• 預算

• 團隊規模以及工具隨著您的發展而擴充套件的潛力

• 整合選項

• 整合選項

• 許可權和審查或批准功能

• 訪客訪問要求

• 檔案儲存容量

• 安全要求

建立頂級選項列表

在瞭解您需要什麼之後，您可以列出可能符合您要求的選項。

測試每個工具

在不首先使用專案管理工具的情況下，幾乎不可能做出正確的選擇。因此，註冊免費試用。如果某個工具不提供試用版，這很可能意味著您應該繼續前進。

與團隊一起測試每個應用程式

在選擇專案管理軟體工具時，必須讓您的團隊參與進來。最好使用一小群敬業的人員來試用工具的協作功能。這種型別的試點計劃將有助於發現一些僅在大規模使用時才會出現的弊端和優勢。

獲取團隊反饋

團隊的意見對於確保您選擇的新的專案管理軟體獲得關注並改進工作流程至關重要。

計算並證明成本

最後但並非最不重要的是，引入新軟體將花費大量時間和金錢。但是，找到合適的工具可以使專案的執行速度和效率成倍提高，這意味著隨著時間的推移，軟體可以收回成本。

最後的想法

因此，我們對專案管理工具及其如何幫助簡化複雜專案以及選擇相同工具的技巧和竅門進行了簡要概述。77% 的高績效專案使用專案管理軟體這一事實足以證明其能力、重要性和範圍。