十大專案風險及應對方法

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無論您所在行業的業務領域如何，您都可能經常管理專案以實現您的職業目標。

但是，每個專案都存在風險。專案風險評估跟蹤專案的進展，從開始到結束，以防止或減少業務失敗的風險或可能性。風險有多種根本原因，基於專案的型別、複雜程度和持續時間。確定潛在風險、評估其結果以及制定預防策略是專案風險分析的主要目標。

什麼是專案風險？

專案風險意味著在專案過程中可能發生也可能不發生的一種不可預見事件。

與普遍看法相反，專案風險可能對專案目標的實現產生積極或消極的影響。

十大專案風險

有各種風險可能嚴重阻礙專案交付的完成。十大最常見的專案風險如下：

1. 市場風險

當專案未能達到預期結果，並且競爭對手利用這種情況來佔據優勢，將企業擠出市場時，市場風險就可能出現。商品和國際市場的變化也可能對專案的早期估算構成威脅。專案的銷售也可能受到流動性、信貸和利率波動的影響。

2. 安全與健康風險

一種可能損害公司合規標準的風險是健康和安全風險。應持續監控和評估公司的健康和安全標準，以發現任何可能導致經濟處罰或損失的潛在陷阱。此外，風險可能導致員工或客戶的健康問題，這可能會損害公司的形象。

3. 運營風險

如果關鍵運營和基本流程（如製造或採購）未得到妥善實施，專案可能會中斷或終止。由於數量、質量或策略上的不足或失敗，風險可能導致直接或間接損失。根據專案的型別，運營風險包括：

• IT 系統漏洞

• 涉及人員和流程的直接實施風險

• 人員和流程帶來的間接實施風險

• 資本資源風險

4. 技術風險

專案的技術方面可能會影響資料安全、組織服務、合規性和資訊安全。由於不斷開發新的和尖端的技術，專案執行的技術方面是一項複雜的任務。此外，這些風險可能更難以管理，因為安裝新的 IT 系統通常需要額外的員工培訓和軟體採購。其他技術風險包括服務中斷，這可能導致專案延誤甚至失敗。

5. 財務風險

由於預算估計過高或其他限制，缺乏有效的專案財務管理可能會危及專案的完成。如果專案成本超過分配的預算，風險可能會轉移到其他幾個運營和人力部門。資金減少也可能導致範圍蔓延的出現。

6. 範圍蔓延風險

由於對專案原始範圍的計劃外和未經批准的修改，新功能、商品或服務的成本可能會增加。大多數專案都會遇到這種風險，並且有時它可能代表一個不可挽回的問題，因為某些額外功能對於專案的成功完成至關重要。

7. 專案進度風險或時間限制

專案正在進行的任務可能比計劃時間更長的可能性稱為專案進度風險或時間風險。延遲的時間表可能會影響您的交付日期、預算或整體組織生產力。專案經理經常會遇到這種風險。在最初的計劃階段，尤其是在您沒有處理許多不同的工作元件時，估計您的員工完成專案需要多長時間至關重要。

8. 溝通風險

最好密切遵守關鍵的工作道德，例如及時有效的溝通。與利益相關者和專案投資者的討論會議可以幫助您跟蹤更改、重新分配任務和建立協調一致的團隊。由於可以訪問多種溝通裝置和渠道，團隊成員有時可能會忽略有效溝通的關鍵組成部分，導致資料丟失或誤解，最終導致專案中斷。

9. 績效不佳的風險

在一個專案中，經常會出現未能達到預期結果的情況。計劃與實際不符，差距很大。這些績效風險對企業的整體成功具有根本性的影響。這種情況可能需要更多資金，並可能因未達到業績而受到處罰。因此，這可能有利於您的競爭對手的業績。

10. 外部風險

潛在風險是指專案經理無法控制的不可預見的負面事件。這些風險可能以多種方式出現，包括恐怖主義、破壞、洪水、風暴、地震等自然災害以及社會動盪。當發生此類情況時，專案可能會停滯或失敗。企業可以透過使用適當的監控程式來避免因意外的外部威脅造成的重大損害或損失。

應對專案風險的五大策略

大型和基於技術的專案本身就具有不確定性因素。專案風險管理和應急程式的失敗或不足可能會使公司陷入嚴重的困境。

以下是一些降低專案風險的策略，以確保您的專案能夠按時執行。

1. 應對風險

準備並檢查專案所有潛在風險的清單。進行一系列的頭腦風暴和計劃會議，以確保團隊成員和主要投資者瞭解專案的目標和設計。確保會議的最終報告包括所有風險程度。

2. 強調和處理風險

由於風險可能對專案產生不同的影響，因此選擇並實施一種切實可行的緩解方法，從而最大限度地減少損失。重要的是要建立一個量表並對風險進行評估，以便在發生任何危險情況時做好準備。報告風險還有助於專案經理跟蹤所有活動，提供一個問責制平臺。

3. 將每個風險與其影響聯絡起來

機率矩陣可以透過評估風險的可能性及其後果來幫助決策，以便採取及時的行動。此外，將風險與其可能的影響聯絡起來非常重要，因為它為專案管理提供了詳細的計劃，以有效地監控專案的行動。

4. 制定並培養應對風險的方案

您可以透過實施風險應對計劃來防止潛在風險的發生或減少其不利影響。此外，定期審查和監控風險也很重要，以確保不會忽視避免潛在危險的機會。

5. 為每種風險制定行動計劃

如果出現任何風險，您的團隊需要有一個快速可靠的行動計劃，以最大限度地減少或防止進一步的損害，並避免問題升級。此外，請考慮將所有利益相關者納入備用計劃的制定和執行中。

專案風險分析的重要性

風險分析過程至關重要，因為它幫助專案經理識別專案的不足、優勢和潛在前景。一些重大威脅可能會對按計劃完成專案產生不利影響。因此，最好了解這些問題以便有效地分析風險。

為了避免或減少損失，務必列出所有可能影響正在進行的專案的技術、資源和流程的不可預見的情況。強大的應急計劃是完整預防策略的一部分，對於有效管理損失至關重要。

結論

規劃階段是每個專案最關鍵的步驟之一。儘管您可能認為必要的行動應該在開發階段進行，但制定一個強大的計劃來處理專案風險才是您最需要的，因為它有助於您的業務成功。