如何在貴組織中開展質量稽核？

---

在組織中進行質量稽核對於改進業務流程的整體績效和效率至關重要。質量稽核可以識別任何需要改進的領域，驗證是否符合適用的法規，並幫助管理層評估其當前運營情況。

質量稽核對於識別成本節約機會和確保客戶滿意度也很重要。透過定期進行質量稽核，組織可以確保其在市場上保持競爭力並符合相關的行業標準。

在本文中，我們將討論如何在您的組織中進行成功的質量稽核，以便您可以快速有效地進行必要的改進。

質量稽核的重要性

質量稽核是任何企業或組織的重要組成部分。它對運營、流程、產品和服務的有效性和效率進行系統性審查。質量稽核提供客觀評估，幫助管理層確定可以改進的領域，並確保符合適用的法規。

它們幫助組織透過在問題變得嚴重之前識別問題來提高客戶滿意度，減少由於產品質量差而造成的浪費或返工相關的成本，並透過確認其商品符合合同規格來保持與供應商和供貨商良好的關係。

質量稽核還使組織能夠保持競爭優勢，確保其產品在行業標準以及新興技術趨勢方面保持最新。

此外，它確保客戶的安全，這在考慮現有客戶的重複業務時起著重要作用。最後，定期進行質量稽核可以提高員工士氣，因為它向員工表明您致力於為客戶提供最高水平的服務——這是每個人都想要的！

質量稽核的型別

質量稽核本質上是對組織的產品、服務或流程的審查，以確定它們是否符合規定的要求。根據稽核本身的目的和範圍，可以進行幾種型別的質量稽核。

內部質量稽核：內部稽核通常由組織內部員工進行，以評估單個部門或多個部門內現有系統和程式的有效性。

內部稽核通常側重於流程績效、產品/服務一致性、客戶滿意度以及符合適用的法律法規等領域。供應商質量稽核：供應商質量稽核由公司採購部門的代表或外部稽核員進行，以評估潛在供應商。

這些稽核的目的是確保潛在供應商已實施充分的產品控制措施，以免在履行公司下達的訂單時造成任何中斷或延誤。第三方質量稽核：第三方質量稽核涉及讓獨立專家進入組織，並根據預定義的標準（例如ISO 9000標準或其他行業最佳實踐）進行評估。

質量稽核計劃

設定稽核目標

在開始質量稽核之前，重要的是設定目標。這將有助於指導流程並確保稽核全面有效。

目標應與參與被稽核流程的人員合作制定，可以包括客戶滿意度、符合法規要求或與組織相關的任何其他績效標準等要素。還必須考慮誰將執行質量稽核——這可能是內部員工、外部評估員或兩者兼而有之。

確定範圍

稽核範圍是計劃質量稽核中最重要的要素之一。它定義了審查的界限，並幫助您確保涵蓋與您的目標相關的所有領域。

在確定範圍時，需要考慮幾個關鍵因素：需要檢查哪些系統或流程；誰應該與員工進行訪談——內部或外部稽核員；將審查哪些檔案的準確性；以及您特定需求的任何其他細節。

制定稽核計劃

制定稽核計劃是質量保證過程中的一個關鍵步驟。有效的稽核計劃應包括對當前流程的分析、改進領域的識別以及完成糾正措施的時間表。

在制定稽核計劃時，重要的是要考慮所有利益相關者，以確保滿足每個人的需求。建立稽核計劃的第一步是識別與質量管理相關的任何現有政策或程式。

審查並記錄這些檔案後，下一步是檢查當前流程並確定其在滿足既定標準方面的有效性。

進行質量稽核

進行訪談

採訪關鍵利益相關者可以深入瞭解他們的經驗和觀點，使稽核員能夠評估處理流程是否充分以及能否進行進一步改進。

稽核員應考慮詢問有關流程績效、客戶滿意度、員工士氣、技術使用、行業趨勢、工作流程有效性以及任何其他相關主題的問題。

收集和分析資料

確定稽核範圍後，就可以開始收集和分析資料了。這是確保快速識別和解決任何潛在質量問題的重要步驟。

收集的資料可以分為三類：流程資料、客戶反饋和驗證活動。流程資料將告訴您您的流程今天的工作情況。這可能包括缺陷率或週期時間等輸出測量，但也可能涉及員工調查或與利益相關者訪談等更定性的資訊。

重要的是要收集各種不同型別的流程資料，以便您可以全面瞭解組織內部事物運作情況。

報告和後續行動

準備稽核報告

稽核報告是稽核的最終成果，並作為對管理層的正式溝通。它應提供足夠的資訊，以便管理層瞭解內部控制中的任何問題或弱點，並能夠採取適當的糾正措施。

稽核員應包括所有調查結果的詳細資訊、改進建議以及稽核過程中使用的程式。

此外，重要的是要注意在審查過程中發現的任何不規則之處。同樣重要的是要詳細說明對先前報告的事項的後續活動，例如是否進行了更正或是否需要管理層的額外指導。

制定糾正措施計劃

確定問題的根本原因後，重要的是要制定有效的糾正措施計劃。最佳實踐是讓直接負責或受問題影響的人員參與該計劃的制定和實施。

這將確保所有利益相關者對解決問題擁有所有權和承諾。糾正措施計劃應指定解決問題的目標和時間表，以及任何所需的資源（例如，人員、資金）。

作為計劃方法的一部分，管理層應分配責任和期限；跟蹤進度；跟蹤任何未解決的問題；向員工溝通結果；解決部門/職能/群體之間可能存在的衝突；提供成功/失敗反饋；在專案時間表內的關鍵里程碑處進行定期審查等。

結論

質量稽核可以成為改進組織整體績效的寶貴工具。重要的是要確保評估業務的所有領域，從財務和運營到客戶服務和組織文化。

透過遵循這些步驟，組織可以識別改進領域，以提高效率、改進客戶滿意度和降低成本。

此外，定期進行稽核將幫助組織透過在問題成為問題之前識別它們來領先於任何潛在問題。