預付費用

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什麼是預付費用？

預付費用是指公司在獲得商品或服務或享受其利益之前，預先支付的費用。它與應付費用相反，在應付費用中，公司在未來某個日期支付服務和商品的費用。

在預付費用的情況下，它在資產負債表中被記錄為資產。它是公司損益表中的費用。預付費用所支付的服務或商品在未來較長一段時間內提供價值。

例如，一家公司可能在年初支付其工廠建築物的全年租金。在這種情況下，每個月的租金（即價值）都涵蓋了全年的每個月。這樣，預付費用涵蓋了未來期限的付款。預付費用的價值在以後出現。

其他一些預付費用的例子可能包括 -

• 員工保險福利

• 稅款

• 其他與公司相關的保險單

• 貸款利息費用

• 租賃辦公裝置

• 員工薪資

• 批次訂購用品的付款

• 為法律服務支付的保留費。

誰從預付費用中受益？

預付費用使公司和個人都受益。

• 對於公司而言，它可以節省商品和用品的成本，因為付款是預先支付的。通常，供應商在預先付款時會提供折扣，這有助於公司從長遠來看節省資金。

• 預付費用還可以幫助公司根據稅收扣除規則的法律合規性節省稅款，這些規則表明公司如何登出它們。因此，公司在選擇預付費用時可能會考慮未來的購買和會計影響。

• 個人也可以從預付費用中受益。例如，個人可以計算併為退休後的福祉存錢。在這種情況下，他們在工作期間每個月都按單位存錢。因此，當個人退休時，他們有足夠的錢來維持餘生，因為他們已經預先支付了這筆錢。

記錄預付費用

最初，公司會計賬簿和資產負債表將預付費用記錄為資產。這意味著，儘管付款已預先支付，但在會計賬簿中不將其視為費用。會計團隊在以後的會計期間確認這些費用。最常見的做法是在公司確認這些費用時記錄預付費用。

當預付費用發生的服務的期限涵蓋多個期間時，公司會根據每個期間發生的狀況分配資源。這表明，最初預付費用預先支付時，可能不會影響公司的財務報表，因為它尚未收到服務或產品。隨著公司體驗服務或獲得商品，資產賬戶減少或費用增加。

預付費用記錄示例

假設 XYZ 公司以每月 50,000 盧比的價格租賃辦公室。業主要求預付一年的費用。然後 XYZ 必須預付全年 600,000 盧比的費用。XYZ 最初將把這筆預付費用記入預付租金賬戶的借方，並記入現金賬戶的貸方。

一個月後，公司收到價值 50,000 盧比的服務。因此，這被記錄為租金費用（借方），以及 50,000 盧比的預付租金賬戶貸方。因此，這些值從各自的賬戶中減去。該公司每月進行此操作，直到租金賬戶中的餘額為零。

可以遵循以下步驟來記錄預付費用 -

付款並將其標記為資產負債表上的資產

第一步是支付預付費用並將其標記為資產負債表上的資產。它必須被標記為資產，因為公司將來必須獲得收益，並且尚未收到收益。如果公司在未來 12 個月內不會獲得服務，則不應將其標記為資產。

將付款輸入會計日記賬

付款後，必須將其記錄在會計日記賬中，這將顯示已付款。例如，如果一家公司為未來 12 個月的辦公室租金支付了 100000 盧比，請將其記入日記賬的預付租金賬戶。這開始了公司為尚未收到的服務支付費用的記錄的開始。

借記資產賬戶

對於預付分錄的第一條記錄，借記資產賬戶並從現金賬戶中減去該值，以使淨總額不受影響。例如，在上述支付 100000 盧比租金的情況下，在預付租金賬戶的資產賬戶中增加 100000 盧比，並從現金賬戶中減去它，這使淨總額記錄保持不變。

在損益表中記入其中一部分費用

在每個會計期間結束時，隨著公司獲得服務或商品，在損益表中記入公司已使用的那部分費用。例如，假設一家公司為保險支付預付費用，每月需支付 10,000 盧比的費用。該公司已預付了一年的費用，共計 120,000 盧比。您必須每月從預付保險賬戶中減去 10,000 盧比，並每月向現金賬戶中增加 10,000 盧比。這將減少預付賬戶的餘額並將其變為支出。

重複上述過程

必須重複上述過程，直到公司確認預付費用的全部金額。例如，在上述保險案例中，您可能需要執行此操作 12 次，以便在保險由第三方保險公司承保的 12 個月內，預付費用 120,000 盧比的全部金額變為零。

結論

瞭解預付費用以及如何記錄它們非常重要，因為如果沒有有效的會計實踐，組織從長遠來看可能會面臨會計問題。此外，由於這些費用處理方式不同，因此在管理它們時必須給予額外的考慮。這就是為什麼預付費用對商業組織如此重要的原因。

常見問題

問題 1. 預付費用是什麼意思？

答案。預付費用是指公司在獲得商品或服務或享受其利益之前，預先支付的費用。

問題 2. 舉兩個預付費用的例子。

答案。預付費用的兩個例子是預付稅款和預付工資。

問題 3. 預付費用最初是如何在資產負債表上記錄的？

答案。預付費用最初被記錄為資產，因為它們尚未發生。