利益相關方管理

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專案失敗大多與缺乏對細節的關注或偏離利益相關方的指示有關。您需要與利益相關方合作，並在整個專案生命週期中與他們保持聯絡，以確保專案的成功完成。管理您的利益相關方就是與參與專案的每個團隊成員保持良好關係。

與您的利益相關方溝通您的想法、專案的當前進展、預算、時間表和其他因素是高效完成專案的關鍵。在這篇文章中，我們將引導您瞭解有效的利益相關方管理策略以及其必要性。讓我們開始吧。

什麼是利益相關方管理？

無論專案規模和複雜程度如何，單憑一個人無法處理專案管理的各個方面。您必須與投資者、員工、商業夥伴、廣告商和專案經理合作，以保持一切井然有序。利益相關方是指已投資您的專案的人、您從中獲取資源的人或受專案進展影響的任何人。

簡單來說，利益相關方管理就是根據利益相關方的需求和指示開展工作。您需要將這些人納入每個階段，從計劃到專案執行。除了上述各方之外，政府機構、供應商和外部客戶也可能成為您的利益相關方。

如何制定利益相關方管理計劃？

利益相關方管理計劃是一個管理流程，您需要在其中識別專案的關鍵利益相關方，並確定如何與他們溝通您的業務目標。該計劃透過列出他們的聯絡資訊、狀態以及他們如何影響您的業務來識別利益相關方。讓我們看看制定利益相關方管理計劃的分步流程。

識別您的利益相關方

如前所述，計劃從列出參與專案或受其結果影響的每個利益相關方開始。這並不包括將投資您的業務的人，但任何對專案結果感興趣的人都被視為利益相關方。如果您還沒有他們的聯絡方式，只需記下他們的姓名或公司資訊即可。

確定利益相關方的優先順序

下一步是進行利益相關方分析，以確定他們在您組織中的地位和角色。您可以使用洋蔥圖來清楚地瞭解他們在專案中的影響力以及滿足每個人的重要程度。在此基礎上，您可以設定優先順序。在評估他們對專案的影響力後，將每個人的姓名歸入不同的類別。

完成此操作後，您將知道應該與哪些利益相關方投入更多時間。位於高權力象限的人是關鍵人物。您需要在整個專案生命週期中隨時讓他們瞭解專案的狀況。位於低權力象限的人不需要高水平的參與，也不需要在達到每個里程碑後就打電話給他們。他們也需要一份最終結果的報告。

與他們進行訪談

採訪每個利益相關方，以確定他們的獨特需求、他們希望您如何執行專案、理想的時間表、您應該為原材料和人力資源分配多少預算，以及他們期望的結果。瞭解利益相關方的期望將使您更好地瞭解專案所需的資源以及您應該將責任委派給哪些成員。在此過程中，詢問他們的疑慮或任何特殊說明。

管理期望

一旦您瞭解了利益相關方的需求，就更容易制定管理其期望的策略。您需要制定一個計劃，定期與每個利益相關方溝通，尤其是位於高權力象限的那些人。考慮一下您將如何讓他們及時瞭解專案的狀況。

為什麼使用軟體來管理利益相關方？

識別不同的利益相關方、根據他們對專案的貢獻確定其優先順序以及與他們溝通您的業務目標可能會變得非常棘手。使用軟體應用程式在一個集中的系統中管理您的利益相關方、專案和其他任務，可以使管理流程變得更加輕鬆和高效。

設定時間表

利益相關方管理軟體允許您為每個任務建立時間表。它還建立了一個空間，您的團隊和參與專案的人員可以在其中分享他們的意見。易於訪問的功能促進了良好的協作。

分配工作

設定時間表後，下一步就是確定誰應該參與專案。請記住，在流程得到正確執行之前，任何時間表都沒有意義。您的利益相關方不會參與專案管理的這一階段。儘管如此，最好為他們提供“檢視訪問許可權”，以便他們能夠了解誰被分配了哪個角色。

監控進度

如果您使用過利益相關方管理軟體，您就會知道它包含了強大的功能和報告，可以清楚地向您展示進度。該軟體具有簡潔且組織良好的儀表板，可以使您的利益相關方深入瞭解您已完成的任務數量、團隊完成專案需要多長時間、專案進展情況、您是否在預算和時間表內等等。

平衡工作量

當員工承擔過多他們無法處理的任務時，沒有什麼比這更能讓他們筋疲力盡了。您的利益相關方可能不知道您的員工的資格和經驗，以及他們是否有資格完成分配的任務。只有專案經理和人力資源部門才能判斷員工的能力。使用利益相關方管理軟體，您可以檢視您的員工是否根據其專業領域被分配了職責。您可以透過在每個員工之間平均分配職責來減少員工的工作量。

結論

將每個利益相關方識別並分類為內部和外部成員可以幫助您密切遵循他們的指示並滿足他們的期望。權力利益網格可以讓您清楚地瞭解哪些利益相關方是關鍵人物。定期與這些成員溝通專案的進展情況。並使用軟體應用程式簡化利益相關方的管理和員工的工作量，並生成專案的報告。