計算機基礎 - 電子郵件工具

什麼是電子郵件（電子郵箱）？

電子郵件（Electronic mail），是透過網際網路在兩個或多個使用者之間進行通訊的一種方式。電子郵件使個人、商務人士和組織能夠同時向一個或多個收件人傳送訊息、邀請函、檔案和文件；這意味著郵件中的訊息或附件文件副本可以同時傳送給多個使用者。要使用電子郵件，發件人和收件人必須擁有有效的電子郵件 ID，例如 vishnus@tutorialspoint.com。

發件人（傳送電子郵件的人）在計劃向一個或多個收件人（接收電子郵件的人）傳送電子郵件時，會撰寫一封新的電子郵件，方法是新增收件人、新增主題行，並在需要時新增檔案或文件附件。郵件傳送後，它會透過網際網路到達不同的伺服器，直到到達收件人的電子郵件地址，收件人可以透過他們的郵件 ID 訪問這些資訊。

下圖顯示了電子郵件收件箱 -

在數字時代，電子郵件是最常用的通訊方式之一，服務於從個人通訊到商務通訊和營銷等各種目的。

電子郵件的組成部分

電子郵件的主要組成部分如下 -

• 發件人 - 傳送電子郵件給收件人的個人，例如 vishnus@tutorialspoint.com 是一個發件人，正在向 kapil.sharma@gmail.com 傳送電子郵件。
• 收件人 - 收件人是透過電子郵件接收發件人傳送的電子郵件的人，例如 kapil.sharma@gmail.com 是一個收件人，正在接收 vishnus@tutorialspoint.com 傳送的電子郵件。
• 電子郵件地址 - 電子郵件地址是在網際網路上唯一標識個人的唯一地址。例如，kapil.sharma@gmail.com 是一個電子郵件地址。一旦將電子郵件地址分配給個人或群組，就不能再分配給其他人；這就像學生的學號。
• 郵件客戶端 - 它是一個允許使用者讀取、編寫和刪除電子郵件的程式。一些流行的郵件客戶端包括 Gmail、rediffmail、Outlook 等。
• 郵件伺服器 - 郵件伺服器是整個電子郵件系統的中央系統或控制器；它儲存傳送、接收和刪除電子郵件的完整日誌歷史記錄，併為其各自的使用者管理郵件程式。
• SMTP - SMTP 代表簡單郵件傳輸協議。SMTP 是一種專門為電子郵件系統設計的協議；此協議可以被視為管理整個電子郵件系統的控制器程式；例如，如何將電子郵件傳送給收件人、傳送郵件的計算機網路、網際網路網路連線以及收件人的電子郵件收件箱以透過網際網路接收電子郵件訊息。

電子郵件是如何工作的？

電子郵件是透過網際網路在多個使用者之間進行通訊的一種方法。以下幾點簡化了其工作原理概述 -

• 建立電子郵件 - 您使用電子郵件客戶端（例如 Gmail、Outlook 或 Yahoo Mail）撰寫新的電子郵件。下面提到的影像描述了它。

• 傳送電子郵件 - 填寫收件人的姓名，在正文部分寫下郵件內容，然後點擊發送按鈕。當您點選“傳送”按鈕時，您的電子郵件客戶端會與傳送郵件伺服器（SMTP 伺服器）通訊。

• 檢索或訪問電子郵件 - 收件人使用其有效的電子郵件 ID（例如 Gmail 或 Outlook）登入並檢查其收件箱。當他們這樣做時，電子郵件將透過其電子郵件客戶端連線到其接收郵件伺服器（POP3 或 IMAP 伺服器）來檢索。
• 檢視電子郵件 - 收件人然後可以在其收件箱中檢視電子郵件，閱讀它並採取必要的措施，例如回覆或轉發。
• 回覆和轉發 - 如果收件人決定回覆或轉發電子郵件，則重複此過程。他們使用其電子郵件 ID 登入，輸入收件人的電子郵件地址，並在回覆中起草其郵件併發送郵件。之後，這封電子郵件遵循之前概述的過程。
• 儲存和刪除 - 電子郵件可以儲存在發件人和收件人的郵件伺服器上。使用者可以從其收件箱中刪除電子郵件，也許將其移動到“已刪除專案”或“垃圾箱”資料夾。這些已刪除的電子郵件最終可能會從郵件伺服器的資料庫中永久刪除。

電子郵件的結構 / 電子郵件的結構

電子郵件是複雜而強大的工具。人們出於各種原因使用電子郵件，從傳送個人訊息、營銷訊息和正式信函到共享大型檔案和文件。多年來，電子郵件的工作方式發生了很大變化，但電子郵件的基本格式保持不變。電子郵件通常有四個主要部分 -

• 郵件頭 - 當您開啟電子郵件時，它是我們首先看到的內容。郵件頭包含發件人的姓名和地址、收件人的電子郵件地址、主題行以及傳送郵件的日期和時間。
• 主題行 - 電子郵件最重要的部分之一是主題行，它告訴收件人電子郵件的主題。主題行應簡潔明瞭，讓收件人瞭解他們將在該電子郵件中找到的內容。
• 稱呼 - 稱呼顯示發件人如何正式或非正式地稱呼收件人。最佳的電子郵件稱呼可能包括您好（名字）、你好（姓名）、尊敬的（姓名）、您好和早上好/下午好/晚上好。
• 正文 - 郵件的主要內容包含在電子郵件的正文部分。這是發件人包含郵件正文、附件或連結的部分。
• 簽名 - 簽名是電子郵件的最後一部分。它通常包含發件人的姓名、職位、組織名稱和聯絡資訊。這是一種確保收件人如果需要可以輕鬆與您聯絡的好方法。

電子郵件溝通的重要性

電子郵件仍然是個人和專業領域溝通的基石，原因如下 -

• 可訪問性 - 它可以 24/7 訪問；隨著智慧手機和網際網路訪問的普及，電子郵件可以隨時隨地訪問。
• 記錄儲存 - 電子郵件提供通訊的書面記錄，方便快速訪問以前的對話、協議或文件。這對個人、商業和法律文件非常有用。
• 正式性和專業性 - 電子郵件是一種正式且合適的溝通方式。它使用稱呼、簽名和格式來組織溝通。
• 檔案共享和協作 - 電子郵件用於共享資料、影像等。它透過共享資訊和獲取反饋來鼓勵團隊合作。
• 營銷和推廣 - 電子郵件營銷仍然幫助公司接觸其目標受眾。它提供目標受眾、個性化溝通和活動績效跟蹤。
• 經濟高效的系統 - 電子郵件比其他通訊方式便宜得多。它減少了紙張使用量、郵資成本和對物理基礎設施的需求。
• 隱私和安全 - 現代電子郵件系統使用加密和其他安全功能來保護機密資訊。電子郵件還允許發件人使用隱私設定來管理誰可以訪問資料/資訊。

總的來說，電子郵件繼續在溝通中發揮著至關重要的作用，在各種環境中提供便利、可靠性和多功能性。

電子郵件禮儀

電子郵件禮儀包含管理透過電子郵件進行的人際交往的社會規範。這些建議可能會根據行業、公司甚至代際而略有變化。電子郵件禮儀的基本原則是清晰而尊重地進行溝通。一些常見的電子郵件禮儀包括 -

• 專業語氣 - 為了建立和維持專業的關係，電子郵件溝通中的專業性或專業語氣至關重要。您可以透過遵守清晰簡潔的主題行、正式的問候語、禮貌的語言、清晰有序的結構、清晰和準確、校對、適當的結尾、附件和格式以及後續操作來確保電子郵件訊息中的專業性和尊重。
• 語法和拼寫 - 發件人在起草電子郵件時應注意語法和拼寫，確保郵件專業、清晰有效。為了確保專業和清晰的溝通；語法和拼寫包括髮送前校對、使用拼寫檢查、注意標點符號、避免網路用語、使用完整的句子、注意語氣並在必要時尋求反饋。
• 回覆時間 - 及時的電子郵件回覆通常被視為專業和良好禮儀的標誌。除非電子郵件需要立即關注或發件人給出了其他截止日期，否則請嘗試在 24 到 48 小時內回覆電子郵件。如果您需要更多時間才能完整回覆，禮貌地向發件人傳送快速確認，讓他們知道您已收到他們的電子郵件，並將很快詳細回覆。保持溝通渠道暢通並保持回覆方式的一致性有助於維持積極的關係。