專案經理如何使用有效的專案收尾文件？

---

專案的收尾文件是專案管理中至關重要但常常被忽視的一部分。作為專案收尾流程的一部分，必須詳細記錄所有專案的目標、未完成事項和經驗教訓。在本文中，我們將探討構成良好專案收尾文件的要素、在收尾過程中可以採取哪些步驟來確保文件完整性、利益相關者可以發揮的作用、應儘量避免的陷阱以及可以用來使收尾文件更易訪問和對未來專案更有用的方法。它還探討了專案收尾文件在促進組織內增長和發展方面所起的作用。

專案收尾文件的重要性

已完成專案的文件至關重要。專案經理必須保留專案收尾的詳細記錄。藉助文件，可以實現專案的所有目標，以及任何未完成的任務。

PMI 的一項研究發現，定期記錄專案處理流程的企業比不記錄流程的企業更有可能取得成功。研究表明，雖然 36% 的實踐水平較低的組織記錄了其專案管理流程，但 89% 的實踐水平較高的組織記錄了其流程。

專案經理應制定明確的指南和模板來記錄專案收尾，以確保其有效性。他們還必須通知團隊、客戶和供應商文件需求以及相關的截止日期。

有效專案收尾文件的關鍵組成部分

專案經理應特別注意專案收尾文件的以下方面，以確保其有效性：

• 專案摘要 - 專案摘要應提供專案的簡要概述，包括其目的、範圍和最終結果。應突出成功和失敗之處。

• 經驗教訓 - 記錄從專案工作中獲得的見解是任何專案的一個關鍵方面。它應詳細說明專案的成功、失敗和潛在的增長領域。

• 專案交付成果 - 這裡應包含所有專案交付成果及其當前完成百分比。

• 專案預算 - 這裡應包含專案預算的摘要，包括實際支出、差異以及任何差異的解釋。

• 利益相關者反饋 - 這裡應包含來自對專案成功有既得利益者的意見，例如利益相關者。

在專案收尾期間採取的步驟，以確保文件完整

專案經理應在宣佈專案完成之前仔細檢查所有必需的文件是否已完成。以下是一些在專案完成時生成可靠文件的建議：

• 審查所有專案文件 - 檢查為本專案建立的所有計劃、報告和記錄。

• 檢查完整性 - 透過檢查完整性，確保每個文件中包含所有必需的詳細資訊。

• 確認準確性 - 確保文件中沒有錯誤或差異。

• 整理文件 - 收集類似的檔案，然後以合理的層次結構對其進行排列。這可以方便以後查詢特定資料。

• 安全儲存文件 - 將所有專案檔案儲存在安全的位置，例如共享驅動器或線上專案管理工具。

如何讓利益相關者參與專案收尾流程以確保文件準確

專案經理應在編制文件期間與利益相關者協商，以確保完整性和準確性。客戶、團隊成員和投資者只是利益相關者的幾個例子。

專案經理可以透過公開專案收尾步驟以及詳細文件的重要性來獲得利益相關者的認可。專案文件（如計劃、報告和財務記錄）應提供給利益相關者以供審查和評論。

如果專案經理將所有相關方納入專案收尾流程，他們可以確保所有相關資訊都被準確且完整地記錄下來。這不僅為當前專案提供了透明度和問責制，還可以幫助未來的專案。

建立專案收尾文件時應避免的常見錯誤

不跟蹤專案的成就和經驗教訓是一個常見的錯誤。當前專案團隊和未來專案的團隊都可以從訪問此資料中受益。未在收尾文件中包含所有必要的專案文件是另一個常見的錯誤，這可能會導致以後出現問題。

此外，專案經理在撰寫報告時應在簡潔性和詳細程度之間取得平衡。收尾文件應包含所有相關資訊，但內容不應過長，以免閱讀起來很費力。還必須檢查文件是否沒有錯誤且內容全面。

專案經理不應將最終報告的撰寫推遲太久。專案完成後，應立即開始收尾流程的文件記錄。這將使專案團隊需要了解的所有內容都保持在首位。

如何確保專案收尾文件對未來專案易於訪問和有用

專案收尾時應建立收尾文件，以記錄其目標、結果和經驗教訓。您可以將此記錄作為您下一個專案的指南。以下是一些使收尾文件更易於訪問和使用的建議：

• 保持井然有序 - 文件需要組織良好且易於使用。透過使用標題、副標題和專案符號，使讀者更容易閱讀。

• 使用清晰的語言 - 使用簡單易懂的語言。不要使用任何受眾可能不理解的首字母縮寫詞或行話。

• 包含關鍵資訊 - 確保文件包含所有相關詳細資訊，例如專案的目標、時間表、里程碑和交付成果。此外，描述遇到的任何困難以及如何解決這些困難。

• 包含經驗教訓 - 包含任何相關的經驗教訓，以便未來的專案可以避免犯同樣的錯誤。不要害怕分享您的成功和失敗，以及您採取的任何糾正措施。

• 將其儲存在可訪問的位置 - 文件應儲存在中心位置，以便所有需要檢視它的人員都可以訪問它。此類工具的一些示例包括共享驅動器、基於雲的檔案儲存和專案管理程式。

專案收尾文件如何支援組織學習和改進

專案完成後，會編制一套記錄和資料；這被稱為專案收尾文件。這些記錄對於完成專案至關重要，它們也可能對組織未來的工作有用。

透過多種方式，對已完成專案的全面記錄可以使組織學習和改進受益。首先，它可以作為經驗教訓的來源。藉助這些資料，可以改進未來的專案計劃和執行。

此外，專案結束時建立的記錄可用作新專案的依據。深入瞭解專案完成期間做出的選擇和採取的行動，可以幫助未來的專案經理和團隊成員做出更明智的選擇。