什麼是組織過程資產 (OPA)？

---

大多陣列織都開發了各種工具和模板來幫助他們管理專案。這些工具可以以各種方式使用，例如建立合同、評估和模板。組織還可以透過經驗教訓來更多地瞭解自身。

組織過程資產 (OPA) 是組織可用於管理其專案的各種裝置。這些包括計劃、程式和指南，這些對於規劃階段非常重要。無論您的專案是短期還是長期專案，這些都是必備的。

什麼是組織過程資產 (OPA)？

組織的過程資產是與組織用於運營其業務的各種流程相關的資產集合。這些包括商業計劃、程式和知識。

過程資產可能來自各種來源，例如程式、專案和文件。過程資產主要分為三類：政策和程式、企業知識庫以及團隊和 SME 知識。一些最重要或最常見的 OPA 是：

• 標準化指南

• 缺陷管理流程

• 工作分解結構模板

• 變更控制程式

• 專案收尾指南

• 組織標準流程

• 提案評估標準

• 風險模板

• 財務控制程式 專案檔案

• 經驗教訓和歷史資料庫

• 專案進度網路圖模板

OPA 的重要性

組織過程資產 (OPA) 是包含管理專案所需所有必要資訊的文件。無論專案長短，這些記錄對於任何業務規劃流程都至關重要。它們可以幫助您做出明智的決策並提高專案的效率。OPA 可用於跟蹤專案的全部細節。您還可以定期更新文件。

參考過去專案的文件可以幫助加快專案的流程並增加其成功的可能性。由於它與以前的專案非常相似，它還可以幫助順利管理新專案。不幸的是，如果團隊成員無法檢索必要的資產，專案可能無法快速啟動。OPA 可以分為三大類。以下是主要的 OPA 型別及其示例：

流程和程式

此類別描述了組織過程資產的各個要素。以下是這些要素的一些示例。專案活動的的歷史記錄可以提供寶貴的見解，瞭解專案過程中可能遇到的各種風險和機遇。

示例 1：指南和標準

標準是一套公司用來確保其產品或服務具有最高質量的程式或流程。公司使用哪些標準來確定其交付成果的質量？

示例 2：組織標準

此標準是指組織用來確保其產品或服務具有最高質量的策略。例如，健康和安全政策通常用於確保公司員工受到保護。

示例 3：模板

每個組織都會建立一個模板，用於各種流程和活動。這將在整個組織中重複使用。一些模板示例包括商業案例、專案計劃、積壓列表、風險登記冊等等。

企業知識庫

在管理專案知識方面，有兩種知識：顯性知識和隱性知識。前者是指可以解碼成文字、圖片和數字的資訊，而後者是主觀的或不可表達的型別，例如經驗、信仰和見解。

儲存在企業知識庫和企業知識庫中的大部分資訊都是顯性的。然後將這種型別的知識進行分析並存儲在組織中。

在執行業務分析時，團隊成員或經理通常會求助於企業知識庫來獲取有關特定產品的必要資訊。這些知識庫充當專門收集有關特定產品所有必要詳細資訊的研究中心。

示例 1 - 業務知識

業務知識庫可以儲存與交付的產品和文件相關的所有詳細資訊。它可以在整個企業或特定產品中共享。可以儲存在此儲存庫中的一些資訊包括需求、解決方案和以前專案的成果。

示例 2：歷史專案知識

與過去專案相關的所有文件都存檔在此儲存庫中。這些包括業務分析報告、績效記錄、專案收尾資訊以及過去完成的專案中的其他重要詳細資訊。

示例 3：問題和缺陷管理資料

與過去專案相關的所有詳細資訊都儲存在此儲存庫中。它可以用於儲存有關專案的各種詳細資訊，例如其狀態、操作和問題。在某些組織中，缺陷和問題的資訊根據其偏好進行分類。

團隊和 SME 知識

儘管與產品相關的一些資訊可能沒有正式記錄，但黑白列印件只是組織資產的一部分。除了能夠提供產品技術規格的全面檢視外，主題專家還可以幫助您分析資料。

“主題專家”是指在特定領域擁有高水平專業知識的人。他們可以幫助您更好地理解專案的需要，並深入瞭解專案的成功。通常，這些人是開發團隊的成員或擁有高階資格。

示例 1：組織變革

部門的各種任務和職責，例如主管的工作，都由主題專家控制。這是因為他們擁有必要的知識和技能來了解部門的運作和流程。通常，他們從初級水平開始，逐漸增加他們的知識，以便他們能夠充分了解團隊的工作方式。

他們是組織的大腦，重要的是他們應定期參與專案的規劃和實施。這將使他們能夠深入瞭解專案及其運作。

示例 2：有效的溝通

在某些情況下，對話可以提供對專案的見解。重要的是參與這些討論的人員要產生適當的可交付成果，以便團隊成員可以輕鬆訪問它。這將使他們能夠跟蹤與專案相關的所有詳細資訊。

結論

組織過程資產 (OPA) 是可以在組織文件中找到的資訊集合。它有助於順利進行專案並確保其成功。從收集的資料中獲得必要的見解可以幫助提高專案的效率。這也可以作為組織的重要記錄。

人們經常混淆企業環境因素和組織過程資產之間的區別。雖然前者通常與組織外部相關，但後者始終在組織內部。區分這兩個重要因素非常重要，以便您可以輕鬆識別它們。“組織過程資產”和“企業環境因素”這兩個術語通常由專案經理和其他組織管理團隊成員使用。