虛擬辦公室與實體辦公室的區別

近年來，辦公室和公司文化建立方式發生了根本性轉變。曾經被認為奇怪的事情現在已成為常態，有時甚至受到公司及其員工的青睞。為預防COVID-19疫情的傳播，更多工作場所採用虛擬辦公室或居家辦公，而不是去實體辦公室。由於零工經濟的擴張以及虛擬辦公室提供的成本節約優勢，越來越多的企業選擇虛擬辦公室。員工也喜歡這種趨勢，因為它賦予他們更大的工作自由度。那麼，傳統工作場所與其虛擬等效物之間主要區別是什麼呢？

什麼是虛擬辦公室？

虛擬辦公室使企業能夠靈活地遠端工作，同時參與辦公室相關活動，而無需承擔傳統辦公室租賃的承諾。當企業使用虛擬辦公室設定時，員工可以訪問電話會議、線上會議空間和訊息接收。小型和初創公司越來越多地使用“虛擬辦公室”（或“居家辦公室”）。視訊會議功能被新增到更多訊息平臺和軟體中，加速了這一發展。

採用虛擬辦公室選擇的公司可以獲得以下益處：

降低運營成本 – 選擇虛擬辦公室而不是傳統辦公室空間的公司，可以透過利用網際網路開展業務來節省大量租金。這釋放了可以用於業務管理和推廣的資金。
減少辦公室衝突 – 由於廣泛使用線上聊天和視訊會議應用程式來管理工作流程，員工可以在沒有典型辦公室衝突的情況下完成工作。與更傳統的工作場所相比，這是一個巨大的優勢。
減少管理需求 – 由於虛擬辦公室減少了行政工作，因此使用虛擬辦公室的公司需要的管理人員較少。這可能會導致企業的管理費用降低。
提高生產力 – 員工的生產力提高與虛擬辦公室的使用有關。因為他們不必浪費時間通勤，所以員工可以在更短的時間內完成更多工作。
提高靈活性 – 由於員工不侷限於辦公室，他們可以在方便的時候、在任何有網際網路接入的地方工作，只要他們完成工作即可。
易於擴充套件 – 使用虛擬辦公室的組織更容易將其業務擴充套件到其他地區，因為他們不必搬遷到更大的辦公室。

然而，虛擬辦公室也存在一些缺點，包括：

缺乏實體辦公室空間 – 雖然越來越多的企業能夠在沒有實體場所的情況下運作，但某些型別的工作環境可能需要實體場所。
缺乏結構 – 公司在透過虛擬辦公室開展業務時，應該有一個遵循規章制度的結構。缺乏這種結構可能會對員工的工作效率產生負面影響。
缺乏員工之間的聯絡和社群感 – 隨著虛擬辦公室的引入，員工面對面交流的時間減少了。因此，如果員工需要整天在物理工作場所工作，他們可能會變得不那麼社交、不那麼信任和不那麼合群。企業最好營造一種鼓勵更多聯絡和更強人際關係的文化。
分心 – 虛擬工作場所可能會導致更多分心。許多人發現，在不太傳統的環境中工作，例如他們的家或當地的咖啡館，由於分心的可能性很高，會導致生產力下降。

什麼是實體辦公室？

這是眾多工作場所之一，它充當辦公室環境的中心樞紐。儘管虛擬工作場所備受關注，但許多組織仍然更喜歡將其運營基地設在實體場所。這很大程度上取決於業務型別、公司文化和可用資源。

大多數人仍然選擇在傳統辦公室工作的主要原因是，它使他們能夠創造一個環境，在該環境中他們可以將工作與生活的其他方面在物理上分開。公司的辦公空間可以在創造一種文化方面發揮作用，這種文化能夠激勵和鼓勵員工實現其使命。

實體辦公室有很多優勢，包括：

擁有實體辦公室可以為公司增添信譽和專業性，因為它為客戶提供了一個與代表會面和開展其他業務的地點。擁有實體場所的企業具有優勢，因為它們能夠在自身和客戶之間培養社群意識。
對工作場所的管理許可權擁有自己的辦公大樓供員工工作的公司對員工在工作場所必須承受的條件擁有更多發言權。建立一家擁有既定文化和等級制度的企業也不難。
共享工作空間使員工更容易互動和協作完成任務。
很容易看出員工的工作執行情況。
它有助於員工提高溝通能力。

另一方面，一些缺點如下：

這可能是一項非常昂貴的投資。辦公室租賃以及辦公傢俱、用品、技術和其他運營成本的費用可能會迅速累積。
公司無法僱用特定地理區域以外的人員。員工可以自由地搬到更靠近他們工作的地方；但是，並非每個人都能重新安排自己的生活來做到這一點。因此，企業錯過了全球範圍內熟練潛在員工的資源庫。
員工的生產力可能會因此降低，尤其是在通勤時間較長的情況下。

區別——虛擬辦公室和實體辦公室

下表重點介紹了虛擬辦公室和實體辦公室的主要區別：

特徵	虛擬辦公室	實體辦公室
定義	“虛擬辦公室”一詞用於描述公司用來避免需要長期辦公室租賃，同時仍為員工提供工作場所和在家有效完成工作所需工具的一種選擇。	“實體辦公室”是指公司員工可以前往從事日常業務的固定場所。
成本	使用虛擬辦公室是節省傳統辦公空間成本的好方法。	除了高昂的租金和水電費之外，經營實體辦公室還需要投資辦公傢俱、用品和技術等。
通勤	在虛擬辦公室工作時，員工每天不必通勤到實際地點，從而節省時間和金錢。	在傳統工作場所，員工必須每天到辦公室上班。
靈活性	使用虛擬辦公室的員工可以在任何有網際網路連線的地方工作。	永久分配到辦公室的人員無法遠端工作。
員工協作和溝通	由於缺乏員工之間的面對面互動，虛擬工作場所可能會增加孤立感、不信任感和怨恨感。	當員工都在同一個地方時，他們更容易一起工作和溝通。

結論

“虛擬辦公室”一詞用於描述公司用來避免需要長期辦公室租賃，同時仍為員工提供工作場所和在家有效完成工作所需工具的一種選擇。“實體辦公室”則指公司內大多數日常業務開展的中心位置。實體辦公室和虛擬辦公室都有許多優點，因此選擇哪一種將取決於許多因素，包括團隊規模、業務型別、可用資金、公司和團隊文化以及您自己的生活方式和偏好。如果您想建立虛擬辦公室，周密的計劃對於保持員工效率至關重要。

Vineet Nanda

更新於：2022年11月30日

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