Microsoft Office 協作與共享工具

---

在當今的工作場所，協作對於完成工作比以往任何時候都更加重要。然而，尋求更成功地進行協作的團隊面臨著新的障礙，因為工作場所正在不斷發展。

為了克服這些困難，我們擁有高效的 Microsoft Office 工具來幫助您與團隊協作，即使您遠端工作也是如此。

Microsoft 365 開創了新的工作方式。無論您是在家工作，還是在國外遇到緊急情況，您都可以安心地知道自己擁有幫助您隨時隨地適應的資源。您可以快速加入線上會議、共享 Office 檔案、即時協作編寫文件，並隨時隨地提高工作效率，無論您使用的是筆記型電腦還是移動裝置。

什麼是 Microsoft 協作工具？

Microsoft 協作工具包含多種關鍵軟體解決方案，可幫助遠端團隊高效地建立、共享、儲存、保護、溝通和相互協作。

Office 365 協作解決方案培養了員工之間健康的職場聯絡，使他們能夠更有效地交流資訊並實現公司目標。

這些工具就像管絃樂器的樂器，協調不同的音調，同時使您的團隊保持同步。

Microsoft 365 協作工具，提高生產力

毫無疑問，Microsoft 365 是一款強大的企業工具；到 2019 年底，全球企業記錄了 2 億月活躍使用者。其受歡迎程度很可能是由於該平臺的強大功能。

但是，面對數百種應用程式、工具和功能可供選擇，可能很難知道哪些功能可以幫助您提高工作效率。

因此，在本節中，我們將探討哪種工具最適合您的公司、團隊和目標。

Microsoft Teams

Microsoft Teams 無疑是 Microsoft 365 訂閱中最好的協作工具。如果您很忙，無法親自見面，Microsoft Teams 允許您安排視訊會議，這是進行面對面交流的第二好方法之一。

這促進了更大的協作，並有助於建立關係。Microsoft Teams 還使您的員工或團隊能夠交換文件和資料以及舉辦簡報，使您能夠即時協作，並增加了視訊會議的便利性。此外，它允許您的員工快速溝通，從而消除電子郵件積壓並生成更高效的溝通形式，同時允許您的員工進行他們可能錯過的非正式辦公談話。

這些功能確保您的員工可以從任何地方有效地協作和工作。

Project

專案管理工具對於確保團隊有效協作至關重要。它確保您的員工擁有一箇中心位置來開展工作，同時簡化他們的工作。Microsoft Project 使您的團隊能夠輕鬆協作。憑藉使用者友好的介面和使用模板和其他智慧解決方案建立的清晰專案，您的員工可以有效地協作。

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard 是您在使用之前從未意識到的 Microsoft 協作產品之一。透過將 Microsoft Whiteboard 整合到您的對話中來改進您的團隊會議，並使您的團隊能夠高效地交流想法。Microsoft Whiteboard 是一個數字畫布，允許更具創意的頭腦風暴，並讓您的團隊中的每個成員都能發表意見。

OneDrive

您可能認為 OneDrive 只是一個沒有協作功能的雲端儲存程式。

但是，另一方面，OneDrive 允許您的團隊從任何裝置和任何位置訪問其檔案，使其成為必不可少的 Microsoft 協作工具。沒有它，您的員工將無法訪問完成任務所需的基本資料，並且安全地共享文件將更加困難。

SharePoint

SharePoint 是一個 Microsoft 協作平臺，支援即時文件編輯和共享。隨著遠端工作的興起，一個允許您的團隊在一個專案中協作處理同一檔案或文件的平臺至關重要，而 SharePoint 可以做到這一點。在處理截止日期和其他任務時，它將為您的員工節省大量時間和精力。

Microsoft To Do

如果您的員工難以保持井井有條，或者難以掌握他們的任務，那麼 Microsoft To-Do 就是適合他們的應用程式。規劃您的一天、一週或一個月，並在網上管理您的待辦事項清單。與您的團隊共享這些列表非常簡單，您的同事只需點選一下滑鼠即可準確瞭解他們的優先事項和商定的目標。Microsoft Outlook 提供了與所有任務的高階整合，因此您可以在一個地方管理它們。

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 是您團隊溝通的中心樞紐。Microsoft Outlook 可以管理您的整個工作日，並安排會議和交流，以確保每個人都步調一致並進行協作。Microsoft Outlook 使您能夠輕鬆保持井井有條並與團隊保持聯絡。

Skype

Skype 是一款可供 Microsoft 帳戶持有者使用的免費通訊程式。它有多種用途，包括聊天、打電話和進行視訊通話。

但是，Skype for Business 具有許多獨特的特性，並且可能是任何團隊協作和溝通工具箱中寶貴的補充。

• Skype 允許您透過文字、音訊和視訊通話進行雙向和群聊。

• 在進行視訊會議時，您可以展示 PowerPoint 幻燈片並將其控制權委派給其他會議參與者。

• 它可以與其他 Office 應用程式整合，因此您可以從 Word、PowerPoint 或 Excel 中啟動 Skype for Business 以處理當前文件。

• 除了廣播會議之外，藉助 Skype，您還可以與小組和個人互動。

• Skype 可以顯示聯絡人是否線上或正在參加會議。

結論

將簡報儲存在中心區域可以加快反饋速度並保持版本的結構。

無論您正在從事什麼工作，使用一個或多個團隊溝通工具都可以極大地提高生產力。當與他人互動變得簡單時，建立融洽關係就容易得多，從而為每個人帶來更好的成果。

公司應首先評估每個工具附帶的功能，並確定它是否有助於團隊更好地協作，然後再進行部署。在向整個團隊引入新工具之前，請先與一小部分人進行測試並評估其優勢。

最後，永遠不要低估培訓的價值。雖然許多技術看起來很簡單，但培訓有助於確保您的團隊能夠充分利用這些溝通平臺的功能。