資料結構
網路
關係資料庫管理系統 (RDBMS)
作業系統
Java
MS Excel
iOS
HTML
CSS
Android
Python
C語言程式設計
C++
C#
MongoDB
MySQL
Javascript
PHP
物理學
化學
生物學
數學
英語
經濟學
心理學
社會學
服裝設計
法學高效辦公的Outlook技巧和竅門
數百萬人使用Microsoft Outlook管理他們的電子郵件、會議和聯絡人。它提供了許多功能，但我們很少有人真正知道如何充分利用其功能。當您有效地使用這些有用的功能時，Microsoft Outlook使您能夠無縫且高效地完成工作。
下面列出了一些技巧和竅門
使用快速部件避免重複輸入
如果您需要反覆使用標準文字段落，請將其儲存為快速部件，以便輕鬆插入電子郵件。為此，只需突出顯示撰寫視窗中的文字，然後轉到“插入”選項卡，單擊“快速部件”下拉選單，然後選擇“將所選內容儲存到快速部件庫”。我們也可以透過“快速部件”下拉選單使用滑鼠選擇文字，然後右鍵單擊文字以選擇放置選項或編輯和管理快速部件。
撰寫將在未來時間傳送的訊息
如果您撰寫了電子郵件，但不想立即傳送，Outlook可以將郵件儲存在“發件箱”中，並在以後的日期傳送。撰寫您的電子郵件，然後切換到“選項”選項卡並單擊“延遲傳送”。這將開啟一個請求程式，其中包含“不要在……之前傳送”欄位；輸入日期和時間，然後單擊“關閉”。點選“傳送”後，郵件將被保留到指定傳送時間。如果您使用的是Exchange伺服器，在設定郵件並將其傳送到“發件箱”時，您可能需要使用聯機模式，而不是快取模式。
將郵件分組
如果您收到大量電子郵件，查詢相關的郵件可能是一項困難的任務。Outlook可以將電子郵件分組到對話中，以便只需單擊一次即可顯示所有相關的郵件。您可以透過單擊“檢視”選項卡，然後選中“顯示為對話”來在全域性或每個郵箱的基礎上設定此選項。單擊郵件列表頂部的“按……排列”欄。
為常用搜索建立搜尋資料夾
當您在Outlook中搜索電子郵件時，預設位置是您的當前郵箱。如果您經常執行任何搜尋，只需儲存搜尋以方便訪問。單擊左側導航選單中的“搜尋資料夾”，選擇“新建搜尋資料夾”，然後使用嚮導或手動自定義搜尋以滿足您的要求。右鍵單擊並選擇“重新命名資料夾”以給它一個方便的名稱。
篩選電子郵件以查詢相關郵件
查詢特定電子郵件的另一種方法是使用“開始”選項卡中的“篩選電子郵件”下拉選項。選擇一個選單選項，該選項會立即篩選您的郵箱，僅顯示特定型別的電子郵件，例如特定日期內的電子郵件、帶有附件的電子郵件等等。在篩選的檢視中，您還可以鍵入搜尋框以進一步縮小範圍。
有關更多搜尋選項，請從下拉選單中選擇“更多篩選器……”以顯示“搜尋工具”選項卡，您可以在其中找到其他設定，以及允許您單擊一下即可重複最近搜尋的“最近搜尋”下拉選單。
阻止或忽略不需要的電子郵件
如果有人不斷向您的收件箱傳送垃圾郵件，您可以透過單擊“開始”選項卡中的“垃圾郵件”下拉選單來阻止該發件人的電子郵件。選擇“垃圾郵件選項”以開啟一個配置對話方塊，您可以指定哪些郵件被視為垃圾郵件，哪些郵件不被視為垃圾郵件。如果發件人已知，但對話不相關，則單擊“忽略”。這不會永久阻止任何人，而是在郵件到達後立即將其和所有未來的郵件移動到“已刪除郵件”資料夾。
立即建立新的電子郵件和約會
您可以使用“開始”選項卡上的“新建郵件”下拉選單建立新的電子郵件、約會、聯絡人等等。如果您不想開啟Outlook介面，只需右鍵單擊Outlook圖示即可開啟一個跳轉列表，提供建立任何此類新專案的直接快捷方式。
使用規則和條件格式排序郵件
“開始”選項卡“移動”部分中的“規則”下拉選單提供了建立和管理規則的選項，這些規則用於在郵件到達時自動處理郵件。選擇“建立規則”，您將可以選擇設定各種要檢查的條件——發件人、收件人、大小、日期等等——並選擇對匹配的電子郵件應該執行的操作。
類似的功能是條件格式，它允許您選擇滿足特定標準的郵件以具有不同的格式，以便您可以立即在收件箱中發現它們。滿足設定條件的電子郵件可以使用不同的字型、顏色、大小、樣式和效果進行自定義。為此，只需選擇“檢視” - “按……排列” - “自定義” - “自動格式”。
從Outlook傳送簡訊
您可以直接向您的聯絡人傳送簡訊。您需要註冊第三方訊息服務才能使用此功能。要設定簡訊，請單擊“開始”選項卡下的“新建郵件”下拉選單，選擇“簡訊”，這將開啟一個新的對話方塊，然後單擊以查詢您的移動運營商的簡訊服務。
委派訪問您的郵件和日曆
委派訪問是Outlook的一項功能，允許其他人暫時管理您的收件箱和約會。要設定此功能，請開啟“檔案”選項卡，然後單擊“帳戶設定”下拉選單並選擇“委派訪問”。單擊“新增”，然後輸入您要授予訪問許可權的人員的姓名。您將看到一組許可權下拉選單：預設情況下，您的代表可以訪問和更新您的日曆和任務列表，而電子郵件和聯絡人仍然是私密的。
請注意，您的代表必須使用與您相同的Outlook版本，並且您希望他們訪問的專案必須儲存在Exchange伺服器上：他們將無法訪問儲存在您硬碟驅動器上的郵箱。
雙時區設定
如果您在多個時區工作，在安排任何會議之前，瞭解另一側的時間非常重要，以避免安排過早或過晚的會議和約會。Outlook可以透過同時顯示兩個時區來幫助您。要啟用它，請轉到“工具”|“選項”|“首選項”|“日曆選項”|“時區”按鈕並新增第二個時區。現在，當您以日曆規劃程式格式檢視日曆時，您將看到顯示的兩個時間刻度。您可以右鍵單擊刻度並選擇“時區”來更改時區或交換它們。
“便利貼”
Outlook包含一個內建的便利貼功能，可以幫助儲存您以後可能需要的資訊，例如您想在其他專案或文件中重複使用的方向或文字。要建立或管理您的便籤，請單擊“檢視”窗格底部的“便籤”圖示，或者只需在Outlook介面的任何位置按Ctrl+Shift+N。輸入便籤的文字，該文字會自動儲存。
Outlook的鍵盤快捷鍵
- Ctrl+R - 回覆電子郵件
- Alt+R - 全部回覆電子郵件或切換到工作日曆檢視
- Alt+W - 轉發電子郵件或切換到周曆檢視
- Ctrl+M - F9 傳送/接收全部
- Alt+S - 傳送電子郵件
- Ctrl+G - 開啟“轉到日期”對話方塊，跳轉到日曆中的任何日期。
- Ctrl + [專案的序號] - 在導航窗格中郵件、日曆、聯絡人和其他專案之間切換。例如，Ctrl+1 用於郵件等
希望這些技巧可以節省您的時間，幫助您更高效地工作，並協調家庭和工作生活。
瀏覽量：139
