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法律研究識別你的利益相關者：在船沉沒之前
讓我們討論一個公司沒有正式專案管理流程的場景。一家更相信人力而不是流程的公司。例如，這是一家建築公司，最近中標了一項在城市繁忙道路上建造立交橋的招標專案。
這對公司來說是個好訊息，公司從競爭對手口中搶到了工作訂單，並立即開始建造立交橋。他們通知了建築師、工程師和工人開始工作。每個人都照常計劃他們的工作。建築師繪製他們的圖紙，工程師制定他們的計劃。所以最終工作開始了，幾天後立交橋的一些橋墩就豎立起來了。所以一切進展順利，一切如預期。
突然，一個人在當地法院提起訴訟，要求停止施工。根據法院命令，工程停止了。什麼？！為什麼？為什麼會發生這樣的事？如果不重新開始施工會發生什麼，已經投入了大量的資金？
那麼，這裡發生了什麼事？在最初計劃一切的時候，公司錯過了獲得一位陽臺擋在立交橋路線上的人的同意。
這是一個關於在沒有遵循專案管理流程的情況下管理專案的簡單示例。而解決這些問題的簡單方法是，如果一個組織誠實地遵循所有流程，並認真實踐每個步驟和階段，那麼這種事情根本就不會發生。
專案管理流程在這裡有幫助嗎？當然，它有幫助。專案啟動的重要方面之一是識別利益相關者。在準備專案章程時，應識別所有利益相關者並將其考慮在內。
在專案開始之初，首要任務是準備專案章程。而專案章程的重要組成部分之一就是識別利益相關者。對於任何成功的企業來說，識別和管理我們的利益相關者都至關重要。我們為他們發起專案，根據他們的需求進行計劃，根據他們的需求執行和實施，最後交付給他們的使用。
誰是我們的利益相關者？
那麼，誰是這些利益相關者？對於任何標準的軟體專案，我們通常認為客戶是唯一的利益相關者。但這並不正確，利益相關者是指可能受到產品成果影響或可能對產品成果產生影響的人、群體和組織。他們可以以任何方式影響專案。對於建築專案來說，即使是在施工現場附近的地方居民也是利益相關者，包括政府機構、建築商、承包商、工人等。因為最初他們可能看起來無關緊要，但在任何特定的一天，如果他們受到任何方式的影響，他們都可能停止你的施工或提出一些可能破壞你的計劃的要求。
如何管理你的利益相關者？
對於每個專案，利益相關者都扮演著重要的角色。他們可以以積極或消極的方式影響專案。一些利益相關者影響專案的能力有限，而另一些利益相關者則可能在任何特定的一天破壞專案。因此，根據其影響能力管理利益相關者可能導致專案的成功或失敗。專案經理的工作就是正確識別所有利益相關者，然後在整個專案過程中有效地管理他們。
為了更好地管理我們的利益相關者，我們需要將精力和注意力主要集中在四個流程上
識別你的利益相關者
永遠不要因為利益相關者目前的職位或對專案的影響而忽略或忽視他們。誰知道情況什麼時候會發生變化，他們變成了重要的決策者，從而影響你的專案。這裡最重要的是記錄所有利益相關者的需求。稍後，您可以根據與他們的互動決定哪些可以接受，哪些不可以接受。利益相關者的識別是貫穿整個專案生命週期的持續過程。
透過與贊助商、高階管理層進行討論和會議來準備利益相關者清單。從之前參與過相同型別專案的專案經理那裡獲取輸入，透過與他們進行會議；或者從組織儲存庫中存檔的經驗教訓文件中獲取輸入。此外，不要忘記徵求主題專家 (SME) 的意見。
計劃管理他們
制定合適的策略來管理整個專案生命週期中的利益相關者。為了支援專案的利益，應制定一個清晰且可操作的計劃。主要目的是維護團隊與利益相關者之間的關係，以滿足他們的需求，從而改善專案。
管理和與他們溝通
為了讓你的利益相關者滿意，最大限度地減少阻力，你需要努力與你的利益相關者進行有效的溝通。應讓他們瞭解專案狀態、任何變更和問題。重要的是，不要隱瞞，要誠實並隨時告知他們。專案經理可能會發現一些利益相關者對變革有牴觸情緒，並且有時可能得不到支援，這時經理的溝通技巧可以發揮有效的作用，以吸引這些利益相關者。
控制與利益相關者的互動
請不要將其理解為你可以用任何其他方式控制你的利益相關者，而應理解為用適當的策略與他們互動。持續監控關係，並根據當前需求調整策略。
在整個專案過程中，透過關注他們的需求並有效地滿足這些需求來管理你的利益相關者非常重要。根據 PMBOK，一個非常方便且有用的圖表叫做權力/利益矩陣。
只需監控對專案權力和興趣都低的利益相關者即可
如果利益相關者權力高但對專案的興趣低，我們需要透過向他們傳送定期的狀態更新來讓他們滿意。通常他們都是高階管理人員，他們主要關心的是瞭解專案的健康狀況和利潤率
而對於權力低但興趣高的利益相關者，我們需要定期向他們通報專案進展狀態。
網格頂部的利益相關者在權力和興趣方面都很高，需要格外小心地對待他們。例如，有權影響專案的高階客戶代表，我們需要透過滿足他的需求來謹慎地管理他。
儘早識別利益相關者並在整個專案生命週期中管理他們是專案成功的關鍵。
因此，一旦我們透過應用必要的流程和技術識別了利益相關者，這些資訊就是我們專案章程的重要輸入之一。同樣，專案章程的另一個重要輸入是我們從工作說明書 (SOW) 中檢索到的資訊。
在我們的下一篇文章中，我們將討論 SOW 的用法、模板和其他重要方面。
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