如何與團隊有效地進行專案狀態會議？

---

大多數專案狀態會議都是作為組織傳統的一部分而進行的。我們從專案經理在啟動專案時聽到的常見話語通常是“週一進行回顧會議”或“讓我們每週三開會檢查專案更新”。

90% 的這些狀態會議可以透過電子郵件或 Teams 或 Slack 等內部溝通平臺上的執行緒進行。話雖如此，我們並沒有貶低專案狀態會議的重要性。相反，我們想強調專案經理和團隊成員如何進行這些會議以確保高質量的專案交付成果。

為什麼狀態審查會議對於專案管理至關重要？

在當今瞬息萬變的數字世界中，適應客戶需求並保持業務持續運營勢在必行。這迫使團隊設定截止日期，實現里程碑並確保持續參與，以確保專案的質量或議程不會偏離軌道。

專案經理和高管領導需要了解專案以及每個團隊成員的進展情況。儘管這些會議可以每週或每兩週舉行一次，但專案狀態會議在以下方面具有優勢：

• 提供一個場所來認可成就，解決問題，並防止經常發生的錯誤再次發生。

• 確定一週的議程，以便每個人都知道每個人應該做什麼。

• 允許專案經理評估當前的問題領域或障礙。

• 建立責任制 - 每個團隊成員都知道他們必須在下一次會議上提交他們的更新，這使得他們嚴格遵守截止日期。

• 利用集體智慧 - 團隊成員可以共同努力解決問題，從而節省大量時間。

• 推動專案向前發展 - 明智的專案經理可以將這些會議視為指導他們瞭解專案關鍵問題的機會。

有效執行專案狀態會議的技巧

儘管有上述優勢，但組織中的大多數審查會議都以失敗告終，充滿了白眼和可笑的抱怨。原因可能是，但不限於議程制定不佳、時間管理不善、討論偏離議程以及團隊投入不平衡。雖然這些功能障礙對成本和質量產生的加劇影響非常明顯，但專案經理對專案審查會議信譽的損害是另一種微妙的影響。

如果您是專案經理/團隊負責人/業務所有者，您可以透過實施以下技巧輕鬆避免這些主要陷阱，將令人尷尬的會議轉變為協作式簽到。

當會議是虛擬的時

當您的狀態會議是虛擬或遠端時，我們希望您重點關注三個方面。

語氣

“Paul，自上次會議以來你取得了哪些成功？”與“Paul，團隊如何才能幫助你？”這兩個陳述之間存在天壤之別。後者更具邀請性，對參加會議的每個人都有積極的影響。

因此，作為專案負責人，當您的團隊不期待參加您安排的同步會議時，您必須承擔責任。尤其是在虛擬環境中，這並不總是您所說的話，而是您說話的方式。

參與度

虛擬會議的一個問題是無法區分誰在聽誰沒有聽，尤其是在非視訊會議時。

在這種情況下，專案經理可以點名每個團隊成員，並要求他們分享在專案工作中吸取的教訓。您還可以提出個人問題，並建立一個分享專案成果的空間，使狀態會議不那麼單調乏味。

互動

當無法親自與您的團隊會面時，視訊會議是第二好的選擇。您的同事在看到彼此的手勢時可以簡潔地傳遞資訊。

此外，當觀眾在說話時可以看到說話者時，互動和參與度會更高。如果您的專案狀態會議在允許螢幕捕獲的應用程式上執行，請始終要求您的團隊成員共享螢幕並解釋他們正在談論的內容。

當會議是面對面的時

沒有員工喜歡被微觀管理。但是，專案狀態會議常常讓您的團隊成員感到他們不斷受到督促以做得更好。因此，作為專案經理或主持會議的人員，請確保以輕鬆愉快的語氣開始會議，或對團隊的進步表示讚賞。

一旦會議流程確定，以下是一些確保與團隊進行富有成效的聚會的技巧。

提前準備議程

我們從員工那裡聽到的一個常見抱怨是，他們的專案狀態會議太長，與房間裡的每個人都不相關，並且他們在前一天花大量時間準備會議。

在這種情況下，最好在他們進入房間之前就為他們做好會議準備。專案經理可以透過以下方式做到這一點：

• 向團隊中的每個人傳送電子郵件，說明期望。

• 設定會議議程。例如，議程可以是“每個人都必須分享過去一週的 3 個重要更新”或“準備一份關於過去一週專案更新的簡報”

尊重每個人的時間

每週專案狀態會議的唯一目的是激勵團隊成員重回正軌，專注於任務完成。因此，會議的宗旨應是在最短的時間內取得成果。專案經理可以透過以下方式確保這一點：

• 為每個發言者分配時間段（5 或 7 分鐘可以是最大限制）。

• 避免在會議期間審查報告或文件。

• 共享一份通用的會議記錄表格，並鼓勵與會者填寫他們的收穫。

• 最後，總結關鍵決策，分配行動專案以及誰需要完成這些專案。

堅持責任制

在整個專案過程中，會產生額外的行動專案，需要經常跟蹤。因此，必須讓相關團隊成員對這些任務負責，以防止專案進度延誤。

為了培養責任文化：

• 從回顧之前的行動專案開始您的狀態會議。

• 討論錯過這些行動專案的後果。

• 考慮使用電子工具傳送及時的提醒。

• 讓任務負責人決定行動專案的截止日期。

保持專注是關鍵

每當專案團隊聚在一起時，每個人都會有一個他們希望專案經理首先解決的“講臺”問題。這可能導致會議偏離議程，導致會議時間過長。

以下是一些保持專注的方法：

• 指定一名團隊成員在討論偏離主題時“舉旗”。

• 如果主題過於重要需要討論，請在會議結束後再進行。

• 重申專案狀態會議的基本規則。

結論

專案經理應該掌握所有執行成功專案狀態會議的關鍵工具。不幸的是，並非所有專案經理都具備這些技巧，並且認為狀態會議只是關於傳送邀請和出席。實際上，與您的團隊進行有效的狀態會議可以產生巨大的成果。當認真遵循上述技巧時，團隊可以發現潛在的風險並確保專案按時交付。