專案生命週期管理

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一個專案的成功取決於其相關的各種專案。為了確保專案的成功順利進行，專案管理涉及實施一系列的轉變。這些轉變允許專案在其達到收尾狀態後進入下一個階段。

專案生命週期的概念類似於專案管理。專案管理側重於實現專案的目標和效益，而專案管理的目標是交付組織承諾的產品和服務。在本文的下一節中，我們將討論專案生命週期管理的各種特性。

生命週期階段概述

專案的生命週期始於其資金獲得批准且專案經理已任命之時。這通常發生在制定階段。專案的每個階段都經歷了不同的階段，例如專案的定義、效益交付和收尾。

專案經理負責在其生命週期中監督專案的各項活動。瞭解生命週期階段和期間發生的典型活動將有助於專案經理在下一階段做出明智的決策。

什麼是專案？

專案定義是一個描述專案內容的過程。它包括定義目標以及如何實現這些目標。此階段涉及兩個主要活動。這些活動將在後續的子階段中進一步闡述。

此過程的第一步是建立一個商業案例，描述預期的結果和專案的戰略目標。然後，建立一個高階計劃來指導將要執行的活動。

專案定義階段以制定全面的專案管理計劃告終。此步驟分為兩個階段：制定和準備。在下一節中，我們將討論專案生命週期管理的各個階段。

專案準備和制定

專案的生命週期涉及多個階段。階段定義為在專案開發期間發生一系列活動和事件的時間段。專案的成功任期取決於主要的五個階段。

• 概念化階段 - 專案的開發階段是制定階段，它包括收集有關專案預期效益的資訊並制定實現其目標的策略。此過程是迭代進行的。

• 設定階段 - 組織階段是制定專案技術藍圖和商業案例的詳細資訊的地方。此過程是迭代進行的。

• 建設階段 - 部署階段是透過專案的各種行動和專案交付能力的地方。這是一個迴圈過程。

• 實施階段 - 評估階段是專案利益相關者和管理團隊評估專案朝著其運營效益的進展的地方。

• 收尾階段 - 解散階段是相關各方就專案的終止時間和理由達成一致的地方。

概念化階段

然後由執行委員會及其成員確定專案的客觀和目標。其他利益相關者群體將支援和批准這些目標。組織的董事會會在批准專案之前進行選擇程式。此過程涉及制定一項任務，解釋實施該專案的各種優點和缺點。

專案簡報也稱為專案任務書。它提供了專案的最低和最高目標，以及其各種好處。專案的選定和實施是根據某些關鍵要素進行的。

• 專案的目的是幫助公司實現其長期目標。

• 分析專案風險因素，並確定適當的資源。

• 然後準備專案的預算，以估計它將為公司帶來的好處。

設定階段

專案的設定階段始於專案獲得批准之時。此階段包括確定將使專案實現其目標的因素。

此階段的目標是確定將使專案實現其目標的因素，制定管理計劃，並檢查將影響專案發展的各種風險。

然後，專案經理根據已確定的各種因素對與專案相關的專案進行分類。評估階段還包括定義時間估計、建立活動順序、評估預算和成本估計、確定材料採購以及確定風險因素。其他決策包括任命管理團隊和人員分配。

建設階段

建設階段是生命週期管理過程中的一個重要組成部分，因為它涉及發展將執行專案活動的技術和管理團隊。

專案經理、專案經理和團隊成員遵循適當的法規和規則來履行其職責。專案經理使用各種工具來跟蹤專案的活動。

技術基礎團隊由負責執行專案目標和活動的個人組成。

• 專案管理辦公室/委員會 - 專案管理委員會的成員主要專注於審查專案的進展，並確保組織的目標得到實現。

• 專案總監 - 專案總監是對專案擁有完全控制權的人。

• 專案經理 - 專案經理是團隊的關鍵成員，負責監督組織的各種專案和活動。

• 執行贊助商 - 執行贊助商是參與專案相關決策的人。他們也與專案經理辦公室相關聯。

• 專案辦公室 - 專案辦公室負責確保團隊成員遵循公司的戰略目標。它還監控專案的績效。

• 專案團隊 - 專案團隊成員也與專案經理合作，以幫助他提高團隊的績效。專案的目的是為專案經理提供必要的支援和指導，以幫助他們實現目標。

實施階段

確定團隊成員並啟動專案後，組織的經理和成員將開始實施將幫助公司實現其目標的任務。

專案的完成階段專注於記錄專案的成就和失敗。在這個階段，相關各方就專案的終止時間和理由達成一致。

• 專案收尾 - 專案收尾過程的目標是為專案建立一個有序且受控的結束。此階段涉及兩個子階段：過渡和收尾。

• 專案過渡 - 過渡階段包括確定目標並以積極的姿態結束專案。它還包括確保專案的效益得到記錄並與正在進行的專案融合。此步驟通常由需要在時間表上重疊以執行質量檢查和維護可交付成果的需求觸發。

結論

專案管理是一個與各個利益相關者群體合作制定策略和實施計劃的過程。它幫助高管做出明智的決策並提高其組織的效率。

透過專案管理流程，高管可以識別組織中需要改進的領域，並制定幫助他們實現目標的戰略。專案經理還可以幫助他們交付有效且可衡量的結果。

他們將瞭解自己在專案成功中扮演的角色。技術和運營使用者也將從該流程中受益，因為他們能夠監控專案的進度並進行必要的調整。