使用 MS Office 管理時間並保持井然有序

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在當今這個網路無處不在、節奏飛快的職場環境中，時間管理至關重要。如果您在時間管理方面遇到困難，請不要擔心：更高效地工作是一項任何人都可以學習的技能。無論您是拖延症患者、完美主義者還是磨蹭者，這篇博文都提供了時間管理策略，幫助您掌控職業責任。

為什麼要提升您的時間管理技能？

瞭解如何有效管理您的時間可以幫助您更快、更有條理地完成工作，即使在您工作最繁忙的日子裡也是如此。

改進的時間管理能力還可以 -

• 幫助您更輕鬆、更快速地滿足截止日期。

• 改善您與同事、商業夥伴和供應商的互動。

• 提升您公司和您所在行業的聲譽。

• 增強您的幸福感並減少壓力，這甚至可能對您的健康有益。

• 有助於您整體職業生涯的成功

當然，更高效地工作並不意味著要延長工作時間或犧牲工作與生活的平衡。知道何時該離開您的辦公桌休息一下，以及何時該下班，都是更聰明地工作的一部分。

時間管理技巧

一個管理良好的工作周可以將一個壓力重重、混亂的工作週轉變為一個富有成效的工作周。以下十種時間管理方法可能對您有所幫助 -

在開始工作前，優先處理您的任務

避免每天早上處理第一個出現在您面前的事情。根據截止日期和任務對您的組織的重要性來整理您的專案和活動。先完成最關鍵、最緊迫的部分。然後處理其他關鍵部分，這些部分的截止日期稍晚一些。

在可行的情況下進行委託

確定哪些專案可以委託給初級員工或供應商。在您的日程安排中留出時間來澄清任何需要完成的具體任務，並在出現疑問時隨時待命。儘可能地將常規任務外包給同一個人或團隊。

制定計劃

當一個新專案出現在您的工作中時，留出一些時間來審查規範，即使您可能幾天後才能開始。確定您是否擁有完成工作所需的所有資訊，在哪裡可以獲取缺失的資訊，或者可以向誰尋求幫助。

制定專案時間表。

將較大的專案分解成單個任務，同時列出這些任務，並估計每個任務需要多長時間。將每個活動新增到您的日曆或專案跟蹤應用程式中。這樣您就知道何時需要開始和完成它。確定哪些責任（如果有）可以分配給您的同事或商業供應商。

為您的任務制定計劃

在深入專案核心內容之前，收集利益相關者和合作者的聯絡資訊，並建立所需的資料夾、檔案和線上聊天群組。現在稍微提前思考一下，可以節省您在專案進展時的時間和煩惱。

避免多工處理

整天在專案之間來回切換會打亂您的工作流程。相反，一次專注於一項活動，並將類似的、次要的活動（例如回覆電子郵件或填充電子表格欄位）保留下來，一次性完成。

抽出一些時間來恢復精力

在切換需要高度專注的專案之前，花幾分鐘時間離開電腦。您可能會發現，這能為您提供保持全天動力所需的思維重置。

設定會議時間並嚴格遵守

在安排或同意參加會議之前，請考慮一下它是否必要。將會議安排在您認為需要的最短時間內，並盡一切努力使其按計劃進行。

減少干擾

關閉您的手機並退出您未用於業務的社交媒體帳戶。如果您正在處理一個具有挑戰性或時間敏感的專案，並且希望減少同事的即時訊息，請不要害怕使用團隊的職場聊天應用程式的“忙碌”或“請勿打擾”設定。

設定長期目標

維護一份全年需要完成的關鍵但非緊急專案的清單，並將它們納入您的每月或每季度計劃中。將每個專案分解成階段或里程碑，然後分解成更小的任務。沒有計劃的目標很少能實現。

提高時間管理技能的工具

網際網路上充斥著聲稱可以幫助您更高效地工作並保持井然有序的應用程式。可以幫助您有效管理時間的數字技術包括 -

• 待辦事項清單 - 保持每日和每週的待辦事項清單將幫助您保持井然有序，同時減少壓力。保留您需要完成的任務的數字記錄，可以免除您記住或花費額外時間思考它們的需要。建立每日待辦事項清單還可以幫助您專注於您每天需要完成的最關鍵和最緊迫的活動。

• 日曆 - 您的數字日曆不僅僅用於提醒您下次員工會議的時間。使用它來標記高優先順序任務的截止日期，在一個地方檢視您的每週和每月截止日期，併為需要全神貫注的密集工作留出時間。

• 電子表格、排程或專案管理應用程式 - 專案越複雜，管理其里程碑所需的工具就越全面。

• 時間跟蹤應用程式 - 例如 Clockify、Toggl 和 My Hours，可以衡量您在每個工作或專案上花費的時間。使用其中一個應用程式跟蹤您在一個月內在職業生涯的每個方面花費的時間。（您花費多少時間與同事閒聊？）然後專注於從您的日曆中消除時間浪費。

開始使用時間管理策略來提高生產力

瞭解如何有效管理您的時間需要時間。我們都知道，我們應該限制在工作中花費在非必要事務上的時間，例如向同事傳送有趣的貓貓表情包和回覆個人簡訊。但是，這並不意味著我們總是能達到這個理想狀態。

培養有效的時間管理能力，就像任何其他習慣一樣，需要練習。為了獲得益處，您必須先付出努力。您越早開始使用這些時間管理策略和工具，您就越早能夠控制您的任務。