提升工作效率的十大方法

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工作效率是指組織在投入所需資源後獲得的產出。今天我們將討論人力資源（即公司最重要的資產）如何提高其個人工作效率。我們將探討工作效率的重要性以及提高個人工作效率的十大技巧。

工作效率的重要性

在這個VUCA（易變、不確定、複雜和模糊）的世界裡，努力工作並不是解決問題的答案，但效率是。你可能整天坐在螢幕前工作，但仍然遠遠落後於你的同事和公司設定的效率標準。簡單來說，工作中的“效率”是指你與工作時間相比，為公司提供的產出。

為了提高工作效率，你需要具備一定的時間管理技能，並且應該知道如何優先安排你的任務。

提高工作效率的要點

在這裡，我想提到一些你可以在工作生活中進行的簡單調整，以極大地提高效率：

一次只做一項任務

多工處理可能會讓我們順利透過面試，並給我們留下深刻的印象，但多工處理實際上更費時。當我們同時處理多項任務時，我們可能會同時開始30項任務，卻留下大部分任務未完成，併產生個人不滿。我們應該專注於一次只做一項任務。這不僅可以確保高質量的交付成果，還可以減少大腦從一項任務切換到另一項任務所需的時間。

緊急重要矩陣

在工作中，我們通常會遇到四種類型的任務。為了提高效率，我們應該明確目標。

• 暫時避免不緊急且不重要的任務。
• 將緊急但不重要的任務委派給下屬。
• 全心全意地專注於重要且緊急的任務。
• 在完成重要且緊急的任務後，留出時間處理不緊急但重要的任務。

設定小目標

與其寫下完成所有手頭任務所需達成的所有里程碑，不如現實一些，寫下今天或當天需要達成的目標。這將有助於你高效地安排時間，並確保你已經處理了所有重要任務。

其間休息一下

為了確保高質量的工作和更高的效率，請在工作中穿插休息。在休息時間，把手機放在一邊，也許可以看書、享受飲料、鍛鍊、冥想，或者只是躺下休息10分鐘。這些小活動將確保你的大腦得到充分的休息，併為下一個里程碑做好準備。這些短暫的五分鐘休息將幫助你在接下來的60分鐘內高效工作。

準備一份待辦事項清單並堅持執行

工作後隨意外出只會導致混亂和心態失衡。為了提高效率，請確保你已準備好當天的待辦事項清單，並在工作中堅持執行。這不僅僅是一天的任務，而是你必須養成的一種習慣，以提高效率和工作滿意度。

設定計時器

與其在處理特定任務時讓時間流逝，不如為自己設定計時器，並設定寬限期。如果你認為可以在20分鐘內完成某個任務，請設定計時器，並集中精力工作。在工作時不要讓自己分心。這將確保專注的效率。這也稱為番茄工作法。

限制中斷

最重要的討論點是在工作時限制中斷。為了在最短的時間內確保高質量的工作，請確保你的手機處於勿擾模式，你身處安靜的環境，你已吃飽喝足並得到休息，並且你已要求你的同事和家人在你工作時間不要打擾你。Instagram 通知上的那些短暫聊天可能會完全打斷你的思路。沒有什麼比你在工作中多次被打擾更不利於效率了。

兩分鐘原則

我們通常習慣於將所有聊天和郵件放在一邊，認為它們太簡單了，應該稍後再做。然而，研究表明，任何需要不到兩分鐘就能完成的任務都應該立即完成。這將有助於節省時間，並確保不會堆積大量工作。我們只需要120秒，也就是兩分鐘，就可以開始一些工作，如果我們現在就做，我們就已經透過不懶惰而節省了很多時間。

在你最警覺或效率最高時處理最重要的事情

不要浪費你的黃金時間去做所有瑣碎的工作。將你效率最高的時間用於決策、分析或你手頭最重要的事情。這將確保在正確的心態下完成任務，當你累了，你可以做一些瑣碎的工作。這段時間通常是你剛開始一天的早晨時間，但因人而異。瞭解自己工作效率最高的時間。

提高會議效率

與同事一起進行頭腦風暴是一個好方法，但不要被帶偏。為了確保會議效率，列出必須處理或討論的所有事項。此外，為每個主題設定時間限制。務必留出一些時間進行一般的問答環節。此要點主要適用於領導者或經理，但作為員工，你也可以牢記此要點，以提高會議效率。如果是個面對面的會議，請確保發言者站立以獲得更多關注，如果是個虛擬會議，請嘗試保持影片開啟，並確保不發言的人處於靜音狀態。

上述要點將幫助你確保你在工作中度過高效的一天。在工作時，你還可以記住的其他事情是委託某些任務，按時間段安排你的日程，並擁有良好的網路連線，以便在工作中獲得更好的結果。

另一件需要注意的是，並非每一天都會高效，你也不可能一次性實施所有這些方法，這很正常。繼續盡你所能，最重要的是，在工作中保持快樂。快樂的員工是效率最高的員工。